電子檔案信息公開(kāi)及其檔案信息安全方案的優(yōu)化思考

張乃敏

摘要：隨著我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域?qū)n案信息管理有了更高的要求，尤其是在信息共享時(shí)代的發(fā)展背景下，許多檔案信息逐漸朝著公開(kāi)化方向發(fā)展，以致檔案信息的竊取行為不斷發(fā)生，極大影響著電子檔案信息的安全性及完整性。鑒于此，本文就針對(duì)電子檔案信息公開(kāi)及其檔案信息安全方案的優(yōu)化做一些分析，希望能為電子檔案信息的安全性提供有效參考價(jià)值，從而有效促進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案；信息公開(kāi)；信息安全；優(yōu)化

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，許多檔案管理人員受到傳統(tǒng)觀(guān)念的影響過(guò)于注重檔案信息的保密性，對(duì)于檔案信息的利用則存在一定疏忽，導(dǎo)致檔案管理的工作效益得不到有效提升。同時(shí)，在科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展背景下，數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成電子檔案信息，不僅提高了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)于檔案信息的利用也起到一定的促進(jìn)效果。直至今日，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息共享的發(fā)達(dá)時(shí)代，使電子檔案信息逐漸公開(kāi)化已經(jīng)成為我國(guó)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。但是在進(jìn)行電子檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸以及利用等操作過(guò)程中，常常會(huì)存在失誤操作、黑客侵入、病毒侵入以及信息丟失等不利狀況，這就使得電子檔案信息的安全成為我國(guó)檔案事業(yè)的重要研究目標(biāo)，有必要針對(duì)檔案信息安全進(jìn)行深入優(yōu)化。

一、電子檔案信息的公開(kāi)

電子檔案信息的公開(kāi)主要是針對(duì)一些具有保密性質(zhì)的檔案信息進(jìn)行分析和解除保密，使檔案信息能夠從多種渠道向社會(huì)傳遞，使電子檔案信息能夠成為社會(huì)發(fā)展的重要依據(jù)。但是電子檔案信息的公開(kāi)也有著諸多要求，首先要確定檔案信息的預(yù)定保密期限是否已經(jīng)結(jié)束，并確定檔案信息公開(kāi)的具體對(duì)象，相應(yīng)的也要確保檔案信息的公開(kāi)是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)，能夠滿(mǎn)足于社會(huì)群眾的信息需求[1]。其次，在檔案信息的公開(kāi)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)，避免檔案信息的公開(kāi)影響到社會(huì)的和諧發(fā)展，從多方面促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。最后，在確定電子檔案信息的公開(kāi)對(duì)象之后，就需要利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，使公開(kāi)對(duì)象能夠得到所需的檔案信息，從而有效提高檔案信息的利用率和利用價(jià)值。

二、檔案信息安全性的范圍

信息安全是檔案信息管理中的重要組成部分，在進(jìn)行電子檔案信息的利用過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息的利用處于合理范圍，充分考慮檔案信息的合法性、機(jī)密性以及完整性，從而有效提高檔案信息的利用效益。同時(shí)，電子檔案信息的主要特征就是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化、網(wǎng)絡(luò)傳輸及管理，而電子檔案信息的公開(kāi)化就是針對(duì)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行信息歸檔和資源共享，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開(kāi)化[2]。但是在利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中很容易出現(xiàn)安全漏洞，繼而發(fā)生信息泄露、信息篡改、信息竊取、病毒侵入以及黑客侵入等安全問(wèn)題，嚴(yán)重影響著電子檔案信息的公開(kāi)化發(fā)展。因此，有必要針對(duì)檔案信息安全方案進(jìn)行深入優(yōu)化，從而有效確保檔案信息公開(kāi)的安全性。

三、檔案信息安全方案的優(yōu)化

（一）提高檔案管理人員的安全意識(shí)

由于檔案信息系統(tǒng)是由無(wú)數(shù)代碼編寫(xiě)而成，在整個(gè)編寫(xiě)過(guò)程受到技術(shù)條件的限制很容易留下安全漏洞，這些安全漏洞正是黑客侵入、病毒侵入以及信息竊取的主要途徑。在這種情況下，檔案管理部門(mén)想要保證檔案信息的安全性，就必須要不斷提升各個(gè)檔案管理人員的安全意識(shí)，使檔案管理人員的操作行為具有規(guī)范性和安全性。首先，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，明確檔案管理的工作流程，使檔案管理人員能夠了解到檔案管理安全的重要性，使檔案管理人員能夠了解檔案信息系統(tǒng)的安全問(wèn)題及科學(xué)的操作方法，從多方面提高檔案管理人員的安全意識(shí)和綜合能力，從而有效提高檔案信息的安全性。其次，檔案管理部門(mén)也要嚴(yán)格控制其他部門(mén)人員的檔案信息利用，根據(jù)不同職位設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限，對(duì)于一些具有保密性質(zhì)的檔案信息，應(yīng)確保其得到上級(jí)批準(zhǔn)才能放開(kāi)系統(tǒng)權(quán)限，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作應(yīng)積極回報(bào)上級(jí)，及時(shí)遏制一切不利于檔案信息安全的人為因素。

（二）提高檔案信息設(shè)備的安全性

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，多種科技設(shè)備被應(yīng)用到檔案管理工作中，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理成為現(xiàn)代化的電子檔案管理，極大提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是這些科技設(shè)備也成為了檔案信息安全的重要影響因素，無(wú)論是出現(xiàn)設(shè)備故障問(wèn)題或設(shè)備的越權(quán)使用度會(huì)造成檔案信息的泄漏和缺失[3]。因此，檔案管理部門(mén)想要保證檔案信息的安全就必須要提高檔案信息設(shè)備的安全性，不僅要做好檔案信息的加密工作，也要合理控制設(shè)備的使用權(quán)限。例如計(jì)算機(jī)設(shè)備可以設(shè)置一個(gè)具有安全密碼的登錄賬戶(hù)，對(duì)于其他的子賬戶(hù)就要選擇注銷(xiāo)或隱藏，從而有效控制計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用權(quán)限。同時(shí)，在檔案管理部門(mén)財(cái)力條件允許的情況下，還可以增加存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行二次備份，以此應(yīng)對(duì)其他設(shè)備出現(xiàn)故障問(wèn)題造成信息丟失的安全問(wèn)題，從而有效提高檔案信息設(shè)備的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案信息的公開(kāi)主要就是在檔案信息保密期限結(jié)束的時(shí)候，使其能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展提供信息服務(wù)，但是在檔案信息的公開(kāi)過(guò)程中需要使用到計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，在傳輸過(guò)程很容易出現(xiàn)信息安全問(wèn)題。因此，為確保檔案信息的安全性，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極提高檔案管理人員的安全意識(shí)、提高檔案信息設(shè)備的安全性，從而有效確保檔案信息公開(kāi)的安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚立業(yè).電子檔案信息公開(kāi)及其檔案信息安全方案的優(yōu)化[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2013，25：199.

[2]郭玉英.淺析電子檔案信息公開(kāi)與檔案信息安全[J].黑龍江史志，2014，05：81.

[3]呂彤.談做好檔案信息公開(kāi)與保障檔案信息安全[J].現(xiàn)代交際，2014，05：51.endprint