企業(yè)人事檔案信息化管理的實(shí)踐及思考

安榮革

[摘 要]人事檔案管理的實(shí)質(zhì)就是記錄和整理事業(yè)單位工作人員的基本情況，包括工作人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、個(gè)人簡(jiǎn)歷等原始數(shù)據(jù)的管理。隨著我國(guó)信息化水平的提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已不能滿足當(dāng)前企業(yè)檔案管理的要求。由此，本文提出企業(yè)人事檔案信息化管理模式，通過(guò)闡述企業(yè)人事檔案信息化管理的內(nèi)容和方法，探討信息化管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出合理性的解決方案，以促進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化管理順利推進(jìn)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)發(fā)展；人事檔案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.097

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）14-0-02

人事檔案管理是企業(yè)人員基本信息的記載方式，通過(guò)記載可以了解工作人員的基本狀況，涵蓋工作人員從生活到學(xué)習(xí)工作的各個(gè)方面，是企業(yè)在人事方面不可或缺的管理手段。隨著科技水平的提高，計(jì)算機(jī)已成為普遍的辦公和學(xué)習(xí)用具。由于電腦檔案的各方面成本都要低于紙質(zhì)檔案，因此傳統(tǒng)的檔案記錄模式向電腦檔案轉(zhuǎn)變能夠降低成本，便于保存和查詢信息，且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳播。

1 人事檔案信息化管理的作用

人事檔案的作用是記錄員工個(gè)人生活、社會(huì)實(shí)踐，是單位人事部門(mén)對(duì)員工管理的重要手段。精準(zhǔn)記錄人事檔案，可以有效提升干部選拔優(yōu)秀人才的效率，促進(jìn)監(jiān)察管理工作順利開(kāi)展。加強(qiáng)檔案管理信息化可以合理地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、加工，從而提高檔案工作的效率。檔案信息化管理在各個(gè)層面都有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足。

2 企業(yè)人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1 信息化管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

信息化管理最主要的特點(diǎn)就是要具有統(tǒng)一的、規(guī)范的管理?xiàng)l件，只有建立標(biāo)準(zhǔn)的、完善的管理體系，才能實(shí)現(xiàn)單位和個(gè)人的人事檔案的共享和交流，才能從根本上體現(xiàn)檔案信息化的基本價(jià)值。很多企業(yè)雖然緊隨時(shí)代發(fā)展實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化和電子化，但并沒(méi)有制定出一套完整的、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。部分企業(yè)仍舊使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，雖然名義上進(jìn)行了信息化，但實(shí)質(zhì)上依舊沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)信息化管理。

2.2 人事檔案管理利用價(jià)值有限

檔案管理的目的就是通過(guò)管理向人事部門(mén)提供人才的基本信息，使企業(yè)能夠更好地利用人才，加強(qiáng)企業(yè)的全面建設(shè)，合理地進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而有效調(diào)動(dòng)企業(yè)人員工作的積極性，通過(guò)工作人員的配合實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的價(jià)值。傳統(tǒng)的人事檔案管理只是把重點(diǎn)放在企業(yè)人員的檔案記錄上，記錄后的檔案會(huì)進(jìn)行封存，常年放在檔案柜里，一般情況下不會(huì)進(jìn)行翻閱，除非遇到人事變動(dòng)，或進(jìn)行檔案整理時(shí)才進(jìn)行翻動(dòng)。

2.3 管理模式落后

傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理模式仍處于手工整理或者半手工整理的階段，這種管理模式在信息化時(shí)代具有一定的弊端和瑕疵，例如，在記錄方面，由于是手工操作，整理人員在記錄時(shí)如果稍微馬虎就會(huì)錄入錯(cuò)誤信息，且后續(xù)核對(duì)也存在較大困難。其次，這種管理模式對(duì)于人員來(lái)講也是一種考驗(yàn)，因?yàn)槭鞘止ふ?，所以?huì)增加工作強(qiáng)度，同時(shí)也比較浪費(fèi)時(shí)間。可見(jiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)下的信息化建設(shè)。此外，還有部分單位，雖然已經(jīng)將信息進(jìn)行了電腦歸檔，但是記錄方式也只是停留在基本信息的歸類上，并沒(méi)有將檔案進(jìn)行合理分析研究，沒(méi)有將實(shí)質(zhì)性的變化錄入電腦。

