淺析科研檔案管理存在的問題及對(duì)策

瞿曉芳

摘 要：科研檔案是在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的各種形式的材料的總稱，是科研單位在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)過程中形成的真實(shí)記錄，具有重要的參考作用。本文從科研檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，介紹了科研檔案的內(nèi)容，分析了科研檔案的特點(diǎn)及其在科研活動(dòng)中的重要作用，對(duì)當(dāng)前科研檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行了論述并提出了相應(yīng)的對(duì)策，從而更好地開展科研檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：科研檔案 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）08（b）-0119-02

科研檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是人們?cè)趶氖驴茖W(xué)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的科技文件材料。科研檔案是科研單位開展科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的重要基礎(chǔ)，是在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，是對(duì)該單位科學(xué)技術(shù)水平高低的真實(shí)反映，對(duì)該單位科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。

1 科研檔案的內(nèi)容

構(gòu)成科研檔案的科學(xué)技術(shù)研究文件材料主要包括：

（1）科研檔案科研準(zhǔn)備階段的科研課題立項(xiàng)論證、審批文件；委托書、合同、協(xié)議書等相關(guān)材料。

（2）開題論證階段的開題報(bào)告；課題（項(xiàng)目）任務(wù)書；課題（項(xiàng)目）研究大綱；方案論證報(bào)告、評(píng)審及批復(fù)等相關(guān)材料。

（3）研究試驗(yàn)階段的各種載體的重要原始記錄；實(shí)驗(yàn)文件；設(shè)計(jì)文件；檢驗(yàn)報(bào)告、合格證；故障分析報(bào)告等相關(guān)材料。

（4）總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的實(shí)驗(yàn)結(jié)論性文件；用戶使用報(bào)告；技術(shù)總結(jié)、學(xué)術(shù)論文或?qū)Ｖ?；?jīng)濟(jì)分析報(bào)告等相關(guān)材料。

（5）成果和鼓勵(lì)申報(bào)階段的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及審批文件；獎(jiǎng)勵(lì)材料；專利申請(qǐng)的有關(guān)部門文件等相關(guān)材料。

（6）推廣應(yīng)用階段的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)；市場(chǎng)調(diào)查、分析報(bào)告；轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書；用戶反饋意見；國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流材料等相關(guān)材料。

（7）計(jì)算機(jī)軟件項(xiàng)目則還應(yīng)包括源程序；開發(fā)計(jì)劃；需求分析報(bào)告；概要設(shè)計(jì)說明；詳細(xì)設(shè)計(jì)說明；數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、硬件平臺(tái)及操作系統(tǒng)說明；用戶手冊(cè)、程序維護(hù)手冊(cè)；測(cè)試計(jì)劃；測(cè)試分析報(bào)告；安裝實(shí)施過程記錄；項(xiàng)目開發(fā)總結(jié)報(bào)告；軟件著作權(quán)申請(qǐng)材料及證書等相關(guān)材料。

2 科研檔案的特點(diǎn)

（1）專業(yè)性、成套性強(qiáng)?？蒲袡n案由各類科學(xué)活動(dòng)中直接形成的科技文件材料轉(zhuǎn)化而來，具有非常強(qiáng)的專業(yè)性。科研檔案記錄著單個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目的各個(gè)階段，每一個(gè)階段形成的技術(shù)文件材料組成一整套該項(xiàng)目的科研檔案，該套科研檔案中的每一份文件材料都有著不可分割的有機(jī)聯(lián)系，具有很強(qiáng)的成套性特點(diǎn)。

（2）種類、形式多樣。從科研檔案的內(nèi)容上可以看出，科研檔案在文件種類上呈多元化，既有管理方面的各類紅頭、白頭文件等，也有技術(shù)方面的各類設(shè)計(jì)、試驗(yàn)文件等。從科研檔案的表現(xiàn)形式上看，類型也比較豐富，有報(bào)告、圖紙、數(shù)模、照片、錄像、源代碼、光盤等各種形式。

3 科研檔案的作用

（1）為科學(xué)技術(shù)活動(dòng)提供有力的科學(xué)依據(jù)。科研檔案是在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的各類具有保存價(jià)值的科技文件材料，收集齊全、完整、成套的科研檔案為科學(xué)研究提供了理論依據(jù)，具有重要的參考作用。

