淺談企業(yè)人事檔案在人力資源管理中的重要性

蔣朝暉

摘 要：任何企業(yè)的發(fā)展都需要依靠人才，因而人力資源管理成為現(xiàn)代企業(yè)管理部門關(guān)注的焦點(diǎn)。然而人事檔案是人力資源管理工作不可或缺的一部分。本文主要討論人事檔案管理與人力資源管理是密不可分的。

關(guān)鍵詞：人事檔案 人事 企業(yè)管理 人力資源管理

1 人事檔案在企業(yè)管理中的重要性

1.1 材料的真實(shí)性、可靠性。企業(yè)要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進(jìn)行全面了解，主要內(nèi)容包括：進(jìn)取精神，道德品質(zhì)，各項(xiàng)特點(diǎn)，工作經(jīng)歷，特長、成績與貢獻(xiàn)等等。從而為企業(yè)進(jìn)行干部任免、調(diào)配、考察提供真實(shí)可靠有效的資料，選到合適人選，為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

1.2 人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計(jì)劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，如：新組建項(xiàng)目班子領(lǐng)導(dǎo)及員工之間的合理搭配。人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策和人力資源規(guī)劃的科學(xué)化、合理化，詳盡了解領(lǐng)導(dǎo)及員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析。

1.3 “人、檔統(tǒng)一”的管理原則。提高人力資源使用效率和使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合的重要途徑就是合理人力資源配置。人力資源并不是靜止的，人事檔案也不是固定保存在某一機(jī)關(guān)的組織、人事、勞動部門，它會隨著時(shí)間的推移，出現(xiàn)人員流動、崗位變化等情況，隨著人員的流動而不斷傳遞，“檔隨人走”是人事檔案的動態(tài)特征。謹(jǐn)防防發(fā)生“有檔無人”或“有人無檔”的現(xiàn)象，影響人力資源部門對員工的了解、培養(yǎng)和使用。從而使人力資源得到最佳的配置，使人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間合理流動。

2 人事檔案利用的現(xiàn)狀和困惑

雖然人事檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但是在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選人、用人、育人、留人等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點(diǎn)：

2.1 企業(yè)改革帶來一系列變化，如流動人員增加，外聘技術(shù)人員增加，使用期相對較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業(yè)識才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料幾乎空白。

2.2 人事檔案意識淡薄。我國的人事檔案不注重檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，填寫表格時(shí)隨心所欲，大約是在五年之內(nèi)才整理一次，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，履歷材料中，入黨時(shí)間、年齡不一致，鑒定材料滿是優(yōu)點(diǎn)。還有就是重要材料不能及時(shí)歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息，造成反映當(dāng)事人近期動態(tài)情況的材料不全面。

2.3 人事檔案內(nèi)容真?zhèn)舞b別。近幾年，人事檔案個(gè)人信息失真現(xiàn)象出現(xiàn)比較頻繁，面對真假難辨的信息，如：假職稱、假工齡、假學(xué)歷等，檔案管理人員只能被動接收信息，往往很難進(jìn)行有效的鑒定工作。而虛假的信息導(dǎo)致人事部門無法正確對職工做出評價(jià)。

2.4 管理水平的高低。人事檔案管理水平的高低直接影響人事檔案作用的發(fā)揮，人事檔案材料齊全，內(nèi)容充實(shí)，整理科學(xué)，制度健全，并在提供利用方面，始終保持優(yōu)質(zhì)服務(wù)狀態(tài)，他發(fā)揮的效益就顯著。反之，管理不善，材料殘缺，內(nèi)容老化，零散雜亂，利用事無處查尋，或不能提供一個(gè)人的全貌，那么人事檔案的作用只能是潛在因素。所以我們必須努力提高管理水平加速實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化，手段現(xiàn)代化，以便使人事檔案的作用，能全面為企業(yè)發(fā)揮其作用。

從事檔案管理的人員既不能獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，也不能獲得同職稱的同等待遇，又不能得到應(yīng)有的價(jià)值肯定。所以，在企業(yè)機(jī)構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。

3 提高人事檔案管理在企業(yè)管理中的作用

經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代信息和知識的發(fā)展、更新是飛速的，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。

3.1 及時(shí)增加人事檔案的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些著重反映個(gè)人科技水平、業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)及個(gè)人性格特征、興趣愛好等個(gè)性化的材料。使人事檔案更全面反映一個(gè)人在企業(yè)發(fā)展過程中的成長歷程，同時(shí)也為人力資源部門考核考察企業(yè)后備人才提供第一手的資料。

3.2 維護(hù)人事檔案的準(zhǔn)確、完整與安全。人事檔案是開展人力資源工作的依據(jù)，而材料的準(zhǔn)確性是能否發(fā)揮依據(jù)作用的前提，人事檔案在人力資源工作中的地位與作用，決定了它的內(nèi)容必須準(zhǔn)確可靠。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對人員信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對于企業(yè)較為重要的人員（如高管、專業(yè)技術(shù)人員）應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。

3.3 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，加強(qiáng)人事檔案的動態(tài)性管理，及時(shí)收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。

3.4 合理開發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)。人事檔案工作者要從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創(chuàng)新人事檔案工作，加強(qiáng)檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理服務(wù)向研究開發(fā)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理建設(shè)成為干部工作、人力資源工作，人才工作的信息庫和參謀部。同時(shí)，人事檔案在信息開發(fā)利用中必須保護(hù)個(gè)人的隱私與權(quán)力不受侵犯，該利用的利用，不得濫用或擴(kuò)散人事檔案中的數(shù)據(jù)信息。

人事檔案管理的問題一直倍受人力資源管理部門的關(guān)注和重視，但受到各種因素的影響，致使人事檔案在管理上存在不同程度上的影響和制約，從而得不到更好的發(fā)展，造成檔案的材料不齊全，從而給人力資源管理帶來了不可估量的損失。因此，要牢牢抓住改革帶來的一切機(jī)遇，認(rèn)清改革是加速人事檔案工作的大趨勢。樹立創(chuàng)新觀念，人才信息觀念和效益觀念，從而進(jìn)一步推動人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，把量化觀念、管理觀念、責(zé)任觀念、效益觀念有機(jī)結(jié)合起來，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。

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