礦業(yè)權(quán)檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

楊玲+許書平+吳玉龍+宋元

摘要：本文從礦業(yè)權(quán)檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，就其存在的礦業(yè)權(quán)文件歸檔工作進展緩慢、礦業(yè)權(quán)檔案保管工作有待提升、查詢利用不便等問題，提出加快完善檔案歸檔類目表及分類，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化；加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管條件；推進數(shù)字檔案館互聯(lián)互通，促進檔案資源共享等對策。

關(guān)鍵詞：礦業(yè)權(quán)檔案檔案管理檔案工作

2014年，國務(wù)院辦公廳、中央辦公廳聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確要求“各單位檔案機構(gòu)要認(rèn)真履行職責(zé)，建立健全文件材料歸檔制度”。礦業(yè)權(quán)檔案是依法行政和維護礦業(yè)權(quán)合法權(quán)益的重要憑證資料，作為國土資源檔案的重要門類之一，在新形勢下，更要順應(yīng)時代要求，建立現(xiàn)代化的礦業(yè)權(quán)檔案管理制度，以實現(xiàn)礦業(yè)權(quán)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

一、礦業(yè)權(quán)檔案管理現(xiàn)狀

（一）礦業(yè)權(quán)文件立卷歸檔工作步入正軌

國土資源部礦業(yè)權(quán)檔案歸檔管理工作可分為四個階段：一是1998年至2004年的探索期，它為建立礦業(yè)權(quán)立卷歸檔管理制度奠定基礎(chǔ)；二是2005年至2012年的實踐期，主要表現(xiàn)為執(zhí)行礦業(yè)權(quán)立卷歸檔管理制度；三是2013年至2014年的攻堅期，體現(xiàn)為集中精力完成礦業(yè)權(quán)文件立卷歸檔工作；四是2015年以后，礦業(yè)權(quán)文件歸檔工作步入日?；芾碥壍馈Ｖ档靡惶岬氖?，2005年，國土資源部聯(lián)合國家檔案局下發(fā)了《關(guān)于發(fā)布<礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范>行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的通知》（國土資發(fā)〔2005〕69號）。它主要明確了國土資源礦業(yè)權(quán)文件的歸檔、保管和利用的責(zé)任主體，要求國土資源礦業(yè)權(quán)登記管理部門對礦業(yè)權(quán)建立、監(jiān)督、變更、注銷管理工作中，直接形成的、具有保存價值的文字、圖標(biāo)、聲像、電子文件等進行收集、整理和立卷，以確保國土資源礦業(yè)權(quán)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。截至2016年，共完成15000余件礦業(yè)權(quán)文件和相關(guān)材料的歸檔整理工作。

（二）礦業(yè)權(quán)檔案信息化水平逐步提高

依據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合國土資源檔案管理實際情況，建設(shè)了國土資源數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，并把礦業(yè)權(quán)檔案納入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中。目前，已經(jīng)實現(xiàn)了礦業(yè)權(quán)業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)與國土資源數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)的對接，能夠做到電子文件的實時歸檔，審批一件，歸檔一件。

（三）礦業(yè)權(quán)檔案公開利用數(shù)量呈增長趨勢

2013年以來，查閱礦業(yè)權(quán)檔案的數(shù)量呈爆炸性增長趨勢，兩年多共查閱礦業(yè)權(quán)檔案1000余件。查閱者涉及審計、紀(jì)委、巡視組、公安、檢察院、法院等單位。具體而言，一是2013年5月至2013年底，審計署對國土資源部開展礦產(chǎn)資源專項審計期間，查閱礦業(yè)權(quán)檔案數(shù)量多達(dá)幾百件；二是紀(jì)委、公檢法等單位在查辦案件時，查閱礦業(yè)權(quán)檔案數(shù)量多達(dá)幾百件；三是中央巡視組2013年底巡視國土資源部時，為了解掌握礦產(chǎn)資源管理相關(guān)工作，查閱礦業(yè)權(quán)檔案上百件；四是審計署自2013年以來連續(xù)三年對全國20個?。▍^(qū)、市）開展礦產(chǎn)資源專項審計的過程中，涉及國土資源部審批登記發(fā)證的礦業(yè)權(quán)項目時，查閱礦業(yè)權(quán)檔案數(shù)十件。