2.4 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在人事檔案管理方面，很多單位管理人員并不是專業(yè)出身，對(duì)于檔案的整理都來(lái)自于自身的理解和工作經(jīng)驗(yàn)，根本沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行深度解析與探究，且缺乏電腦操作技能。在信息化管理工程中，要求操作人員有足夠的專業(yè)素養(yǎng)和扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，以全面提升企業(yè)的信息化管理。

3 企業(yè)加強(qiáng)人事檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)管理人員專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)

提升企業(yè)的信息化管理水平要從根本入手，不斷提高檔案工作者的專業(yè)水平。信息化的不斷發(fā)展，對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)是個(gè)不小的考驗(yàn)?？茖W(xué)技術(shù)對(duì)信息環(huán)境的發(fā)展起到了決定性作用，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的今天，需要培養(yǎng)出專業(yè)人才來(lái)應(yīng)對(duì)技術(shù)環(huán)境變化。在人員管理方面，企業(yè)要提高檔案管理員的思想素質(zhì)和道德素質(zhì)，使他們具有較強(qiáng)的責(zé)任感和鑒別能力；還要不斷提高工作人員的專業(yè)知識(shí)水平，不斷組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，使其拓寬自身的知識(shí)面，掌握深層的電腦系統(tǒng)操作技能，全面提高自身的文字處理能力和綜合分析能力，使自己逐漸成為復(fù)合型人才。

3.2 轉(zhuǎn)變管理模式，開(kāi)發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

在信息化不斷發(fā)展的今天，企業(yè)應(yīng)不斷完善自身的管理模式。首先，在人事檔案管理方面，要摒棄傳統(tǒng)的檔案記錄法，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，采取信息化的管理模式，合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理與歸類，提升檔案的精準(zhǔn)性和效率性。其次，要合理地進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和更新。在信息化管理過(guò)程中，利用檔案管理軟件細(xì)致地對(duì)人事檔案進(jìn)行分析、整理、歸類，以提升檔案管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，在一定程度上減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)降低檔案歸類的成本。最后，實(shí)行遠(yuǎn)程操控，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息共享，全面提高辦事效率。

3.3 提升人事檔案信息化管理的安全性

在檔案信息化管理過(guò)程中，要確保電腦有一個(gè)良好的操作系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的傳送。要不斷對(duì)管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)安全性的技術(shù)培訓(xùn)，在計(jì)算機(jī)遭遇病毒攻擊、黑客攻擊時(shí)可以想出有效的解決辦法。在利用計(jì)算機(jī)整理檔案的過(guò)程中，要確保計(jì)算機(jī)沒(méi)有受到任何軟件以及外在因素的影響，構(gòu)建一個(gè)檔案專用的計(jì)算機(jī)模式，確保人事檔案信息化管理的安全性。在后期操作中，工作人員要定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和分析，確保檔案的安全和精準(zhǔn)。

3.4 重視人事檔案信息入檔和修復(fù)工作

企業(yè)人事檔案的信息收集、生成、驗(yàn)證等過(guò)程都是重要的流程，人事檔案管理的信息化建設(shè)需要充分重視檔案形成的過(guò)程。對(duì)人事檔案整理后，工作人員要做好檔案后期的檢查和修復(fù)工作，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)與原數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，修復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.5 建立健全的人事檔案信息化管理機(jī)制

在檔案信息化過(guò)程中，為了更好地應(yīng)對(duì)信息化管理，要從人事檔案管理工作的實(shí)際需要出發(fā)，不斷完善人事檔案管理工作的制度和流程，建立人事檔案制度的輔助制度，合理輔助人事檔案的實(shí)施。在收集人事檔案材料時(shí)，要加強(qiáng)材料的轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出管理，也要不斷完善內(nèi)部控制制度，保證檔案整理過(guò)程中的安全性和可靠性。

4 結(jié) 語(yǔ)

人事檔案管理工作是個(gè)極其復(fù)雜的工作，要求檔案管理工作人員要具有一定的專業(yè)性和管理性；人事檔案管理工作的特點(diǎn)要求工作人員在檔案整理過(guò)程中要全身心投入，重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，以保證檔案的準(zhǔn)確性。在檔案管理過(guò)程中，企業(yè)要對(duì)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題加以重視，并根據(jù)問(wèn)題采取相應(yīng)的解決措施，全面加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的信息化管理，從而促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。

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