關(guān)于基層機(jī)關(guān)檔案工作的優(yōu)化方式

王春霞

摘 要：近年來，隨著我國城市化建設(shè)與發(fā)展日益成熟，對(duì)基層機(jī)關(guān)的檔案工作提出了全新的、更高的要求，它記錄著城鄉(xiāng)發(fā)展的進(jìn)程、是加強(qiáng)基層建設(shè)的重要參考依據(jù)，更是城鄉(xiāng)地區(qū)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)保障條件。在當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)下，只有加強(qiáng)基層機(jī)關(guān)的檔案工作，才能將其在基層建設(shè)、規(guī)劃以及管理等方面的能效最大化發(fā)揮出來，為基層社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)、完善的服務(wù)，是我國檔案工作中極其重要的組成部分。在城市化飛速發(fā)展的背景下，社會(huì)對(duì)基層規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化的檔案工作需求強(qiáng)烈，因此，基層機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)積極采取有效措施，全面調(diào)整優(yōu)化工作方式，從而提高自身工作水平，滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，體現(xiàn)自身重要價(jià)值。

關(guān)鍵詞：基層機(jī)關(guān)；檔案管理；提高水平

引言

檔案工作實(shí)質(zhì)上指的就是檔案管理，主要針對(duì)的主體就是檔案，是對(duì)檔案室的所有檔案進(jìn)行直接干預(yù)以及具體信息數(shù)據(jù)的處理與分析，全面有序、科學(xué)管理，并提供相關(guān)服務(wù)體系的統(tǒng)稱，是檔案工作中最基礎(chǔ)的也是最重要的工作內(nèi)容。目前，基層機(jī)關(guān)檔案工作的管理在城鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展中的作用越來越明顯，地位越發(fā)重要，受到社會(huì)的廣泛關(guān)注，對(duì)基層社會(huì)服務(wù)、公共設(shè)施建設(shè)、居民穩(wěn)定生活秩序以及社會(huì)安全等方面都具有重要意義。對(duì)基層機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化管理是城鎮(zhèn)以及鄉(xiāng)村規(guī)劃建設(shè)以及社會(huì)管理基本工作之一，對(duì)相關(guān)行政部門的依法辦事、許可證辦理、市場(chǎng)監(jiān)督管理以及日常行政執(zhí)法督察等工作至關(guān)重要，是確保這些行政工作有序進(jìn)行的參考憑證，基層機(jī)關(guān)檔案中有大量對(duì)科研有利的數(shù)據(jù)信息資源，能為新農(nóng)村的建設(shè)提供有效幫助與更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是基層機(jī)關(guān)檔案工作的最初目標(biāo)，因此，全面優(yōu)化基層機(jī)關(guān)檔案工作是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然選擇與趨勢(shì)。

一、加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案室基礎(chǔ)建設(shè)

檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)主要指的就是相關(guān)的硬件設(shè)施條件，這些必備的設(shè)備是提高基層機(jī)關(guān)檔案工作水平的基礎(chǔ)性要求，基層機(jī)關(guān)的檔案部門應(yīng)改善傳統(tǒng)的工作環(huán)境，在很多基層機(jī)關(guān)單位中，很多檔案與工作人員在共同的區(qū)域，不僅有工作人員的辦公桌以及辦公設(shè)備，里面還擁擠著存放大量檔案的柜子，或是箱子等，這種現(xiàn)象充分說明了檔案人員的安全意識(shí)不夠，缺乏一定程度的安全管理意識(shí)，檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅、認(rèn)真，容不得半點(diǎn)怠慢的工作，每個(gè)檔案都記載著重要的數(shù)據(jù)與信息，他們的安全至關(guān)重要，應(yīng)將這些檔案單獨(dú)放在專門存放的場(chǎng)所，并要按照檔案安全管理所制定的業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案存放室必須要有完備的安全防范設(shè)置。要用專門指定的存放柜放置眾多的檔案，雖然這些柜子需要大量的成本，但他們?cè)趯?shí)際使用過程中，安全可靠、、耐用結(jié)實(shí)，并且對(duì)于檔案的管理、保存、使用相關(guān)數(shù)據(jù)等便捷高效，具有防盜防火等功能，為檔案的安全管理提供了有利條件與平臺(tái)。此外，還要提升檔案工作人員辦公所用打印機(jī)、電腦等，還要配置齊全的滅火器等安全基礎(chǔ)設(shè)備，使基層機(jī)關(guān)的檔案工作環(huán)境，真正與現(xiàn)代化接軌。

