淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作

邵會民

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，在此時(shí)代背景下，各行各業(yè)都面臨著對龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，越來越認(rèn)識到對自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性和迫切性，檔案管理工作也不例外。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理工作；功能作用

軍隊(duì)檔案管理是以保存部隊(duì)檔案并提供檔案資料為其他各項(xiàng)工作的一項(xiàng)重要工作，其直接面對著對元數(shù)據(jù)的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務(wù)。然而面對當(dāng)今各類信息、數(shù)據(jù)的大爆炸，傳統(tǒng)檔案管理的方式方法已明顯感覺有些吃力。為了較好的利用這龐大的數(shù)據(jù)為我部隊(duì)建設(shè)所用，我們引進(jìn)當(dāng)前時(shí)代的一個(gè)新名詞——大數(shù)據(jù)，用新的理念、方法和手段不斷改進(jìn)、革新檔案管理工作。

1 大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響

哈佛大學(xué)社會學(xué)教授加里金說：“這是一場革命，龐大的數(shù)據(jù)資源使得各個(gè)領(lǐng)域開始了量化進(jìn)程，無論學(xué)術(shù)界、商界還是政府，所有領(lǐng)域都將開始這種進(jìn)程”。大數(shù)據(jù)技術(shù)能實(shí)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)的融合，減弱了對“因果關(guān)系”的要求，取而代之的是數(shù)據(jù)間的相關(guān)關(guān)系，給人們的生活、工作乃至思維都產(chǎn)生了巨大變革?？梢姡髷?shù)據(jù)時(shí)代的到來，對整個(gè)世界都已經(jīng)產(chǎn)生了巨大影響，具體到軍隊(duì)檔案管理領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)的功能作用以及其對檔案管理工作的影響則主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

一是分析判斷能力強(qiáng)，方便了電子文件的鑒定和索引。大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文件以指數(shù)級的速度增長，給電子文件的管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，雖然我們知道浩瀚的電子文件中蘊(yùn)藏著巨大的“金礦”，但我們逐漸發(fā)現(xiàn)想要從這些電子文件中“淘金”比紙質(zhì)文件還困難。面對著巨量的電子文件，逐一閱讀每一份電子文件的原文恐怕實(shí)在是無能為力。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的強(qiáng)大功能作用為上述問題的解決提供了有效的幫助。在普通的硬件上安裝大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器，就能收集數(shù)據(jù)形成的龐大的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)軟件可以為機(jī)器生成的海量數(shù)據(jù)建立索引，將其整理成可以搜索的鏈接，這正是檔案工作迫切需要的技術(shù)。除此之外大數(shù)據(jù)技術(shù)還能完成數(shù)據(jù)的分類、數(shù)據(jù)的挖掘，從而使檔案管理擁有應(yīng)對越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)的分析能力。

二是處理技術(shù)手段高，解決了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理難題。大數(shù)據(jù)類型繁多，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，至2012年末，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占有比例達(dá)到整個(gè)數(shù)據(jù)量的75%以上。面對著快速增長的非結(jié)構(gòu)化文件，檔案工作者在進(jìn)行電子文件管理時(shí)困難重重，現(xiàn)在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫，如SQL已經(jīng)既可以做關(guān)系數(shù)據(jù)，也可以做空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而且基于對象的存儲架構(gòu)可以在一個(gè)系統(tǒng)中管理十億級別的文件數(shù)量，還不會像傳統(tǒng)存儲一樣遭遇元數(shù)據(jù)管理的困擾，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案工作者管理非結(jié)構(gòu)化電子文件的問題提供了解決之道。

三是數(shù)據(jù)存儲容量大，避免了海量信息和數(shù)據(jù)的丟失。近年以來，在檔案數(shù)據(jù)庫的使用過程中，常常會碰到無法向數(shù)據(jù)庫中增加新的檔案數(shù)據(jù)的情況。要想安全地存儲巨量的檔案數(shù)據(jù)，不可能一味的蓋大樓、蓋機(jī)房，這就要求我們必須優(yōu)化存儲、提高效率和節(jié)約成本，其實(shí)比起其他諸如電信行業(yè)、通信行業(yè)、電子商務(wù)等行業(yè)面臨的數(shù)據(jù)存儲空間問題，其實(shí)檔案行業(yè)的存儲空間問題只是小巫見大巫，大數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域已經(jīng)具有相當(dāng)?shù)某墒於?，這也說明大數(shù)據(jù)技術(shù)對于解決存儲海量數(shù)據(jù)問題的有用性，這些公司使用大數(shù)據(jù)的經(jīng)驗(yàn)對檔案行業(yè)解決數(shù)據(jù)的存儲問題具有高度的借鑒意義。

