電子檔案管理在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

吳秋燕

摘 要：檔案管理工作在新的社會發(fā)展階段有了一些全新的變化，從檔案文件的形式到管理檔案的主要方法都有了一些積極的改變，無論在哪一個單位之中，檔案管理工作都要隨著單位的變化情況有新的發(fā)展，中職學(xué)校這一單位之中，有很多學(xué)生以及教師的檔案材料需要進行管理，因此很難僅僅只依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式以及檔案存在形式，來對數(shù)量龐大的師生檔案進行管理，因此，很多中職學(xué)校都根據(jù)自己的管理需要引入了電子檔案管理這種管理方式，本文對電子檔案管理的應(yīng)用情況進行分析，應(yīng)用的范圍是中職學(xué)校。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；中職學(xué)校；應(yīng)用情況

我國逐漸加強對于中職學(xué)校的重視程度，政府以及相關(guān)的教育部門也在不斷地加大對中職學(xué)校的扶持力度，使中職學(xué)校在全新的教育發(fā)展階段獲得了很多新的發(fā)展機會，因此中職學(xué)校的規(guī)模不斷被擴大，招生情況也有所改善，師資隊伍的力量也在被逐漸加強，這也給中職學(xué)校的檔案管理部門開展檔案管理工作增加了難度，中職學(xué)校的負責(zé)管理檔案的人員必須要將原有的管理學(xué)生以及教師檔案的方式進行改變，將全新的電子檔案引入到日常的管理工作中，本文根據(jù)對電子檔案的具體管理經(jīng)驗，對如何將電子檔案管理形式應(yīng)用到中職學(xué)校的日常檔案管理工作中進行分析。

1 檔案管理的基本情況

在對電子檔案的具體應(yīng)用情況進行分析之前，首先需要對中職學(xué)?，F(xiàn)有的當(dāng)那管理工作中的問題進行了解，很多中職學(xué)校對于管理教師以及學(xué)生檔案這項工作并沒有太多新的變化，缺乏對于檔案工作的創(chuàng)新型改變，因此使檔案管理的任務(wù)變得更加沉重，出現(xiàn)了以下問題：

1.1 工作任務(wù)過重

中職學(xué)校與一般的企業(yè)不同，其檔案管理工作的容量更大，除了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的檔案需要進行管理，還包括教師以及學(xué)生的檔案，尤其是作為構(gòu)成學(xué)校的主體的中職學(xué)生，數(shù)量多，同時學(xué)生的具體檔案情況也存在不同，因此要對中職學(xué)生的檔案進行管理，其工作量相對比較大，常規(guī)的檔案管理難以完成管理學(xué)生檔案的任務(wù)，僅僅是檔案的存放就存在難度，但是電子檔案管理系統(tǒng)將存放檔案的工作簡化。

1.2 信息化水平不高

現(xiàn)代的社會逐漸將信息化水平發(fā)展到更高的層次，各行各業(yè)應(yīng)用信息化的能力也在提升，各個企業(yè)以及政府部門也將信息化這種元素應(yīng)用到檔案管理的工作之中，因為信息化程度較低的檔案管理方式是不能滿足其管理方面的需求的，面對社會發(fā)展的信息化需求，中職學(xué)校的檔案管理工作也要將信息化進一步發(fā)展。

1.3 出現(xiàn)變動的情況過于頻繁

中職學(xué)校的檔案管理工作中，難度最大的一部分管理任務(wù)主要在中職學(xué)生的身上，而學(xué)生的情況是極其不穩(wěn)定的，會頻繁地出現(xiàn)多種變動情況，如中職學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、出國、休學(xué)、退學(xué)等情況，都需要對檔案管理工作進行改變，如果只依靠較為落后的管理方式，是難以將這些情況都準(zhǔn)確地展現(xiàn)在學(xué)生檔案之中，這就使檔案失去了原本的精準(zhǔn)性米，這種當(dāng)那管理工作是不被提倡的。

2 借助電子檔案管理完善中職學(xué)校檔案管理工作的主要方式

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點，以及在中職學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個方面入手：

2.1 保證電子檔案管理應(yīng)用到中職學(xué)校中的安全性

第一，提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中職學(xué)校中的安全性，要不斷強化科學(xué)技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

2.2 建立健全規(guī)章制度，使中職電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中職學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中職學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。

2.3 強化電子檔案管理所需設(shè)備，提高對中職學(xué)校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強計算機研究，強化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中職學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

2.4 強化中職學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中職學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中職學(xué)校要對電子檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

結(jié)束語

本文首先對我國各個城市之中的中職學(xué)校管理檔案的基本情況進行了分析，主要分析了傳統(tǒng)的管理學(xué)生以及教師檔案工作中的問題，在針對這幾方面檔案管理中的問題，對電子檔案管理的具體應(yīng)用方式進行了闡述，本文提出的幾種應(yīng)用電子檔案的方式只是幾種比較常見的管理方式，同時也是根據(jù)對管理工作經(jīng)驗的總結(jié)，獲得的新型管理方式，但是規(guī)模不同的中職學(xué)校在管理檔案這項工作中也存在差異，管理人員要根據(jù)中職學(xué)校的具體特點來對管理形式進行改變，提升管理學(xué)生以及教師檔案材料管理工作的效率，對現(xiàn)有的檔案管理方式進行更新，使其成為與中準(zhǔn)學(xué)校契合度更高的檔案管理方式。

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