談企業(yè)電子檔案的歸檔管理

穆曉騰

【摘 要】企業(yè)電子檔案的歸檔管理具有可靠性、規(guī)范性、高效性。論文針對企業(yè)電子檔案的歸檔管理研究，將從電子檔案的歸檔管理特性入手，結(jié)合企業(yè)電子檔案歸檔管理中存在的問題，對加強(qiáng)企業(yè)電子檔案歸檔管理的具體對策展開論述。希望此研究，能為提升我國企業(yè)電子檔案的歸檔管理水平提供參考性建議。

【Abstract】The archive management of enterprise electronic archives is reliable， normative and efficient. Aiming at the filing management of enterprise electronic archives， this paper will start with the characteristics of filing management of electronic archives. And combined with the problems existing in the file management of enterprise electronic archive ， it discusses the specific countermeasures to strengthen the management of electronic archives. It is hoped that the study of this paper will provide reference suggestions for improving the archival management level of electronic archives in China.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子歸檔；歸檔管理；管理對策

【Keywords】 enterprise； electronic archiving； archive management； management measures

【中圖分類號】G276；F272 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0142-02

1 引言

檔案管理是企業(yè)管理中的重要部分，不僅涉及到企業(yè)員工的個人信息，同時(shí)關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行等重要數(shù)據(jù)。近年來，電子文件的檔案化管理模式，受到了越來越多企業(yè)的推崇，幫助企業(yè)提升了運(yùn)營效率。企業(yè)電子檔案的歸檔管理，可以通過智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)更有效率的管理方式，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。因此，加強(qiáng)企業(yè)電子檔案的歸檔管理研究具有重要意義。

2 電子檔案的歸檔管理特性

與傳統(tǒng)檔案管理不同，電子檔案可隨時(shí)對電子文件進(jìn)行分類和歸檔，減少中間歸檔環(huán)節(jié)，降低檔案被病毒侵入的機(jī)會。電子檔案在歸檔方式上，是采用電子編碼技術(shù)，并通過信息認(rèn)證、設(shè)定權(quán)限等措施，保證電子文件傳輸穩(wěn)定性[1]。在保管方式上，企業(yè)可將電子文件，以國際通用的標(biāo)準(zhǔn)存入到電子檔案管理系統(tǒng)中，以保證電子文件安全性。在文件分類與編目方式上，企業(yè)可通過設(shè)置特定文件號與分類號，保證檔案資料的唯一性。在查詢利用方式上，電子文件檔案管理只有具有權(quán)限的人員，才能通過身份認(rèn)證，獲取查閱電子文檔信息，進(jìn)而確保檔案的真實(shí)性?？梢?，電子檔案的歸檔管理具有高效性及便捷性特點(diǎn)。

3 企業(yè)電子檔案歸檔管理中存在的問題

3.1 難以保證電子檔案的完整性

雖然電子檔案給企業(yè)的歸檔管理帶來方便，但是也存在一些問題和弊端。比如，在電子檔案完整性方面，電子文件儲存在計(jì)算機(jī)磁盤內(nèi)，對載體設(shè)備的依賴性較大[2]。一旦載體受到高溫高熱等干擾，很有可能影響內(nèi)部的檔案信息，使電子文件的部分信息缺失。然而，由于有些電子文件沒有印件和草稿之分，再加上管理人員對文件的分類和編目不同，使電子文件與原始文件信息難以對應(yīng)，無法確保電子文檔的原始性。

3.2 企業(yè)電子檔案的保障技術(shù)有限

電子檔案易保存、易查找，但是存在一定的危險(xiǎn)因素。電子檔案的歸檔、查詢和利用，基本是依靠計(jì)算機(jī)軟硬件實(shí)現(xiàn)[3]。然而，在應(yīng)用軟件生成電子檔案后，可能會出現(xiàn)顯示困難等問題，使檔案無法讀取，失去應(yīng)用價(jià)值。另外，電子檔案的存放環(huán)境一般較高，而電子檔案存儲選用的載體性能存在不穩(wěn)定、不耐用的情況，再加上企業(yè)對電子檔案信息安全性重視度不夠，對科技化的投入不足，導(dǎo)致電子檔案的保障技術(shù)有限。在此情況下，企業(yè)電子文檔很有可能受到黑客的攻擊，使企業(yè)的機(jī)密電子檔案發(fā)生篡改，進(jìn)而使電子檔案無法進(jìn)行安全穩(wěn)定的應(yīng)用。

4 加強(qiáng)企業(yè)電子檔案歸檔管理的對策

4.1 完善電子檔案歸檔管理的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

國家有關(guān)部門已經(jīng)對電子檔案的儲存載體制定了新的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)條例，對電子檔案以標(biāo)準(zhǔn)形式歸檔和整理[4]。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定適合本單位的電子歸檔管理的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，規(guī)范電子歸檔的整理、統(tǒng)計(jì)、利用、保存等各個環(huán)節(jié)與流程。比如，在整理環(huán)節(jié)，要安排專業(yè)的人員進(jìn)行統(tǒng)一分類和編號。在單位實(shí)際工作中，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行制定好的相關(guān)規(guī)定，在電子文件保存時(shí)選擇最佳的儲存方式，注重對歸檔材料的認(rèn)定，并對歸檔的電子儲存設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)檢查等。

