新醫(yī)改角度下如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化

摘要：檔案是醫(yī)院管理的重要信息資源，作為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院檔案管理工作唯有通過充分開發(fā)檔案資料并對于信息加以利用，才能從真正意義上提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。在具體工作中，應(yīng)按照各醫(yī)院實(shí)際情況，以科學(xué)的方法有的放矢的狠抓薄弱環(huán)節(jié)，提升醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化。在本文中，筆者針對當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化缺失的相關(guān)狀況，對于規(guī)范化路徑相關(guān)總結(jié)，以期為行業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化建設(shè)

醫(yī)院檔案主要涉及醫(yī)院服務(wù)相關(guān)文件資料、人力資源資料、財(cái)務(wù)資料等，在整個醫(yī)院的運(yùn)行與管理過程中具有舉足輕重的作用。伴隨我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，社會以及公眾對于醫(yī)院檔案管理工作的要求愈發(fā)提高，唯有不斷落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)才能適應(yīng)新醫(yī)改的整體要求[1]。如今，絕大多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作均存在系列不足，值得引起高度重視并落實(shí)規(guī)范化建設(shè)。

一、我國當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化缺失的重要表現(xiàn)

第一，院方未關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作重要性形成充分的認(rèn)識。醫(yī)院檔案管理工作相比于醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作具有顯著的綜合性，涉及對于醫(yī)院綜合業(yè)務(wù)、事務(wù)資料的管理，如人力資源考核、患者病案資料、醫(yī)護(hù)人員就診說明以及其他資料。盡管醫(yī)院檔案管理工作扮演者不可或缺的角色，相當(dāng)一部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)尚未充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，由此引發(fā)了對于檔案管理人才引進(jìn)、安置、培養(yǎng)等環(huán)節(jié)的不重視，最終形成了檔案管理部門被冷漠對待的局面。

第二，醫(yī)院檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平相對落后。盡管醫(yī)院檔案管理工作的開展需要借助于專業(yè)的技術(shù)能力和深厚的綜合素養(yǎng)，然而大多數(shù)醫(yī)院對于檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)要求較低，很多甚至認(rèn)為凡是能夠掌握基本辦公操作軟件等的非檔案管理專業(yè)出身人員，也可以在此崗位上任職；更有甚者是在競爭應(yīng)聘其他崗位時被調(diào)劑到檔案管理崗位上的。這一部分工作人員業(yè)務(wù)能力低下，根本不具備從事醫(yī)院檔案管理工作的要求，且在實(shí)際工作過程中從不接受專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的落實(shí)[2]。

二、新醫(yī)改角度下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)路徑

（一）醫(yī)院病案管理規(guī)范化建設(shè)方法

首先，牢固推進(jìn)檔案資料庫房建設(shè)。庫房為醫(yī)院檔案資料的主要存放處，要求我們定時對于庫房進(jìn)行管理和檢查，一旦出現(xiàn)了破損等狀況要進(jìn)行及時的管理與維修，借此對于檔案資料信息實(shí)現(xiàn)最大程度的保護(hù)。在建設(shè)醫(yī)院檔案管理庫房時，要注意參考并落實(shí)相關(guān)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，遠(yuǎn)離水源、火源、污染等可能引發(fā)檔案資料破壞的相關(guān)因素，嚴(yán)禁將木板房、地下室等作為檔案管理庫房。另一方面為加強(qiáng)庫房通風(fēng)、去濕，有專門配備空調(diào)、除濕機(jī)以及通風(fēng)設(shè)備等，另做到防盜、防火以及防霉。其次，嚴(yán)格明確制定檔案庫房出入管理制度。作為院方，要及時制定與庫房管理相配套的出入管理制度，凡是進(jìn)入庫房進(jìn)行檔案資料查閱的人員要及時登記[3]；禁止對封印保存的檔案資料進(jìn)行翻閱、借閱。在具體管理過程中，要明確相關(guān)原則：第一，為了保障檔案資料的規(guī)范化安置，嚴(yán)防丟失與破壞，凡是非病案管理人員有入庫需要，均需由檔案管理人員全程陪同，不允許單獨(dú)進(jìn)入；第二，為了杜絕對于檔案資料的意外破壞，檔案管理人員在庫房工作過程中以及非病案管理人員在翻閱、借閱過程中均嚴(yán)禁飲食、飲水及吸煙等。最后，檔案管理工作人員需嚴(yán)格對于病案進(jìn)行編號，以在龐大的工作量中增加檔案管理的完整性和系統(tǒng)性，便于對于檔案資料信息的查閱與檢索。