二、提高檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)

基層機(jī)關(guān)檔案工作人員應(yīng)熟練掌握每項(xiàng)業(yè)務(wù)，辦事能力強(qiáng)、個(gè)人素養(yǎng)高，在工作當(dāng)中能對(duì)檔案信息進(jìn)行安全有效管理并對(duì)其加以開發(fā)綜合運(yùn)用，對(duì)機(jī)關(guān)工作起到積極推動(dòng)作用，同時(shí)還能提供自己的相關(guān)參考建議。檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)自我專業(yè)知識(shí)與能力提升，積極學(xué)習(xí)更多領(lǐng)域的知識(shí)，包括社會(huì)文化、歷史背景等領(lǐng)域，拓展自身的見識(shí)，優(yōu)化知識(shí)體系，提高個(gè)人道德品質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)以及文化內(nèi)涵，進(jìn)而提升自己的綜合實(shí)力，要與同事之間建立和諧關(guān)系，經(jīng)常相互溝通、交流、分享工作經(jīng)驗(yàn)，掌握更多的有效的工作方法與先進(jìn)理念，以便更高的勝任檔案管理這份工作。其次，檔案工作人員的思想意識(shí)要前衛(wèi)、創(chuàng)新。站在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對(duì)基層機(jī)關(guān)檔案工作已經(jīng)提出了全新的要求，由于這份工作的綜合性較強(qiáng)，需要每位工作人員要有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)知識(shí)，并且還能熟練的運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，尤其是后者，是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案工作人員的基本要求，更是他們應(yīng)具備的工作能力之一，只要掌握基礎(chǔ)知識(shí)與實(shí)際操作能力才能成為現(xiàn)代化綜合應(yīng)用性人才。最后，基層機(jī)關(guān)檔案工作人員，應(yīng)堅(jiān)持基本的工作準(zhǔn)則，具有強(qiáng)烈的服務(wù)意愿，堅(jiān)持自己的工作原則與態(tài)度，恪盡職守、嚴(yán)格要求自己、分得清是非輕重，敢于面對(duì)困難、挑戰(zhàn)困難，在工作中不怕吃苦、甘于奉獻(xiàn)，享受自己的工作，在工作中能尋找到快樂，體會(huì)到滿足于成就，發(fā)揮能效，證明自己的工作價(jià)值。

三、完善基層檔案管理工作制度

首先要對(duì)基層機(jī)關(guān)檔案工作中的整理、歸位、存檔、保管、安全守衛(wèi)、借閱、轉(zhuǎn)移以及保守秘密等方面的工作制定完善的檔案管理工作制度，按照制度當(dāng)中的具體要求及規(guī)定有序開展各項(xiàng)工作，嚴(yán)格規(guī)范自身的工作行為、執(zhí)行每一條規(guī)定，用嚴(yán)謹(jǐn)、精細(xì)、認(rèn)真的態(tài)度面對(duì)工作。其次，建立員工獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、責(zé)任審核、檢查制度。目前，很多基層機(jī)關(guān)的檔案工作已經(jīng)沒有了這些制度的約束，員工沒有明確詳細(xì)的規(guī)章制度作為參考，少了一定的約束力與工作的動(dòng)力，導(dǎo)致很多工作人員工作態(tài)度消極、辦事效率低下，工作中缺乏熱情等不良狀況，應(yīng)將這些制度有效貫徹落實(shí)下去，對(duì)員工形成一定的約束力，并通過物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)提升他們的工作熱情，讓他們?nèi)硇耐度氲焦ぷ鳟?dāng)中，從而提高整體工作水平。