4.2 增強(qiáng)電子文件設(shè)備與檔案的安全性

增強(qiáng)電子文件設(shè)備與檔案的安全性，可以保證電子文檔的應(yīng)用價(jià)值。一般而言，電子文檔需要具備多人共享使用的要求。但是，共享文件只能得到批準(zhǔn)后才能打開使用。在電子檔案防護(hù)系統(tǒng)中，不僅進(jìn)行必要的加密防護(hù)措施，還應(yīng)對不同使用人員進(jìn)行權(quán)限與分級控制，使登陸與使用人員，通過嚴(yán)格的實(shí)名登記后才可使用。同時(shí)，在電子文檔使用中，管理人員需要對登陸記錄與瀏覽過程進(jìn)行跟蹤和記錄，并定期對電子文件設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，以免病毒的侵入。對于企業(yè)中十分重要的機(jī)密文件，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步防護(hù)，采用特定的安全設(shè)備進(jìn)行保存，同時(shí)做好數(shù)據(jù)備份，避免人為因素對電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，保證電子檔案的安全性。endprint

4.3 加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是對企業(yè)電子檔案管理的長期考慮。只有提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，才能建立起高素質(zhì)的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)，使企業(yè)掌握現(xiàn)代化技術(shù)，確保電子檔案的安全與完整性。管理人員的培訓(xùn)內(nèi)容中，首先要培養(yǎng)電子檔案管理人員的責(zé)任意識與安全意識，同時(shí)提升其對計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的操作水平，使其掌握對電子檔案的維護(hù)技術(shù)。在管理人員介入檔案形成與儲存工作中時(shí)，要懂得文件的形成方式，通過有效保管，提升文件的鑒定與利用效率。除此之外，檔案管理者必須自身加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握科技信息技術(shù)，積極參與到電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)中，具有準(zhǔn)確識別計(jì)算機(jī)病毒的能力，并能夠有效應(yīng)對計(jì)算機(jī)信息盜竊、篡改等危險(xiǎn)行為。

4.4 明確檔案基本信息并完善紙質(zhì)材料

明確檔案基本信息，就是明確檔案的信息范圍、保存時(shí)間、存儲地點(diǎn)等，這是所有參與到電子檔案管理與使用者應(yīng)當(dāng)了解的基本信息。尤其對于管理者而言，確定好歸檔時(shí)間與范圍，就可以及時(shí)將電子文件進(jìn)行準(zhǔn)確歸檔，提升管理工作效率，實(shí)現(xiàn)資源的共享。同時(shí)，管理者應(yīng)當(dāng)定期對從前歸類的材料進(jìn)行梳理，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理。在保存方式上，管理者可根據(jù)電子文件的使用頻率與保密程度，選擇光盤、U盤等不同載體，并復(fù)制材料進(jìn)行備份。另外，歸檔電子檔案時(shí)，同時(shí)要完善紙質(zhì)材料檔案。由于電子檔案自身存在缺陷，而且很容易受到計(jì)算機(jī)載體因素的影響發(fā)生損壞。因此，保存電子檔案的同時(shí)要保留一份紙質(zhì)檔案，并進(jìn)行歸檔管理，使企業(yè)人員對電子與紙質(zhì)材料進(jìn)行同時(shí)借鑒和利用。該方法解決了電子文檔易被修改的問題，還對電子檔案的信息起到了保護(hù)作用。

5 結(jié)論

有效的電子檔案，不僅關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部材料依據(jù)，還關(guān)系到企業(yè)的運(yùn)行效率與未來發(fā)展。本文針對企業(yè)電子檔案的歸檔管理研究，是從電子檔案的歸檔管理特性入手，對企業(yè)電子檔案歸檔管理中存在的問題進(jìn)行了分析，主要包括難以保證電子檔案的完整性，以及企業(yè)電子檔案的保障技術(shù)有限等重要內(nèi)容。最后，為了加強(qiáng)企業(yè)電子檔案的歸檔管理，本文提出了以下具體對策：第一，完善電子檔案歸檔管理的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；第二，增強(qiáng)電子文件設(shè)備與檔案的安全性；第三，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；第四，明確檔案基本信息并完善紙質(zhì)材料。希望本文的研究，能為提升我國企業(yè)的歸檔管理水平提供一份借鑒，進(jìn)而保證電子文檔的高效利用。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王宏.中國機(jī)電兵船工業(yè)檔案學(xué)會在廣州召開檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、辦法宣貫暨工作經(jīng)驗(yàn)交流會[J].機(jī)電兵船檔案，2016（02）：57.

【2】金航數(shù)碼參加檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、辦法宣貫暨工作交流會分享信息化時(shí)代下企業(yè)歸檔模式[J].機(jī)電兵船檔案，2016（03）：31.

【3】龍建強(qiáng).《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》主要內(nèi)容淺析[J].機(jī)電兵船檔案，2016（03）：36-39.

【4】盛曉明，周妍，劉春波，等.我省企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作情況[J].黑龍江檔案，2016（03）：20-21.endprint