電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案管理的探討與實(shí)踐

李紅梅

青海省電力設(shè)計(jì)院

電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案管理的探討與實(shí)踐

李紅梅

青海省電力設(shè)計(jì)院

電力工程建設(shè)質(zhì)量與安全情況關(guān)系著人們的生命健康安全，為此，檔案全過(guò)程管理的重要性是不言而喻的。這就需要總承包部門(mén)把工程相關(guān)資料的形成與整理工作融人到工程建設(shè)當(dāng)中來(lái)，真正的落實(shí)每位工程參與方、參與個(gè)人在檔案全過(guò)程管理中的職責(zé)，唯有做好電力工程建設(shè)全過(guò)程資料的形成與積累的科學(xué)掌控，才能夠創(chuàng)建完整、精準(zhǔn)統(tǒng)一的電力工程建設(shè)檔案體系。

電力工程建設(shè)；總承包項(xiàng)目；檔案管理

隨著電力設(shè)計(jì)行業(yè)業(yè)務(wù)范圍的不斷延伸，電力設(shè)計(jì)單位承擔(dān)輸變電、發(fā)電工程的總承包項(xiàng)目，打破了單一設(shè)計(jì)的局面，拓寬了業(yè)務(wù)。電力工程總承包項(xiàng)目檔案真實(shí)地記錄和反映了工程項(xiàng)目勘測(cè)、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行等工程建設(shè)全過(guò)程，同時(shí)在工程建設(shè)過(guò)程中也產(chǎn)生了各種類(lèi)型的文件材料，如何按照檔案管理的一般規(guī)律對(duì)工程建設(shè)中產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行管理，是工程總承包單位需要解決、思考的問(wèn)題。因此，做好工程總承包檔案管理工作十分重要。

1 電力工程總承包檔案管理的特點(diǎn)

電力工程總承包的檔案形成渠道多，牽涉面廣、專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，參建單位比較多，不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同性質(zhì)的單位都有可能，同時(shí)，在實(shí)際工作中，電力行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)與其他行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)有些規(guī)定會(huì)存在差異，來(lái)自不同行業(yè)的參建單位檔案人員對(duì)電力檔案見(jiàn)解不同，眾說(shuō)紛紜，經(jīng)常為執(zhí)行哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)而爭(zhēng)論不休。因此，總承包檔案管理過(guò)程中，除了深入了解本身電力行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，還要必須了解與之有關(guān)聯(lián)的行業(yè)或?qū)I(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要組織，協(xié)調(diào)溝通，指導(dǎo)各參建方的檔案管理工作，保證整個(gè)總承包項(xiàng)目的檔案管理工作有序開(kāi)展。

2 電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案管理的策略

2.1 電力工程項(xiàng)目檔案管理事前控制

2.1.1 檔案管理責(zé)任劃分與職責(zé)分配?？偝邪髽I(yè)應(yīng)在與建設(shè)單位、分包商簽訂的工程合同中明確訂立有關(guān)工程檔案管理?xiàng)l款，明確有關(guān)方對(duì)文件材料整理與歸檔的責(zé)任、歸檔的份數(shù)、歸檔的時(shí)間等。根據(jù)建設(shè)單位和國(guó)家檔案管理部門(mén)對(duì)原件歸檔的要求，確定原件歸檔的份數(shù)。定期召開(kāi)參建單位檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，協(xié)調(diào)和解決檔案資料在收集和積累過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題，不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。使檔案管理工作者對(duì)檔案資料有目的地進(jìn)行收集，有秩序地進(jìn)行整理，有制度地進(jìn)行管理。

2.1.2 建立檔案管理制度。為了保證電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的有序進(jìn)行，必須從一開(kāi)始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類(lèi)、整理、立卷歸檔，以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。

2.2 電力工程項(xiàng)目檔案管理事中控制

2.2.1 工程設(shè)計(jì)階段檔案管理。電力工程涉及面廣，牽涉林業(yè)、交通、國(guó)土等多個(gè)政府部門(mén)，同時(shí)電力線路經(jīng)常會(huì)跨越幾個(gè)縣市，甚至幾個(gè)省，如果沒(méi)有各部門(mén)的批復(fù)，工程將不能開(kāi)展。因此，在設(shè)計(jì)階段對(duì)各部門(mén)檔案資料的收集工作，是工程進(jìn)入下一階段工作的必要條件。