四、優(yōu)化檔案中的基礎(chǔ)收集工作

收集工作在基層機(jī)關(guān)檔案工作當(dāng)中屬于基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，但卻位于整個(gè)工作當(dāng)中的初始與結(jié)尾兩個(gè)重要位置，也正是因?yàn)檫@樣，讓收集工作具有重要的特殊意義，尤其是在精簡(jiǎn)整理工作、深化使用效率、強(qiáng)調(diào)收藏獨(dú)特性的現(xiàn)代檔案管理工作中，收集工作的地位越發(fā)重要。檔案的收集與保存是能有效提高檔案數(shù)據(jù)并實(shí)現(xiàn)其實(shí)際生活使用中的效率，如若沒有對(duì)檔案信息進(jìn)行有效科學(xué)的收集，就不會(huì)產(chǎn)生完善的系統(tǒng)化檔案數(shù)據(jù)庫。收集工作要明確為社會(huì)服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為科研項(xiàng)目服務(wù)以及為社會(huì)提供便捷服務(wù)的重要原則，在這樣的前提下加強(qiáng)收集信息時(shí)的寬泛性，結(jié)合自身的真實(shí)情況，在收集過程中，對(duì)有關(guān)組織機(jī)構(gòu)中的各部門、種類、載體的檔案信息與其他輔助類的資料要最大化完整收集，避免遺漏或是疏忽造成重要信息內(nèi)容缺失。此外，還要注重機(jī)關(guān)日常重要大型活動(dòng)的材料檔案收集，為今后開展這類別的活動(dòng)提供有效參考，必須要確保收集工作是按照一定的規(guī)定、科學(xué)合理的流程、有目的性的根據(jù)一定規(guī)律進(jìn)行分步收集的，將最終收集的完整檔案資料統(tǒng)一歸納到系統(tǒng)中保存起來，方便以后使用。

五、創(chuàng)新檔案管理方法升值服務(wù)

基層機(jī)關(guān)的檔案工作是整個(gè)工作的核心，只有通過具體的服務(wù)才能體現(xiàn)真實(shí)的價(jià)值與應(yīng)用能效，才能讓檔案工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相互統(tǒng)一，從而為檔案工作增添更多生命活力。檔案服務(wù)想要?jiǎng)?chuàng)新，首先應(yīng)在服務(wù)內(nèi)容與范疇上創(chuàng)新，其次是服務(wù)方法上也要?jiǎng)?chuàng)新，應(yīng)在具體實(shí)踐中，做到主動(dòng)服務(wù)，服務(wù)的目標(biāo)清晰準(zhǔn)確，針對(duì)性強(qiáng)，不僅要仔細(xì)分析使用者們的實(shí)際需求，同時(shí)，還要深入挖掘他們的內(nèi)在需要，最大化滿足每位用戶的需求，體現(xiàn)基層機(jī)關(guān)檔案服務(wù)的創(chuàng)新性、個(gè)性化等特點(diǎn)。

結(jié)語

總之，基層機(jī)關(guān)檔案工作的整體水平影響著城鄉(xiāng)的建設(shè)與發(fā)展，更關(guān)乎著機(jī)關(guān)單位在社會(huì)大眾心中的形象與口碑，因此，需要基層機(jī)關(guān)檔案工作人員提高意識(shí)與自身綜合實(shí)力，通過完善相關(guān)管理制度、加強(qiáng)收集工作、創(chuàng)新檔案服務(wù)等有效方式，從根本上提高基層機(jī)關(guān)檔案工作的整體效率與實(shí)力，充分體現(xiàn)其重要價(jià)值與對(duì)社會(huì)發(fā)展促進(jìn)的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 程毫杰. 基層單位檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J]. 現(xiàn)代交際， 2017， （03）： 32-33

[2] 王曉琳. 基層檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外， 2016， （12）： 25-26

[3] 劉長城. 淺析我國基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施策略[J]. 民營科技， 2016， （01）： 21-22