文書檔案現(xiàn)代化管理策略分析

葉偉

摘 要：各機關單位在社會活動過程中會產(chǎn)生大量的文書檔案，隨著文書檔案數(shù)量的增加，利用傳統(tǒng)方式對其進行管理會存在較大的難度，在當前信息化技術快速提升的新形勢下，運用現(xiàn)代化技術和方法來加強文書檔案管理工作，可以有效的提高文書檔案的管理水平，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化。文中分析了文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢，并進一步對加強文書檔案現(xiàn)代化管理的策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；優(yōu)勢；策略

文檔檔案作為重要的檔案資源，同時也是構成各種政務活動的重要要素。近年來網(wǎng)絡信息技術取得了較快的發(fā)展，文書檔案現(xiàn)代化管理已成為檔案管理和利用的必然趨勢。因此在實踐工作中，各機關單位在文書檔案數(shù)量不斷增加的新形勢下，需要做好文書檔案的現(xiàn)代化管理工作，全面提高文書檔案管理工作的效率，確保文書檔案能夠與新形勢發(fā)展需求更好的適應。

一、文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案歸檔人員的工作效率

通過做好文書檔案現(xiàn)代化管理工作，可以進一步規(guī)范文書檔案管理的流程，改變傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，全面提高文書檔案管理工作的效率。而且通過運用計算機技術來對文書檔案進行整理和歸檔，可以有效的減輕檔案管理人員的工作量，文件信息資料的收集、存放、分類等工作更為快捷和便利，提高檔案管理工作的效率。

（二）提高檔案的查閱速度

利用現(xiàn)代化管理方式來做好文書檔案管理工作，可以有效的提高文件查閱速度。在實際工作中，通過運用計算機網(wǎng)絡技術能夠隨時對文書檔案資源進行檢索，檔案使用者在利用檔案信息時不受時間和空間的限制，能夠在極短時間內查到自己所需要的資料，有利于檔案利用工作的效率的大幅度提高，實現(xiàn)了人力和物力資源的有效節(jié)約。

（三）提高文件的傳遞速度和安全性

文書資料在日常公文處理過程中，傳遞時極易發(fā)生丟失的情況。通過運用計算機技術和網(wǎng)絡技術，文書資料可以通過網(wǎng)絡進行傳遞和流轉，有效的提高了文書資料的傳遞速度，保證了文件的安全性。同時還可以通過檔案管理系統(tǒng)來對檔案密級進行確定，并設置具體的操作權限，以此來保證文書檔案信息的安全。另外，現(xiàn)代化管理方式下的電子文書檔案，有效的提高了檔案信息的利用率和檔案管理工作的效率。

二、加快文書檔案現(xiàn)代化管理的策略分析

（一）建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義?，F(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業(yè)單位應當摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等?，F(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

（二）應用先進手段實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理

當前辦公自動化系統(tǒng)得以普及，在具體辦公過程中，通過OA流轉即能夠完成收文和發(fā)文，這就要求檔案管理人員要加快文書檔案管理觀念的轉變，充分的利用現(xiàn)代化化手段來提高文書檔案的管理水平。因此在文書檔案管理工作中，需要充分的運用現(xiàn)代化管理軟件，依托于計算機技術來對文書檔案進行整理、儲存和查閱。同時還要通過創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，實現(xiàn)來完成公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫對接，這樣電子文件數(shù)據(jù)通過辦公自動化系統(tǒng)即能夠直接進入到檔案管理系統(tǒng)中，完成歸檔工作。而且有效的保證了紙質檔案與電子文檔之間信息的一致性。另外，各機關單位還要通過運用相應的軟件來加快推動檔案管理信息系統(tǒng)的建設，在保證文書檔案質量的基礎上，全面提升文書檔案的應用價值，加快促進文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（三）提高文書檔案檢索效率

在文書檔案檢索方面，首先通過對當前的文書檔案進行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除，以減少文書檔案管理工作中內容的重復性；而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現(xiàn)標準化與科學化的前提。其次，通過對文書檔案進行組合，對于一些內容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴格按照相關標準來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準確性與效率。因為實施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。

（四）不斷完善和健全文書檔案管理體系

為了能夠更好的提高文書檔案管理水平，需要在日常工作中注重構建完善的文書檔案管理體系，進一步完善文書檔案管理要求。在實際工作中，各單位需要針對自身的實際情況，并按照文書檔案管理的要求來建立健全文書檔案管理體系。同時還要注重文書檔案綜合管理水平的提升，各部門之間在日常工作要做好協(xié)調工作，加強工作中的交流和配合，確保實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬏敽蛯崿F(xiàn)對文書信息的完整記載。文書檔案管理工作是一項長期性及繁瑣的工作，需要在實際工作中配備專業(yè)的檔案管理人員，并在實際工作嚴格按照具體的要求來做好檔案資料的收集和整理工作，確保檔案管理人員整體素質的提升，并對每一個檔案人員的相應職責進行明確，全面提升文書檔案現(xiàn)代化管理的質量。

三、結束語：

機關單位文書檔案管理水平直接體現(xiàn)出其基礎性管理工作的水平，因此在當前新形勢下，文書檔案管理工作要與時代發(fā)展需要相適應，進一步完善相關的管理制度，并充分的運用現(xiàn)代化的管理方法和手段，全面提升文書檔案的檢索效率，并在日常工作中重視檔案管理人員的培訓工作，以此來推動文書檔案工作的現(xiàn)代化、標準化和規(guī)范化發(fā)展進程，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

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