如何做好水庫單位檔案工作

呂振東

摘要：檔案是人類社會活動的原始記錄，是最為可靠的固化依據(jù)，最為重要的信息資源。水庫單位檔案是庫區(qū)建設(shè)的真實記錄和反映，是不可再生的寶貴的歷史資源，它能完整、全面地反映庫區(qū)建設(shè)變化工作的過程。水庫單位是公益性的服務(wù)行業(yè)，涉及到國計民生，與每個普通百姓的切身利益息息相關(guān)。

關(guān)鍵詞：水庫單位；檔案工作；資源共享

一、要抓好水庫單位工程檔案與工程建設(shè)三同步管理制度

即工程準備與檔案材料收集同步；工程施工過程與檔案材料形成同步；工程竣工驗收與工程檔案驗收同步。將檔案管理貫穿到施工的全過程。在制定建設(shè)項目計劃、協(xié)議、合同時，將其應(yīng)列入檔案工作環(huán)節(jié)中；在檢查建設(shè)項目進度質(zhì)量時，應(yīng)同時檢查檔案監(jiān)督是否到位；在竣工驗收時，應(yīng)同時驗收工程檔案是否齊全完整和整理規(guī)范。要規(guī)范項目檔案驗收工作，重點檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制。對建設(shè)周期長的工程分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正錯誤。加強對檔案的驗收工作，以確保檔案材料的完整與準確。完善水庫單位檔案室的硬、軟件建設(shè)，切實做好各類檔案材料的征集管理，對文件合理分類，準確編號，有序排列，構(gòu)建手工和機檢相結(jié)合的現(xiàn)行文件資料檢索體系，完善文件材料陳列、目錄檢閱覽咨詢等功能，提高服務(wù)質(zhì)量。

二、要加強水庫單位基層檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及水庫供水進社區(qū)服務(wù)檔案工作

要拓展檔案網(wǎng)絡(luò)，加強基層單位檔案管理，做到基層點、部門、科室都有檔案管理人員和檔案管理制度，全面收集工程項目、施工準備、產(chǎn)品銷售、機電設(shè)備、對外發(fā)展等重點工作及活動中形成的檔案材料。綜合檔案部門要切實加強對各基層單位檔案工作的指導(dǎo)，供水檔案要同企業(yè)主要生產(chǎn)經(jīng)營部門密切配合，齊抓共管，共同建立起完善的供水企業(yè)檔案服務(wù)工作體系，為廣大用戶提供全方位的檔案服務(wù)。

三、要加強合作水庫單位檔案工作及信息化管理水平

隨著形勢的發(fā)展，水庫領(lǐng)域不斷延伸，合資建設(shè)了一批水庫企業(yè)，有關(guān)部門要根據(jù)企業(yè)檔案規(guī)范管理有關(guān)規(guī)定，切實增強合資企業(yè)檔案意識，建立和完善檔案管理各項制度，重點加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，積極引導(dǎo)合資企業(yè)開展檔案收集、管理、利用，維護水庫企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營檔案科研技術(shù)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案的安全與完整。針對水庫工程施工道路工程圖紙多、文件多的特點，積極探索縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子檔案在施工中的有效途徑。借鑒先進的管理方法，采用先進技術(shù)，把照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體，不斷提高水庫工程檔案的信息化管理水平。

四、提高檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，加強崗位培訓(xùn)

俗話說：專業(yè)人做專業(yè)事。要想做好檔案工作，必須提高“專業(yè)人”的各項素質(zhì)。

（一）思想政治素質(zhì)

思想政治素質(zhì)是檔案從業(yè)者最基本的素質(zhì)。檔案從業(yè)者要以鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，保持政治上的堅定性，堅持正確的政治方向，堅持四項基本原則，牢固樹立科學(xué)的無產(chǎn)階級世界觀，具有堅定的共產(chǎn)主義信念，在思想上始終與黨中央保持一致，貫徹黨的各項方針政策，具有高度的革命事業(yè)心和政治責(zé)任感，全心全意為人民服務(wù)。唯有這樣，才能保證檔案工作的安全性、可靠性，才能挑起檔案工作這副重擔(dān)。

（二）知識能力素養(yǎng)

在新時期做好檔案工作需要具有扎實的專業(yè)知識和掌握系統(tǒng)的管理知識。

檔案是一門獨立的學(xué)科，既有理論基礎(chǔ)，也有專業(yè)知識。如，檔案學(xué)概論、檔案法規(guī)學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案管理學(xué)等等。檔案從業(yè)人員不僅要熟悉專業(yè)的理論知識，還要能在實踐中熟練地運用，同時還要善于思考，及時總結(jié)在工作過程中的不足，不斷改進自身水平。另外，在這個講究團隊協(xié)作的時代，單打獨斗的工作模式顯然已遠遠不夠，檔案從業(yè)人員必須實施科學(xué)的系統(tǒng)管理，具有定量分析、決策、管理溝通和組織實施的能力以及計算機應(yīng)用的能力，運用新的理念、思想、方法來創(chuàng)造新的業(yè)績。

（三）良好的身心素質(zhì)

檔案工作要求從業(yè)人員具有良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)，這也是提高工作效率的首要條件。檔案從業(yè)人員只有具備了健康的身體和強健的體魄，才能勝任繁重的檔案工作。而良好的心理素質(zhì)使人常常處于最佳狀態(tài)，具有穩(wěn)定的情緒、堅定的意志力，在任何情況下都能保持心理平衡。只有同時具備了良好的身心素質(zhì)，才有可能為檔案事業(yè)奠定成功的基礎(chǔ)。

五、提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

（一）配備資任心強、佳專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的資任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期檔案管理工作。

（二）掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能

計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

（三）檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

六、結(jié)束語

檔案工作占據(jù)著非常重要的位置，尤其是一些特殊的檔案資料，更需要檔案管理人員的妥善管理，所以在實際的工作中，一定要采取有效的措施提高工作人員的素質(zhì)和水平，只有這樣，才能將事業(yè)單位的檔案管理工作推入到一個新的發(fā)展階段。endprint