（2）為科技管理的決策奠定基礎(chǔ)?？蒲袡n案是科研工作發(fā)展進(jìn)程的真實(shí)記錄，是提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提，為領(lǐng)導(dǎo)決策和科研工作提供重要憑證和參考。根據(jù)完整、準(zhǔn)確的科研檔案，可以更科學(xué)、更規(guī)范、更高效地開展科研管理工作，促進(jìn)科研管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（3）為科研項(xiàng)目的研究提供必要的條件。繼承和借鑒前人的成果，是科學(xué)再生產(chǎn)的基礎(chǔ)和前提條件，科研項(xiàng)目研究需要吸取、借鑒大量已有的科技成果和研究方法，大量的可靠的科研檔案成為科學(xué)研究不可缺少的條件。

4 科研檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案意識(shí)比較薄弱

部分科研單位對(duì)科研檔案的價(jià)值和作用認(rèn)識(shí)不足，單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，員工在科研活動(dòng)中不注意科研項(xiàng)目檔案的積累。在科研活動(dòng)中只注重收集相關(guān)紙質(zhì)材料而忽略收集其他形式的材料；只注重收集技術(shù)性文件而忽略收集立項(xiàng)、評(píng)審等階段的管理性文件。

4.2 檔案材料收集不全

科研項(xiàng)目的工作周期一般都較長(zhǎng)，檔案部門對(duì)科研工作的前期立項(xiàng)和各階段工作開展情況不了解，部分科研項(xiàng)目在結(jié)題驗(yàn)收時(shí)未通知檔案部門參加，導(dǎo)致檔案人員在文件歸檔時(shí)才對(duì)整個(gè)科研項(xiàng)目形成的文件材料進(jìn)行全面審查，致使歸檔的文件材料不齊全，文件缺乏有效性和規(guī)范性，不符合歸檔要求。

4.3 檔案管理方式落后

現(xiàn)今社會(huì)已經(jīng)是信息化社會(huì)，科研檔案的表現(xiàn)形式已經(jīng)從大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變成數(shù)模、照片、源代碼等各種形式，但是部分科研單位的檔案管理方式和手段仍比較落后，未能與時(shí)俱進(jìn)，缺乏檔案信息化建設(shè)力度。

4.4 宣傳培訓(xùn)力度不夠

檔案部門對(duì)本單位科研檔案歸檔工作的宣傳培訓(xùn)力度不夠?？蒲许?xiàng)目的各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生不同的科技文件，全程參與項(xiàng)目的科研人員在科技文件的形成和積累過程中起著重要的作用。但是，科研項(xiàng)目一般周期較長(zhǎng)，參與該項(xiàng)目的科研人員可能變動(dòng)較為頻繁，針對(duì)科研人員的檔案宣傳和業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠，不利于科技文件的收集、積累，最終影響該項(xiàng)目檔案的完整性。

5 加強(qiáng)科研檔案管理工作的對(duì)策

5.1 提高科研人員的歸檔意識(shí)

作為科研檔案形成的主體，通過各種形式對(duì)科研人員進(jìn)行本單位檔案工作相關(guān)規(guī)定的宣傳教育，提高科研人員的歸檔意識(shí)，使科研人員在科研生產(chǎn)過程中注重科技文件的收集、整理，提高科技文件的歸檔質(zhì)量，促進(jìn)單位科研檔案管理工作的順利開展。

5.2 加強(qiáng)科技文件的收集

科研單位應(yīng)按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的要求，做到科研檔案工作與科研工作“四同步”。在科研管理部門在下達(dá)科研課題任務(wù)時(shí)，檔案部門應(yīng)提出科技文件材料歸檔的具體要求，作為科研人員收集科技文件的參考依據(jù)；在檢查科研課題計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，檔案部門應(yīng)檢查科技文件材料的形成情況，對(duì)缺少或不符合歸檔要求的文件提出整改要求；在驗(yàn)收、鑒定科研成果時(shí)，應(yīng)通知檔案部門參加，檢查該項(xiàng)目形成的科技文件材料的完整性、有效性和規(guī)范性，并將檢查結(jié)果呈現(xiàn)在評(píng)審意見中；在上報(bào)登記、評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果及科技人員晉級(jí)考核時(shí)，檔案部門應(yīng)堅(jiān)持先歸檔后出具歸檔情況證明的原則，督促科研人員及時(shí)歸檔。在嚴(yán)格執(zhí)行“四同步”要求的基礎(chǔ)上，各單位檔案部門要根據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的科研檔案管理制度，明確歸檔范圍和歸檔要求，同時(shí)對(duì)科研檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，編制相應(yīng)的流程圖，為科研人員的歸檔工作提供便利，提高科研人員的歸檔積極性。endprint

