醫(yī)院檔案管理中權(quán)變管理理論的應(yīng)用研究

吳茜

[摘 要]醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的特殊資源，包含醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)發(fā)展以及醫(yī)院管理方面的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是關(guān)乎醫(yī)院財(cái)產(chǎn)、資源、發(fā)展的重要資料，需要科學(xué)有效的管理方式。本文主要針對(duì)權(quán)變管理對(duì)醫(yī)院檔案管理的意義及其應(yīng)用進(jìn)行研究。

[關(guān)鍵詞]權(quán)變管理；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.118

[中圖分類號(hào)]G271；R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）16-0-01

醫(yī)院是有特殊存在意義的一個(gè)機(jī)構(gòu)，與每個(gè)人都息息相關(guān)。醫(yī)院檔案包含醫(yī)院相關(guān)的黨政管理文書、人事調(diào)換資料、病人的病案資料等，這些資料都非常重要，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有重要意義。因此，醫(yī)院檔案也需要應(yīng)用更加科學(xué)有效的方法進(jìn)行管理。

1 檔案管理的概念

目前，我國對(duì)檔案管理的定義可以從兩個(gè)方面來闡述：一個(gè)是檔案；另一個(gè)是管理。檔案是指一個(gè)機(jī)構(gòu)中的，所有的歷史信息以及現(xiàn)時(shí)的人事發(fā)展等的記錄資料。例如，醫(yī)院檔案大部分是醫(yī)院過去診斷的一些疑難雜癥的經(jīng)驗(yàn)以及相關(guān)的治療記錄、用藥記錄等一手資料，都有相應(yīng)備份，保存在醫(yī)院的檔案庫里，以備后人了解醫(yī)院的歷史以及學(xué)習(xí)使用。管理是指檔案資料的妥善管理。每個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)都有自己的檔案管理系統(tǒng)，檔案的實(shí)體管理是利用科學(xué)有效的管理系統(tǒng)來妥善管理資料，從而確保資料的完整性，并在以后可能的情況下整理成本。

2 權(quán)變管理的概念

權(quán)變管理是一種根據(jù)實(shí)際情況隨機(jī)應(yīng)變的管理方式，主要根據(jù)組織系統(tǒng)內(nèi)部以及各個(gè)組織之間的相互聯(lián)系、相互影響，來判斷所處環(huán)境的實(shí)際狀況，進(jìn)而確定最合適的管理模式。這種新式的管理理論是在美國率先推行、應(yīng)用，慢慢傳入我國。權(quán)變理論的理論依據(jù)是系統(tǒng)的大局觀念，是從系統(tǒng)管理的角度來思考問題，綜合檔案管理的實(shí)際情況，來確定適時(shí)可行的管理制度。

3 權(quán)變管理對(duì)醫(yī)院檔案管理的意義

3.1 有利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

醫(yī)院檔案是相對(duì)特殊的資源，對(duì)其進(jìn)行權(quán)變管理有利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。醫(yī)院檔案非常重要，尤其是病案資料，保護(hù)病人的隱私是每個(gè)醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，若是因管理不善導(dǎo)致資料不慎泄露，后果將不堪設(shè)想，會(huì)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。除了文書資料管理，現(xiàn)代檔案管理內(nèi)容還包括各種音像視頻的保存，涵蓋了醫(yī)院就診過程中的相應(yīng)資料，對(duì)于后來者有很大的參考價(jià)值和紀(jì)念意義，權(quán)變管理能夠幫助檔案管理人員及時(shí)發(fā)檔案管理過程中存在的問題以及不足，提高管理人員對(duì)檔案的重視，進(jìn)而確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案管理工作的順利進(jìn)行有利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.2 提升醫(yī)院的檔案管理水平