（二）醫(yī)院行政檔案管理規(guī)范化建設(shè)方法

一方面，充分重視并落實(shí)對于檔案管理工作人員技能培訓(xùn)與綜合素質(zhì)的提升，這一點(diǎn)是充分落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)“人本”思想的重要要求。例如，院方可定時或不定時邀請其他醫(yī)院優(yōu)秀的檔案專家、檔案管理工作模范前往我院開展技術(shù)講座、給予專業(yè)報(bào)告，在對于我院檔案管理工作者進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)的同時，充分給予相關(guān)人員機(jī)會與領(lǐng)域?qū)＜?、學(xué)者及模范力量作深入交流。這對于提升我院檔案管理工作者學(xué)習(xí)熱情，激發(fā)起其對于檔案管理工作熱忱具有重要意義，是不斷豐富其檔案管理經(jīng)驗(yàn)，改善其工作主人翁地位的重要環(huán)節(jié)。另一方面，充分重視檔案室日常規(guī)范化建設(shè)。醫(yī)院檔案室囊括了所有醫(yī)院檔案資料，其中行政工作檔案資料具有區(qū)別于醫(yī)療服務(wù)檔案資料的明顯特點(diǎn)，這是基于行政工作檔案資料涉及內(nèi)容之雜、變化可能性較大、服務(wù)工作基礎(chǔ)性等因素所決定的。

（三）醫(yī)院科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)方法

第一，醫(yī)院與其他單位不同，具有一定的公益性質(zhì)、科研性質(zhì)以及企業(yè)性質(zhì)等，其中醫(yī)院科研性質(zhì)決定了其相關(guān)醫(yī)療服務(wù)檔案資料價值極高，無論是臨床治療、護(hù)理及預(yù)后隨訪等，絕大多數(shù)都值得作為研究對象而被深入發(fā)掘和仔細(xì)分析。因此，基于醫(yī)院做具備的科研性質(zhì)，其科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性不言而喻[5]。在開展科研管理過程中，要注重對于檔案資料的分類、登記、編碼、統(tǒng)計(jì)等各個環(huán)節(jié)，充分借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備及技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的信息手段開展工作。針對絕密檔案，要嚴(yán)格推進(jìn)保密工作，確保檔案資料落實(shí)到人、落實(shí)到實(shí)處，嚴(yán)肅按照絕密檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢索、查閱。第二，由于絕大多數(shù)科研檔案極具價值，值得深入發(fā)掘和充分利用，因此醫(yī)院檔案管理人員要通過充分開展檔案資料開發(fā)，其實(shí)對檔案信息進(jìn)行總結(jié)和歸納，以從中找出更多的能夠被利用、值得被利用的信息，服務(wù)于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)護(hù)人員以及科研人員。

總結(jié)：

醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量高低從根本上決定了其醫(yī)療事業(yè)相關(guān)工作永續(xù)發(fā)展態(tài)勢。在本文中，筆者從我國當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化缺失的重要表現(xiàn)出發(fā)，對于目前相當(dāng)一部分院方未關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作重要性形成充分的認(rèn)識，以及醫(yī)院檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平相對落后局面進(jìn)行總結(jié)；基于此，從醫(yī)院病案管理規(guī)范化建設(shè)方法、行政檔案管理規(guī)范化建設(shè)方法及科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)方法幾方面提出了新醫(yī)改角度下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)路徑，提出了建設(shè)性意見，以期為我國醫(yī)療事業(yè)檔案管理工作提出相關(guān)借鑒。

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作者簡介：王宇蓉（1972-）女，山西萬榮人，本科學(xué)歷，焦作市中醫(yī)院綜合辦主任，檔案館員（中級職稱），研究方向：檔案管理。endprint