教育檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及措施

么明明

[摘 要]檔案管理作為教學(xué)工作中的一項重要內(nèi)容，是教學(xué)工作高效開展的基礎(chǔ)。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)成為當(dāng)前時代發(fā)展的主流趨勢，實現(xiàn)對教育檔案的信息化管理，對教學(xué)工作開展有效性的提高大有裨益。本文對現(xiàn)代教育中檔案管理工作的開展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出一些切實可行的管理方案，以推動我國教育事業(yè)的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]教育；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.094

[中圖分類號]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）14-0-02

實現(xiàn)對教育檔案管理的信息化建設(shè)，能極大地保證信息傳遞的及時性與準(zhǔn)確性，為教學(xué)管理工作的高效開展提供保障。隨著社會的飛速發(fā)展，檔案類型越來越多樣化，數(shù)量也大幅度增加，使用頻率越來越高，這使得檔案管理的難度進(jìn)一步加大。因此，各高校要積極推進(jìn)教育檔案管理信息化建設(shè)。

1 教育檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不清

信息化技術(shù)為各類工作的高效開展都提供了極大便利，尤其是在檔案管理工作中更是發(fā)揮著不可替代的作用。由于檔案管理信息化建設(shè)在教育工作中的應(yīng)用時間較短，因此，很大一部分工作人員對這一工作的重要性認(rèn)識不清。再加上檔案管理在學(xué)校各項管理工作中所占的比例較小，學(xué)校管理人員未從根本上重視這一工作，進(jìn)而導(dǎo)致教育資金分配不到位、信息化建設(shè)不完善等一系列問題的出現(xiàn)，對教育檔案信息化建設(shè)工作的順利推進(jìn)造成不利影響。

1.2 工作人員專業(yè)素質(zhì)不高

信息化技術(shù)在教育檔案管理工作中的應(yīng)用，對工作人員的專業(yè)技術(shù)水平具有較高要求。但從當(dāng)前教育檔案管理工作的開展現(xiàn)狀來看，大部分工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對信息化技術(shù)的實際應(yīng)用能力也比較有限。受傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，工作人員在學(xué)習(xí)信息化技術(shù)時就存在較大難度，學(xué)習(xí)效率低下，應(yīng)用能力不高。因此，如何有效提高教育檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，已經(jīng)成為當(dāng)前教育檔案管理信息化建設(shè)面臨的一個主要問題。

1.3 管理體制不夠完善

教育檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展時間比較短，無論是從管理人員的專業(yè)性上來看，還是從管理體制的完善度上來看，其都處于較低發(fā)展水平。檔案管理在教育工作中的關(guān)注度較低，且沒有建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各個學(xué)校的信息管理相對比較獨立，信息共享不暢，這對信息傳遞的及時性造成不利影響，最終導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作的有效性降低。

1.4 教育檔案信息化系統(tǒng)的安全系數(shù)不高

教育檔案信息化在建設(shè)的過程中經(jīng)常會利用網(wǎng)絡(luò)與學(xué)?；蛘呤墙逃龣C(jī)構(gòu)進(jìn)行頻繁的聯(lián)系或者說是信息輸送，傳輸?shù)男畔⒖赡馨^多機(jī)密信息，這些機(jī)密信息應(yīng)得到充分保護(hù)。但很多學(xué)校或者教育機(jī)構(gòu)在進(jìn)行教育檔案信息化建設(shè)過程中沒有注意到這方面問題，導(dǎo)致信息在傳輸過程中的安全性得不到保障。若信息在傳輸過程中被盜取，將會給國家或教育部門的發(fā)展帶來嚴(yán)重影響。

2 檔案管理信息化建設(shè)的意義

隨著時代的發(fā)展，我國的計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)非常成熟，很多行業(yè)在發(fā)展過程中都廣泛利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理。教育機(jī)構(gòu)也是如此。在信息化時代，各教育機(jī)構(gòu)都存在大量信息，如果利用傳統(tǒng)方式進(jìn)行信息管理很不現(xiàn)實，這就需要我們對教育檔案的管理進(jìn)行信息化建設(shè)，使用最方便快捷的方式進(jìn)行信息處理，以保證教育信息處理的效率。教育檔案管理信息化建設(shè)是符合時代潮流且滿足教育需求的，因此，加強(qiáng)教育檔案管理信息化建設(shè)尤為必要。