當(dāng)前大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度不高，導(dǎo)致一些管理工作很難順利開展。醫(yī)院發(fā)展無非就是醫(yī)療技術(shù)水平的提高和醫(yī)院療養(yǎng)環(huán)境的改善這兩個(gè)方面，而大部分的人力、物力、財(cái)力投入到有發(fā)展前景的部門，很少會(huì)投入到檔案部門。由于檔案管理部門不受重視，很少有人愿意留在檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理部門人員缺少，更缺少專業(yè)管理人才。一些檔案由于沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，容易造成資料丟失與損壞。權(quán)變管理正是基于這種情況，以系統(tǒng)理論為依據(jù)，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的管理措施，彌補(bǔ)了醫(yī)院檔案管理制度的不足，經(jīng)過科學(xué)有效的管理，能夠有效提升醫(yī)院的檔案管理水平。

4 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

每個(gè)醫(yī)院雖然都有一套檔案管理的規(guī)章制度，但是這些規(guī)章制度大多缺乏系統(tǒng)性和完整性，各部分的細(xì)則不夠嚴(yán)謹(jǐn)和全面。目前，在醫(yī)院的檔案管理中，責(zé)任制沒有明確到個(gè)人，一些制度制定的不夠明確導(dǎo)致職責(zé)的模糊不清，影響醫(yī)院檔案的妥善管理。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理也不夠重視，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的松懈和混亂。

在檔案管理中，相應(yīng)制度不完善，如檔案的收集，很多資料堆積在科室辦公桌上，沒有及時(shí)收拾歸檔。一些已經(jīng)整理好的檔案材料存在不完整的現(xiàn)象，但卻沒有相應(yīng)的補(bǔ)全措施，管理不夠規(guī)范等影響了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

5 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

權(quán)變管理不同于傳統(tǒng)的依照程序進(jìn)行檔案管理，它需要檔案管理人員具有良好的應(yīng)變能力，能夠根據(jù)不同環(huán)境、不同情況來把握制度的尺度，隨機(jī)應(yīng)變，不拘泥于制度范疇。檔案管理人員要具有高瞻遠(yuǎn)矚的目光，科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理。檔案管理者還需根據(jù)國家的檔案管理法，合理制定管理制度和職責(zé)權(quán)限，加強(qiáng)檔案管理的公開透明性，確保檔案管理的科學(xué)性和合理性。

醫(yī)院一直非常重視檔案文件的保密性，這也意味著這部分工作需要花費(fèi)更多的心思和努力。權(quán)變管理方式對(duì)檔案管理工作既是封閉性的、也是開放性的。封閉性是指檔案材料的完整性與保密性，檔案資料涉及方方面面，內(nèi)容廣泛，但諸如病患的病況資料，從病患入院治療一直到康復(fù)出院都會(huì)有詳細(xì)記錄，這些涉及病人隱私，要做好保密工作，不能外泄。權(quán)變管理有利于更好地做好保密工作，保護(hù)患者隱私。開放性是指資源共享，在借閱資料方面，依據(jù)權(quán)變管理理念制定相應(yīng)的檔案管理制度，需要合理安排人員，同時(shí)還要設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)督措施，防止員工濫用職權(quán)、泄露檔案機(jī)密等，保證醫(yī)院檔案管理工作的有序進(jìn)行。除了檔案的儲(chǔ)存和管理，醫(yī)院應(yīng)對(duì)部分檔案資源進(jìn)行合理開放，有助于醫(yī)療工作者研究以往記錄在冊(cè)的一些病例，從而促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)技術(shù)的發(fā)展。

6 結(jié) 語

權(quán)變管理理論的應(yīng)用對(duì)醫(yī)院檔案管理有重要的意義。在適應(yīng)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的前提下，醫(yī)院根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理，有助于檔案資料的開發(fā)應(yīng)用和研究，而不僅是過去的檔案存儲(chǔ)和保護(hù)。醫(yī)院在檔案管理上的探索還需繼續(xù)，積極將權(quán)變管理理念應(yīng)用于實(shí)際管理中。

主要參考文獻(xiàn)

[1]俞雯.試論權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].卷宗，2015（7）.

[2]李景.試探權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）.

[3]邴義德.基于權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）.endprint