二、礦業(yè)權(quán)檔案管理存在的主要問題

（一）礦業(yè)權(quán)文件歸檔工作進展緩慢

礦業(yè)權(quán)文件立卷歸檔相關(guān)規(guī)定受限因素較多，且滯后管理實際，嚴(yán)重影響礦業(yè)權(quán)檔案管理的工作快速開展。一是雖然2005年發(fā)布了《礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范》，但是由于受各方面因素的限制，例如重視程度不夠、保障程度不足、歸檔人員不固定和缺乏系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)、支撐力量缺失、硬件條件簡陋、歸檔管理制度不健全等多種原因，礦業(yè)權(quán)文件歸檔管理制度未能夠得到有效執(zhí)行，嚴(yán)重影響著礦業(yè)權(quán)檔案管理工作的更好開展。二是自2005年以來，礦業(yè)權(quán)審批內(nèi)容、審批程序、方式等均發(fā)生了較大變化，礦業(yè)權(quán)申請材料和審批過程中形成的審批文件也隨之發(fā)生較大變化，如探礦權(quán)、采礦權(quán)價款評估從確認(rèn)改為備案制，外商投資企業(yè)申請勘查不再需批準(zhǔn)等；按照陽光行政要求，實行礦業(yè)權(quán)受理公示和結(jié)果公開制度，形成公示公開信息材料；建立礦業(yè)權(quán)有形市場，礦業(yè)權(quán)轉(zhuǎn)讓一律需要進場交易，增加了交易機構(gòu)鑒證書的要件等等。上述變化直接影響到礦業(yè)權(quán)檔案的立卷歸檔。例如，在進行礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔時，需要歸檔的文件與《礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范》規(guī)定的歸檔文件有較大出入的情況時有發(fā)生。

（二）礦業(yè)權(quán)檔案保管工作有待提升

2005年以前，國土資源部地質(zhì)勘查司和礦產(chǎn)開發(fā)管理司在對礦業(yè)權(quán)文件歸檔時，各自參考其他專業(yè)文件立卷歸檔要求，未能及時向檔案管理部門正式移交，形成了大量探礦權(quán)、采礦權(quán)檔案資料的積壓，且分散堆積在各自的辦公場所內(nèi)。加上礦業(yè)權(quán)文件立卷歸檔整理時，曾在賓館、中國地質(zhì)大學(xué)圖書館、國土資源部其他下屬事業(yè)單位等多個地方臨時租借辦公用房，這些場地既沒有安裝防火、防盜、防水設(shè)施，更沒有安裝防潮、防塵、防鼠、防光、防蟲措施，存在巨大的安全隱患。2005年以后，雖然礦業(yè)權(quán)檔案由部檔案室統(tǒng)一管理，但是檔案庫房嚴(yán)重脹庫的情況仍較為突出。

（三）礦業(yè)權(quán)檔案查詢利用不便

目前，礦業(yè)權(quán)文件按年度歸檔，即分年度、分礦業(yè)權(quán)將礦業(yè)權(quán)文件進行歸檔，這樣的歸檔方式操作簡單，但是沒有較好地體現(xiàn)出礦業(yè)權(quán)檔案及相關(guān)檔案之間的關(guān)聯(lián)性，利用起來較為不便。例如，探礦權(quán)需要經(jīng)歷新立、延續(xù)、保留、注銷等審批環(huán)節(jié)，有些還要經(jīng)歷變更審批；采礦權(quán)需要經(jīng)歷劃定礦區(qū)范圍批復(fù)、采礦權(quán)新立，有些還要經(jīng)歷延續(xù)、變更、注銷等審批環(huán)節(jié)。每次審批都會形成一個新的礦業(yè)權(quán)檔案，這些新形成的礦業(yè)權(quán)文件的歸檔是按年度分別存放的。而在礦業(yè)權(quán)檔案實際管理中，調(diào)取檔案查閱、統(tǒng)計分析、利用時，常常涉及礦業(yè)權(quán)從探礦權(quán)新立后的所有全部審批檔案資料，這樣勢必造成利用上的不便。