5.3 加快檔案信息化建設(shè)

通過建立和完善檔案管理信息化平臺(tái)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)科研檔案進(jìn)行有效的整理和收集，把紙質(zhì)、聲像等形態(tài)的科研檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息資源，提升科研檔案信息保存和檢索功能，并對(duì)數(shù)字化信息資源進(jìn)行系統(tǒng)梳理和編輯，開發(fā)實(shí)用性強(qiáng)的科研檔案信息產(chǎn)品，提供高效的科研檔案利用服務(wù)。

5.4 加強(qiáng)宣傳和業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加大對(duì)本單位科研檔案管理辦法及相關(guān)制度的宣貫培訓(xùn)，使一線科研人員了解科研檔案管理辦法的內(nèi)容和科技文件材料的歸檔要求。通過舉辦檔案宣傳周等手段，使本單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和科研人員認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的重要性，提高科研人員的歸檔意識(shí)，把歸檔工作真正融入到科研工作中。同時(shí)，不斷加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理人員的培訓(xùn)，積極組織其參加各級(jí)檔案主管部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高專業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力，使本單位檔案工作順利開展，符合國(guó)家、行業(yè)各類檔案管理辦法、制度及標(biāo)準(zhǔn)的要求。

6 科研檔案管理實(shí)踐

筆者所在單位是一所科研院所，科研檔案管理工作是單位檔案管理工作的重要組成部分。針對(duì)科研檔案管理，制定了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》，明確了科學(xué)技術(shù)研究檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理。檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門科研文件材料的收集、整理與歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；明確了科研人員負(fù)責(zé)對(duì)工作中形成、積累的科研文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔工作。同時(shí)規(guī)定在進(jìn)行科研課題（項(xiàng)目）鑒定驗(yàn)收、成果評(píng)審等活動(dòng)時(shí)，應(yīng)有檔案部門人員參加。在對(duì)本單位科研工作產(chǎn)生的技術(shù)文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上，制定了《科學(xué)技術(shù)研究文件材料歸檔范圍和保管期限表》《計(jì)算機(jī)軟件項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》《科研課題（項(xiàng)目）等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)》等具體文件，并結(jié)合科研檔案管理實(shí)踐，明確提出了科技文件材料的具體歸檔要求，例如：以課題（項(xiàng)目）為單位由立卷人填寫《檔案預(yù)立卷清單》《歸檔電子文件登記表》《檔案鑒定表》；歸檔時(shí)應(yīng)由課題（項(xiàng)目）組成員填寫移交清單，檔案部門按歸檔要求進(jìn)行檢查，符合標(biāo)準(zhǔn)后，雙方辦理交接手續(xù)等。對(duì)已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)的科研成果，如檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合要求的，檔案部門有權(quán)建議有關(guān)部門推遲或撤銷對(duì)該項(xiàng)成果的獎(jiǎng)勵(lì)。不僅積極參加國(guó)家檔案局舉辦的各類檔案培訓(xùn)，并定期開展針對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)工作并舉辦檔案宣傳周活動(dòng)，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)。這些措施有效保證了本單位科研檔案的齊全完整性，為本單位的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的可持續(xù)發(fā)展提供了有效保障。

7 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科研檔案是科研單位科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科研單位開展科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的重要基礎(chǔ)。檔案部門應(yīng)加大科研檔案工作的宣傳力度，提高科研人員的歸檔意識(shí)，規(guī)范科技文件的收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高科研檔案管理的現(xiàn)代化管理水平，從而保證科研檔案的質(zhì)量，為單位科研工作的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

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