學(xué)校檔案管理存在的問題和對策

姬瓏

【摘 要】學(xué)校綜合檔案管理具有較強(qiáng)的整體性和立體性，所以做好學(xué)校綜合檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)生穩(wěn)定發(fā)展的重要條件。通過分析學(xué)校綜合檔案管理工作的重要性，深入分析學(xué)校綜合檔案管理的現(xiàn)狀和問題，并提出具有針對性的學(xué)校綜合檔案管理策略，旨在提升學(xué)校的管理水平。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理；存在問題；解決對策

檔案是反映學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要資料，檔案管理是對學(xué)校工作的一種整理、統(tǒng)計、分析和總結(jié)。新形勢下如何系統(tǒng)、科學(xué)、全面地開展檔案管理工作，已經(jīng)成為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃所需要考慮的重點。做好檔案管理工作，有助于學(xué)校更加全面和準(zhǔn)確地貫徹黨的教育方針，并為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展提供可靠數(shù)據(jù)。

一、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的意義

作為教育事業(yè)的重要組成部分，學(xué)校檔案記載了學(xué)校的發(fā)展歷史及教育教學(xué)工作的進(jìn)程，承載著學(xué)校演變過程中的重要信息資源及教育教學(xué)成果，是學(xué)校教學(xué)水平的重要體現(xiàn)，切實維護(hù)了黨和國家的歷史面貌。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，并充分予以充分有效地利用，對學(xué)校教學(xué)科研工作的順利開展及教育事業(yè)的發(fā)展有著極為重要的意義。學(xué)校檔案中的教育資料信息能為教師開展教學(xué)工作及教學(xué)科研提供有益的借鑒，充分地體現(xiàn)出檔案的價值，為教育工作者研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)提供寶貴的歷史資料。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理并有效分析，能幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，不斷總結(jié)學(xué)校形象建設(shè)的成效，從而能夠迅速、高效地為教育科研以及學(xué)校的各項工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員素質(zhì)低下

隨著社會的進(jìn)步和我國高等教育的振興，學(xué)校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于信息資料異常復(fù)雜等原因，從而使得學(xué)校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)的學(xué)校檔案管理工作。

雖然不少學(xué)校都招聘有專門的檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)的。由于沒有接受過專門且全面的檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時地對相關(guān)材料進(jìn)行收集、整理與保管，進(jìn)而也無法使檔案管理形成相應(yīng)的系統(tǒng)，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。其實，檔案管理是一項非常復(fù)雜且需要一定耐心的工作。因此，想要做好學(xué)校的檔案管理工作，不僅要依靠資金的投入，更需要及時提高相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)。

（二）檔案管理手段落后

雖然現(xiàn)代信息化技術(shù)水平得到了較大的提升，但是一些學(xué)校在檔案管理過程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度較低，導(dǎo)致學(xué)校綜合檔案管理無法跟上信息化發(fā)展的步伐。甚至還有一些學(xué)校在綜合檔案管理過程中以人工為主，工作效率低下，所以一些資料在管理過程中常常會因為受天氣或者其他原因影響而受到磨損，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案資料失去應(yīng)用的價值。

（三）管理意識淡薄

由于檔案管理工作缺乏足夠的重視、沒有一套相對完備的管理制度，現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理人員的管理意識較為淡薄。檔案管理人員缺乏明確的檔案管理目標(biāo)，其檔案管理工作多流于形式，并未注重對檔案資料的開發(fā)和利用。

三、新時期學(xué)校檔案管理工作改進(jìn)措施

（一）提高管理意識，建立健全管理制度

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門應(yīng)當(dāng)充分提高檔案管理意識，明確檔案管理的重要性，并將檔案管理意識滲透到師生的日常學(xué)習(xí)生活中，形成“檔案管理，全體參與”的格局。同時，學(xué)校有關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校自身的發(fā)展實際，建立健全檔案管理制度。檔案管理制度的建立要堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、落實責(zé)任”的原則，由校長或者副校長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，由相應(yīng)的檔案管理人員完成具體的檔案管理工作。在此分級管理的基礎(chǔ)上，落實每一級檔案管理人員的管理責(zé)任，督促其認(rèn)真完成檔案管理工作。

（二）強(qiáng)化人員服務(wù)意識

檔案管理一定要順應(yīng)時代發(fā)展，樹立服務(wù)意識。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員很少開展主動服務(wù)，這不利于發(fā)揮檔案的功能。因此，新時代下，學(xué)校一定要強(qiáng)化人員的服務(wù)意識，不能按照自己的思維、理解以及認(rèn)識去保管、整理以及收集檔案，更不能為了方便省事、憑空捏造，一定要樹立為教學(xué)、為學(xué)校服務(wù)的意識，為教育評估提供真實可靠的檔案資料，創(chuàng)新以及改進(jìn)服務(wù)時效、服務(wù)過程、服務(wù)策略、服務(wù)手段、服務(wù)方式、資源基礎(chǔ)、服務(wù)主體、服務(wù)目的以及服務(wù)理念。

（三）利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在社會信息化發(fā)展程度日益提升的同時，學(xué)校的檔案信息化建設(shè)亦將成為時代發(fā)展的必然趨勢。對此，作為學(xué)校方面應(yīng)首先具備現(xiàn)代化的檔案管理觀，以現(xiàn)代發(fā)展觀來促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展。其次，則是在技術(shù)方面努力實現(xiàn)現(xiàn)代化，簡言之，即以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備來取代手工操作的方式，以進(jìn)一步提升工作的效率。最后則是實現(xiàn)信息資料的電子歸檔管理，以電子檔案的方式確保學(xué)校檔案信息的完整與安全。

（四）保證檔案管理的完整性以及連續(xù)性

當(dāng)前，很多學(xué)校積壓了多年資料并沒有歸檔，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和連續(xù)性。檔案管理對學(xué)校長期發(fā)展具有直接影響，涉及全校教師和學(xué)生的利益，因此，學(xué)校一定要重視這項工作，建立以及完善長期管理機(jī)制，確保檔案管理的完整性以及連續(xù)性。例如，教學(xué)改革實驗課題由于周期較長，學(xué)校一定要做好每學(xué)年、每學(xué)期的報告工作，并且主動收集相關(guān)資料，保證實驗報告歸檔的連續(xù)性，同時，對本學(xué)年以及本學(xué)期的大事、要事記錄，要做到善始善終、有頭有尾，杜絕有計劃但沒有總結(jié)、有部署但沒有檢查的情況出現(xiàn)。

四、結(jié)束語

總而言之，檔案管理是學(xué)校管理工作的關(guān)鍵組成環(huán)節(jié)，因此一定要做好檔案的歸檔、整理以及收集工作，樹立服務(wù)意識，充分發(fā)揮檔案的功能和價值。同時，管理人員要充分熟悉檔案資料，提高檔案歸檔以及收集的質(zhì)量，提高自身的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，對檔案的利用信息進(jìn)行分析和研究，發(fā)現(xiàn)工作中的缺陷，以科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待檔案管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和水平，進(jìn)而促進(jìn)檔案發(fā)揮功能，確保學(xué)校健康以及穩(wěn)定地發(fā)展。

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