法制聲像檔案數(shù)字化管理策略探析

邢東勇　王巖峰

摘 要：信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得法制聲像檔案的管理工作也逐漸朝向數(shù)字化的方向發(fā)展?；诖?，本文分析了法制聲像檔案數(shù)字化管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，闡述了風(fēng)險(xiǎn)控制以及圖片、錄像、光盤、聲像檔案的數(shù)字化管理這些法制聲像檔案數(shù)字化管理策略。

關(guān)鍵詞：法制聲像檔案 數(shù)字化管理 電子檔案

引 言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷更新，檔案管理工作也不斷朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。相比于紙質(zhì)檔案，聲像檔案主要以圖片、音像以及影像資料等形式存在，文字只是輔助的手段。法制聲像檔案將重要的事件以最為直觀的形式記錄了下來(lái)，有著十分重要的保存價(jià)值。所以，推行法制聲像檔案數(shù)字化管理，延長(zhǎng)其保存的時(shí)間、數(shù)量以及質(zhì)量有著十分重要的意義。

一、法制聲像檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險(xiǎn)分析

（一）數(shù)字化格式轉(zhuǎn)移的遷移風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于法制聲像檔案的保存來(lái)說(shuō)，格式的轉(zhuǎn)換有著十分重要的意義。在通常情況下，法制聲像檔案的格式轉(zhuǎn)換就是將壓縮格式轉(zhuǎn)換為另一種格式。這就意味著在轉(zhuǎn)換中，需要將法制聲像檔案先進(jìn)行解壓，然后在進(jìn)行壓縮[1]。在這樣的格式轉(zhuǎn)化過(guò)程中，很可能對(duì)法制聲像檔案的完整性以及真實(shí)性等都造成一定程度的影響。舉例來(lái)說(shuō)，WAV格式是法制聲音文件的源文件，由于其占據(jù)的空間較大，所以相關(guān)管理人員會(huì)在實(shí)際保存工作中將其進(jìn)行壓縮，但是這樣很可能會(huì)造成文件二進(jìn)制數(shù)據(jù)流配置的破壞。

（二）數(shù)字化硬盤存儲(chǔ)的設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)

在法制聲像檔案的數(shù)字化管理過(guò)程中，多數(shù)的影像信息會(huì)存儲(chǔ)在硬盤中。但是，一旦硬盤出現(xiàn)老化的現(xiàn)象，則必然會(huì)出現(xiàn)法制聲像檔案的損壞或丟失。所以，在進(jìn)行法制聲像檔案的數(shù)字化管理工作中，相關(guān)工作人員必須要對(duì)數(shù)字化硬盤存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制。在進(jìn)行數(shù)字化聲像檔案的硬盤存儲(chǔ)時(shí)，由于存儲(chǔ)的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，則很有可能出現(xiàn)聲像檔案資料的丟失，有些聲像檔案甚至?xí)霈F(xiàn)無(wú)法打開的情況。

二、法制聲像檔案數(shù)字化管理的策略

（一）圖片的數(shù)字化管理

現(xiàn)階段，檔案管理中保存著的法制圖片檔案包含紙質(zhì)檔案以及電子檔案兩種。在進(jìn)行法制聲像檔案的數(shù)字化管理時(shí)，如果紙質(zhì)檔案的數(shù)量較多且內(nèi)容相對(duì)豐富，則可以使用電子掃描儀對(duì)其進(jìn)行分批次的掃描?？梢詫⑾嚓P(guān)紙質(zhì)檔案劃分出不同的等級(jí)，對(duì)于重要程度較高的圖片紙質(zhì)檔案首先進(jìn)行掃描。同時(shí)，每一份紙質(zhì)檔案在掃描結(jié)束后，都要第一時(shí)間的配以說(shuō)明的文字，例如圖片拍攝的時(shí)間、地點(diǎn)、事件以及圖片的基本信息等等，這樣能夠?yàn)楹笃诘姆诸愐约肮芾砉ぷ魈峁﹨⒖?，使其工作更加方便。而?duì)于電子檔案，則可以直接將其上傳到檔案管理軟件中，利用管理軟件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的管理。

另外，對(duì)于一些年代較為久遠(yuǎn)或是清晰程度相對(duì)較低的圖片，可以使用PS等圖片處理軟件對(duì)其首先進(jìn)行修復(fù)，在進(jìn)行分類保存管理。

（二）錄像、光盤的數(shù)字化管理

在法制聲像檔案中，還存在著一定數(shù)量的以傳統(tǒng)載體為基礎(chǔ)的聲像檔案，也就是以錄像帶以及光盤等為代表的法制聲像檔案。對(duì)于這些檔案進(jìn)行數(shù)字化管理中，工作人員可以充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息并保存進(jìn)計(jì)算機(jī)的硬盤中，實(shí)現(xiàn)檔案資料的長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)。數(shù)字化的法制聲像檔案的管理方式能夠提升管理工作的便利性以及快捷性。