3 教育檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1 提高對教育檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識

樹立對工作開展重要性的正確認(rèn)識，是保證教育檔案信息化建設(shè)工作高效開展的基礎(chǔ)。首先，教育管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各個學(xué)校檔案管理信息的統(tǒng)一化管理，使各個學(xué)校管理人員提高對這一工作的認(rèn)識，為教育檔案管理信息化建設(shè)的開展奠定基礎(chǔ)；其次，科學(xué)分配教育資金，及時購進(jìn)相關(guān)設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)提供準(zhǔn)備條件；最后，完善教育檔案管理體制，實現(xiàn)對各個學(xué)校的統(tǒng)籌管理。

3.2 提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著科技發(fā)展水平的不斷提高，計算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等在各個領(lǐng)域的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)展。在多元化的時代背景下，檔案信息的管理難度日益加大，對檔案管理技術(shù)提出了更高的要求。為了更好地滿足時代發(fā)展的需求，為教育檔案管理信息化建設(shè)提供保障，就必須打造出一支專業(yè)的管理團(tuán)隊。首先，當(dāng)?shù)亟逃块T可以定期舉辦一些信息化技術(shù)培訓(xùn)活動，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平；其次，建立考核機(jī)制，使相關(guān)工作人員認(rèn)識到開展這一工作的重要性；最后，加快引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，通過“幫扶制”“激勵制”等方案的制定，提高工作人員專業(yè)技術(shù)水平，打造一支優(yōu)秀的教育檔案管理團(tuán)隊。

3.3 建立健全教育檔案管理體制

一套完善的檔案管理體制能使各項工作的開展更加規(guī)范化、合理化。教育是為社會培養(yǎng)人才的搖籃，學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，是企業(yè)招聘人才時的一項重要依據(jù)，實現(xiàn)教育檔案的信息化管理，對社會的穩(wěn)定發(fā)展十分有益。首先，為教育檔案管理建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。教育檔案的數(shù)量較多、種類不一，如果沒有建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，會造成檔案查閱、編輯難度增大，不利于檔案管理工作的高效開展。其次，建立一套完善的工作人員行為管理制度。這一制度的建立能使檔案管理工作的開展更加規(guī)范，防止管理人員在工作過程中出現(xiàn)懈怠心理，提高檔案信息安全系數(shù)。最后，在對教育檔案進(jìn)行管理時，還應(yīng)該按照國家信息安全標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實際工作需要，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為各類信息的交互提供可能。信息化技術(shù)在教育檔案管理中的應(yīng)用，能在一定程度上提高信息的共享性，但同時也使信息安全面臨更大地挑戰(zhàn)。因此，必須加強(qiáng)檔案信息的安全化管理。

3.4 提升教育檔案管理信息建設(shè)的安全系數(shù)

首先，在進(jìn)行教育檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)工作人員要認(rèn)識到檔案信息的安全性，在進(jìn)行信息傳輸時不斷加強(qiáng)信息的安全程度和保密性。其次，對網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行實時監(jiān)督和管理，保證教育檔案管理信息化建設(shè)的安全性。最后，教育機(jī)構(gòu)在傳輸保密信息時要慎重，保證教育機(jī)構(gòu)內(nèi)部的局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)相對隔離，杜絕信息泄漏事件的發(fā)生。

4 結(jié) 語

教育檔案管理信息化建設(shè)符合當(dāng)前時代的發(fā)展需求，不僅能為企業(yè)提供更加準(zhǔn)確的學(xué)生檔案信息，而且能有效降低學(xué)校檔案管理工作的難度。因此，必須加強(qiáng)教育檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)我國教育水平與社會發(fā)展水平同步提升。

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