三、礦業(yè)權(quán)檔案管理的建議

（一）完善礦業(yè)權(quán)文件歸檔范圍及檔案分類，實現(xiàn)礦業(yè)權(quán)檔案管理規(guī)范化

一是修改完善礦業(yè)權(quán)文件歸檔范圍。根據(jù)礦業(yè)權(quán)審批登記管理工作實際，需要重新制定新的礦業(yè)權(quán)文件歸檔范圍。同時，對于一些礦業(yè)權(quán)審批過程中，因?qū)徟ぷ餍枰?，形成的歸檔范圍以外的文件材料，在歸檔時要做好鑒定工作，對有價值的文件材料的要歸檔保存，確保做到應(yīng)歸盡歸；對沒有價值的文件材料，要按銷毀程序進行處理。二是修改完善礦業(yè)權(quán)檔案分類方案。建議將原來的探礦權(quán)管理類、采礦權(quán)管理類和礦產(chǎn)資源儲量管理類等三大類，調(diào)整為探礦權(quán)管理類、采礦權(quán)管理類兩大類；將探礦權(quán)管理類中的探礦權(quán)新立管理類、變更管理類、監(jiān)督管理類和注銷管理類等四小類，調(diào)整為探礦權(quán)新立管理類、延續(xù)管理類、變更管理類、保留管理類、試采管理類和注銷管理類等六小類；將采礦權(quán)管理類中的采礦權(quán)新立管理類、變更管理類、監(jiān)督管理類和注銷管類四小類，調(diào)整為采礦權(quán)新立管理類、延續(xù)管理類、變更管理類和注銷管理類等四小類。使礦業(yè)權(quán)檔案管理更加科學(xué)規(guī)范、檔案利用更加便捷高效。

（二）加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管條件

為最大限度地延長礦業(yè)權(quán)檔案壽命，既要防止人為損毀，又要防止自然損毀。因此，除要求礦業(yè)權(quán)檔案管理人員提高檔案保護技術(shù)專業(yè)技能、提高科學(xué)管理水平外，改善檔案庫房、裝具及保管保護的設(shè)備設(shè)施等也是極為重要的。對新建礦業(yè)權(quán)檔案館來說，要嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，把檔案館建成面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷的檔案保管基地、檔案利用中心、電子文件備份中心。在日常管理中，做好檔案管理防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防陽光、防蛀、防腐等工作，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全。

（三）推進檔案信息化進程，促進檔案資源共享

按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的要求，基于“國土資源云”提出的系統(tǒng)架構(gòu)要求，建立國土資源數(shù)字檔案室，實現(xiàn)檔案應(yīng)用及服務(wù)的統(tǒng)一部署與管理、統(tǒng)一分發(fā)與監(jiān)控，并通過“云服務(wù)”的模式對外提供服務(wù)。即采用“應(yīng)用一級部署，系統(tǒng)分級管理，三網(wǎng)絡(luò)服務(wù)”的模式，將國土資源部數(shù)字檔案室系統(tǒng)部署在部機關(guān)涉密內(nèi)網(wǎng)，并通過國土資源涉密傳輸網(wǎng)絡(luò)接入各派出土地督察局、地調(diào)局及部屬事業(yè)單位，同時利用國土資源部門戶網(wǎng)站，向社會公眾提供檔案查詢服務(wù)。此外，針對由于礦業(yè)權(quán)檔案及相關(guān)檔案缺乏關(guān)聯(lián)性導(dǎo)致的利用不便問題，2015年通過數(shù)字檔案室建設(shè)整合了檔案資源，將每個礦業(yè)權(quán)歷次辦理審批登記的檔案資料進行相互關(guān)聯(lián)，只需搜索到該礦業(yè)權(quán)任何一次審批登記檔案資料，在其關(guān)聯(lián)檔案資料中，就可以從礦業(yè)權(quán)歸檔系統(tǒng)中快速便捷地查閱該礦業(yè)權(quán)歷次辦理審批登記的所有檔案資料，全面了解該礦業(yè)權(quán)歷史演變過程，而不需專程到原登記管理機關(guān)借閱檔案資料，并且較好地解決了目前普遍存在的探礦權(quán)與采礦權(quán)因?qū)徟怯浌芾頇C關(guān)不一致，礦業(yè)權(quán)檔案資料難以共享的問題。

*本文為“國土資源部國土資源戰(zhàn)略研究重點實驗室資助成果”資助（項目編號：KFS201704）的研究成果。endprint