將錄像、光盤等傳統(tǒng)法制聲像檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，可以將每一份電子檔案編制出唯一的文件號(hào)碼、分類號(hào)以及檔案號(hào)，使得后續(xù)的管理以及查找工作更加的便捷。在數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，也要重視起源文件的作用。為了提升傳統(tǒng)法制聲像檔案的保存年限，不僅要進(jìn)行電子檔案的備份，還要對(duì)源文件進(jìn)行妥善的保管。

（三）聲像檔案的數(shù)字化管理

相關(guān)管理人員在進(jìn)行法制聲像檔案的數(shù)字化管理工作中嗎，要對(duì)相關(guān)管理技術(shù)以及設(shè)計(jì)的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行充分的重視，要成立專門的研究小組，對(duì)法制聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)行深入的探究，并確定不同分工的管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，法制聲像檔案的管理部門還要制定出檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化與管理工作的時(shí)間表，對(duì)于轉(zhuǎn)化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行第一時(shí)間的處理。另外，相關(guān)管理人員還要對(duì)已經(jīng)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的法制聲像檔案進(jìn)行定期的復(fù)制以及轉(zhuǎn)存處理，使得法制數(shù)字化聲像檔案保存的時(shí)間更加長(zhǎng)久。

（四）法制數(shù)字化聲像檔案遷移風(fēng)險(xiǎn)的控制

在法制數(shù)字化聲像檔案的遷移過(guò)程中，檔案內(nèi)容被損壞的概率較高，所以相關(guān)管理人員必須對(duì)遷移過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。在進(jìn)行檔案遷移的過(guò)程中，相關(guān)工作人員以及充分的利用國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)，即《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002，使用WAV、MP3、MPEG、AVI這些統(tǒng)一的格式對(duì)法制聲像檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理[2]。同時(shí)，也要在檔案載體的外部標(biāo)注統(tǒng)一的管理編號(hào)，方便后續(xù)的查找與使用工作。這種統(tǒng)一格式的保存方式能夠最大程度的保證檔案信息的長(zhǎng)期可讀。

目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，在法制聲像檔案的管理工作中，相關(guān)管理人員也可以利用大數(shù)據(jù)管理方法，對(duì)大容量的硬盤、網(wǎng)絡(luò)云盤等載體進(jìn)行充分的利用，進(jìn)行檔案信息的有效備份，提升存儲(chǔ)的時(shí)間。

（五）法制數(shù)字化聲像檔案硬盤存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)的控制

在進(jìn)行法制聲像檔案的數(shù)字化管理中，多數(shù)的電子檔案都被存儲(chǔ)在硬盤中。這意味著，硬盤的安全性以及可靠性直接影響著電子文檔的可取、可讀以及可利用性。為了有效的控制硬盤存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)管理人員可以充分利用硬盤健康安全監(jiān)測(cè)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)在用戶對(duì)硬盤中的法制聲像檔案進(jìn)行查找與使用的同時(shí)，對(duì)硬盤的運(yùn)行狀態(tài)以及安全性進(jìn)行檢測(cè)。可以使用自監(jiān)測(cè)、分析以及報(bào)告的相關(guān)技術(shù)，對(duì)磁盤、磁頭等進(jìn)行監(jiān)測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，則可以自動(dòng)發(fā)出警報(bào)，降低硬盤的運(yùn)行速度，并將重要的檔案資料轉(zhuǎn)移到安全扇區(qū)，或?qū)ξ募M(jìn)行備份。

總 結(jié)

綜上所述，在進(jìn)行法制聲像檔案的數(shù)字化管理中，存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。相關(guān)管理人員在完成對(duì)檔案遷移風(fēng)險(xiǎn)、硬盤存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)的控制基礎(chǔ)上，還要進(jìn)行圖片、錄像、光盤、聲像檔案的數(shù)字化管理，做好備份工作，并重視源文件的保管。這樣的方式提升了數(shù)字化管理的水平，延長(zhǎng)了檔案保管的年限。

參考文獻(xiàn)：

[1] 周成龍.數(shù)字化背景下聲像檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2017（08）：57-60.

[2] 王雪飛.數(shù)字化背景下聲像檔案管理的若干思考[J].大眾科技，2011（10）：247-248.

作者簡(jiǎn)介：邢東勇（1974-11-18）， 男，民族：漢族。工作單位：四平市人民政府法制辦公室。 王巖峰，在吉林省伊通滿族自治縣營(yíng)林調(diào)查設(shè)計(jì)隊(duì)工作。助理館員