淺談電子文件檔案的優(yōu)勢及其風險防控措施

趙繼梅

摘 要：隨著我國計算機技術的日益完善下，信息化以及網絡化不斷進步，這樣促使電子文件檔案得到了相關領域的普遍認可，由于自身有著紙質檔案具有不可代替的作用，促使工作效率加以提升。但是科學是一把雙刃劍，隨著電子文件檔案的實施，不但減輕了大量勞動力，而且還提升了工作水平。依據此類問題來說，相關部門應當使用計算機管理檔案的基礎上，還需要做好風險防控工作，從而促使風險得到最低的控制。

關鍵詞：電子文件檔案；優(yōu)越性；風險性；管理舉措

電子技術的不斷發(fā)展下，辦公自動化在相關領域得到了普遍的認可，隨著信息高速公路的不斷發(fā)展下，促使檔案工作從以往的紙質形式朝著電子化的方向發(fā)展，進而給檔案的紙質管理水平提出更多的要求。隨著當前信息化水平的日益提升，檔案管理軟件體系日益進步，從而可以在檔案管理中發(fā)揮出自身的價值。鑒于此，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

1 電子檔案相較于紙質檔案具有的優(yōu)越

隨著科學技術的發(fā)展、電子網絡的普及，信息的網絡化為信息的歸檔保存和檢索提供了便捷的管理手段，減少了工作人員立卷、存檔、檢查、尋找的難度。同時虛擬的信息網絡也大大節(jié)省了保存檔案需要占用的空間，延長了檔案文件存留的時間，避免了文件檔案因存留時間過久、保存空間潮濕、過于頻繁的搬動等原因造成磨損、遺漏和丟失。

以往紙質檔案應當安排專業(yè)人員在完成文書以后做好相應的檢閱，為文字可以實現準確目的，達到理論健全的效果。當相關人員將文檔做好詳細檢查以后，倘若需要對檔案進行補漏加以完善的時候，那么一定要對已經修訂完畢的檔案進行拆封，再進行重新定做。然而文件檔案使用信息化設備進行管理以后，檔案應用計算機文檔做好相應的增改工作，在任何時間對檔案進行補漏增缺工作，這個時候不需要反復拆卷，也不需要重新修訂，更不需要將準備檢修的檔案進行積存。這樣可以節(jié)省更多的時間，也減少反復拆卷而致使文檔出現丟失的情況。

由于電子文件檔案所具有的保密性要比以往紙質檔案要高很多，我國古代人民為了能夠將具有價值的紙質檔案進行保留，預防別人竊取，一般在建立儲存室的時候放到幽深密室中，亦或是在比較隱蔽的地方把具有價值的檔案埋起來，這樣不但花費了較多的時間，而且還有可能會存在嫌疑的可能。然而相關部門在檔案管理工作中采取電子化的方式就節(jié)省了較多的時間，將全部文檔都通過信息化設備進行儲存，并且一個密碼鎖只能配一個檔案柜，即使也是能工巧匠都不能進行窺探，而且電子檔案能夠設置成相應的文件閱讀形式，這樣相關人員只能查詢到自己想要的部門，其他的不能看到，進而確保文件可以實現保密的目的。

電子檔案更便于人們進行閱讀和理解。傳統(tǒng)的紙質檔案是人工進行編輯、修訂的，立卷人多是根據自己的理解進行編譯，對于立卷標準的尺度掌握帶有強烈的主觀意識。這就為后來翻閱的人增加了閱讀理解難度，常言一百個讀者有一百個哈姆雷特。但若文書檔案由微機進行管理編譯成電子文檔。檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

2 電子檔案存在的風險

2.1 計算機和網絡技術方面存在著不安全因素

由于網絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數眾多。加之網絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務水準參差不齊，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

3 風險防控措施

3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理

第一，相關人員應當進行應用權限的審核，并依據不同種類的人員制定完善的級別，對利用權限認定進行確定；第二，相關人員需要對電子檔案的可轉換性進行控制，進而確保電子檔案實現安全的目的。做好相應的提供和回收管理。最大程度將載體的信息完全復制，并應用技術方法禁止提供拷貝的資源做好相應的復制；第三，加大電子檔案落實安全措施的力度，對相關信息內容依據有關層次做好管理工作，系統(tǒng)應當利用全過程進行時刻的監(jiān)督，并做好詳細的記載，從而為今后查證依據提供保障，進而確保電子文檔可以實現真實的目的。

3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

3.3 應優(yōu)化專業(yè)結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

相關部門需要對人才培養(yǎng)引起高度重視。這樣不僅從各種渠道大量引進復合型人才，最大程度應用素質高，有著較強的責任心的人才，而且還要對相關人員做好培訓工作，尤其是提高對當前知識及其技術的培訓。相關人員需要最大程度建立完善的隊伍，具有較高的文化素養(yǎng)，進而滿足當前電子檔案管理工作的隊伍。

結束語

總而言之，電子文件檔案的形成主要依賴于電子科技，它具有紙質檔案不可代替的作用，然而其本身也具有一定的風險性，這樣相關人員需要應用計算機技術，并建立完善的管理機制，將電子文件制作水平加以提升，將每一個環(huán)節(jié)都需要加大溝通管理的力度，只有這樣才能緊跟時代的潮流，促使電子檔案能夠為社會發(fā)展帶來優(yōu)質的服務。

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