2.2.2 工程建設(shè)階段檔案管理。在工程施工前期準(zhǔn)備階段中，主要產(chǎn)生的檔案資料有：施工承包合同、施工圖會(huì)審記錄、施工組織設(shè)計(jì)方案、工程開(kāi)工報(bào)告等。在工程施工過(guò)程中，施工單位會(huì)提交各種施工任務(wù)書(shū)、工程施工記錄、質(zhì)量事故報(bào)告、隱蔽工程中間驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。這個(gè)階段所產(chǎn)生的大量技術(shù)文件、圖紙、照片、資料都是反映整個(gè)工程各階段面貌的原始記錄，它記載著每一個(gè)階段的真實(shí)情況。這些檔案資料是電業(yè)生產(chǎn)廠家進(jìn)行后期生產(chǎn)、維護(hù)、改造、擴(kuò)建不可缺少的依據(jù)。只有完整收集該階段的檔案資料，進(jìn)行系統(tǒng)地整理、科學(xué)地管理，才能為電力生產(chǎn)廠家提供有價(jià)值的參考檔案。

在工程施工過(guò)程中，檔案管理員要經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)，熟悉整個(gè)工程的進(jìn)展情況，與工程技術(shù)人員配合，指導(dǎo)監(jiān)督和檢查形成的檔案資料是否符合歸檔要求，從歸檔資料的數(shù)量到編制竣工圖圖幅、圖標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)，圖紙的折疊尺寸、規(guī)格，文字材料的紙張質(zhì)量、書(shū)寫(xiě)的要求、案卷裝訂的標(biāo)準(zhǔn)，以及封面、卷內(nèi)文件的組成等方面，都一一提出具體的規(guī)定要求，并體現(xiàn)到制度中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正在檔案資料積累和形成過(guò)程中存在的問(wèn)題，并貫穿于工程建設(shè)的始終，保證工程檔案資料的質(zhì)量。

2.2.3 工程竣工驗(yàn)收階段檔案管理?？⒐を?yàn)收階段所形成的檔案資料包括：竣工圖、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、調(diào)試報(bào)告、試運(yùn)行數(shù)據(jù)、驗(yàn)收會(huì)議記錄、竣工技術(shù)總結(jié)、工程決算書(shū)、工程遺留問(wèn)題的處理辦法、工程總結(jié)報(bào)告等。此階段是檔案資料收集工作最關(guān)鍵環(huán)節(jié)。總承包單位的檔案管理員應(yīng)了解檔案資料收集、竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。根據(jù)《檔案法》，《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目文件材料立卷歸檔辦法》等要求進(jìn)行工作，會(huì)同工程、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)嚴(yán)格按照合同要求和有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案材料進(jìn)行清點(diǎn)、驗(yàn)收，并對(duì)竣工資料的格式、質(zhì)量等情況進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不合格的竣工資料、檔案，管理人員應(yīng)及時(shí)提出具體修改意見(jiàn)，限期整改。

2.3 電力工程項(xiàng)目檔案管理事后控制

電力工程順利投產(chǎn)，并不意味著本工程檔案工作的終結(jié)。如何利用好這些檔案資料，更好地讓其為企業(yè)管理，為下一個(gè)電力工程服務(wù)，是檔案管理人員應(yīng)該著重考慮的問(wèn)題。近年來(lái)，電子版檔案資料不斷增加，如設(shè)計(jì)單位所提交的電子版施工圖、竣工圖，施工單位提交的調(diào)試報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)照片等，使得檔案快速向數(shù)字化方向發(fā)展和積累。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，不僅使檔案的檢索變得更加便利，而且能將電力工程以文章、圖片、視頻等多種方式展現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于電子版檔案資料的收集將是今后檔案管理工作的重點(diǎn)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電力工程建設(shè)項(xiàng)目具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，需要采取有效的措施對(duì)總承包項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的檔案進(jìn)行管理。實(shí)施全過(guò)程檔案管理能夠結(jié)合電力工程建設(shè)流程、生產(chǎn)規(guī)程規(guī)范，采取積極的措施和科學(xué)管理方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案管理的控制，滿足工程總承包單位檔案管理的需要。

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[3]修應(yīng)俊.淺談電力工程總承包頂目檔案的管理[J].城鄉(xiāng)建設(shè)，2012(35).