2 檔案管理運(yùn)用大數(shù)據(jù)的策略

既然大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，而且其功能作用對部隊(duì)檔案管理工作有著較為深遠(yuǎn)的影響，運(yùn)用得當(dāng)，大數(shù)據(jù)將給我軍檔案管理工作帶來前所未有的成功，那么如何將大數(shù)據(jù)的理念較好地運(yùn)用到檔案管理工作中來呢？

2.1 建立檔案資源管理中心

大數(shù)據(jù)技術(shù)支持龐大數(shù)據(jù)的存儲和處理，使檔案資源的統(tǒng)一管理成為可能。為了維護(hù)檔案的安全及對檔案資源的綜合掌控，檔案需要備份，目前檔案館采用的是檔案的電子備份，檔案部門是否可以在全軍范圍內(nèi)建立一個(gè)區(qū)域或者檔案備份中心，并且各部隊(duì)檔案部門能夠做到資源共享呢？只要通過嚴(yán)密驗(yàn)證和科學(xué)規(guī)劃，這一措施是完全可行的。若全軍的檔案數(shù)據(jù)資源能集中起來，那么利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案資源的管理、開發(fā)和利用將指日可待。

2.2 培養(yǎng)大數(shù)據(jù)分析的專業(yè)人才

外界企業(yè)通過尋求和專門的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，較好的運(yùn)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)。而檔案管理牽扯到部隊(duì)保密工作，若想引入大數(shù)據(jù)，又要有效防止信息數(shù)據(jù)的泄露，就必須加緊健全信息化檔案管理人才隊(duì)伍，花大力氣培養(yǎng)大數(shù)據(jù)分析的部隊(duì)專業(yè)技術(shù)人才，方能有效避免擁有大量數(shù)據(jù)卻不懂?dāng)?shù)據(jù)分析的尷尬。

2.3 開發(fā)大數(shù)據(jù)分析工具

部隊(duì)檔案管理區(qū)別于地方，存在特殊性和敏感性。這就要求我們必須結(jié)合部隊(duì)實(shí)際及檔案建設(shè)的特點(diǎn)，開發(fā)出一套符合我們自己的大數(shù)據(jù)分析工具。

3 檔案管理運(yùn)用大數(shù)據(jù)應(yīng)注意的事項(xiàng)

盡管大數(shù)據(jù)能給檔案管理工作帶來諸多好處，但是這也不能掩蓋大數(shù)據(jù)背后存在的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。一是失泄密問題。檔案信息資源的開發(fā)和利用會涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問題，如果這些數(shù)據(jù)信息被敵特分子竊取，將給我們國家安全造成強(qiáng)烈的影響。二是預(yù)測分析錯(cuò)誤問題。畢竟，大數(shù)據(jù)的核心思想就是用規(guī)模劇增來改變現(xiàn)狀，其打破我們傳統(tǒng)思維模式，將重點(diǎn)關(guān)注在“相關(guān)關(guān)系”上，所有預(yù)測分析都會有失誤的時(shí)候，運(yùn)用大數(shù)據(jù)預(yù)測來判斷和懲罰官兵的潛在行為，這是對公平公正以及自由意志的一種褻瀆，同時(shí)也輕視了決策過程中深思熟慮的重要性。三是濫用職權(quán)的工具。如果我們冒險(xiǎn)把部隊(duì)事故案件的防范交到數(shù)據(jù)手中，這實(shí)際上是一種濫用。應(yīng)用得當(dāng)，大數(shù)據(jù)會是我們合理決策過程中的有力武器；倘若運(yùn)用不當(dāng)，它就可能會變成部分人員濫用職權(quán)的工具，輕則傷害官兵的利益，重則損害官兵的人身安全，所冒的風(fēng)險(xiǎn)比想象中要大很多。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，對檔案管理工作來說既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，檔案工作者需要努力抓住這個(gè)機(jī)遇，同時(shí)也要嚴(yán)肅對待風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和完善，大數(shù)據(jù)必有廣闊的應(yīng)用前景，檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代將獲得巨大的突破，檔案信息資源中蘊(yùn)藏著的巨大知識寶藏將會真正得以開發(fā)和利用。

參考文獻(xiàn)

[1][英]維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼思·庫克耶.大數(shù)據(jù)時(shí)代[M].浙江人民出版社，2013.

[責(zé)任編輯：劉展]

（作者單位：黑龍江省肇東市氣象局）