人事檔案管理工作中的問題及分析

汪建萍

[摘 要]人事檔案是機(jī)關(guān)單位人事變動(dòng)、聘用等信息的重要載體，也是單位未來開展人事工作的依據(jù)，是檔案管理中最為重要的一部分。在開展管理工作的過程中，機(jī)關(guān)單位要明確人事檔案管理工作中存在的問題，從檔案收集、檔案整理規(guī)范性、提升檔案管理意識(shí)入手，提升檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性，為機(jī)關(guān)單位人事工作的開展提供有力支持。本文以人事檔案管理工作為例，對(duì)其中存在的問題以及相關(guān)解決對(duì)策進(jìn)行了具體分析。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；信息化；責(zé)任追究

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.103

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）16-0-02

從當(dāng)前人事檔案管理的情況來看，機(jī)關(guān)單位中普遍存在檔案收集對(duì)象范圍不足、工作規(guī)范性差、管理意識(shí)薄弱等問題，這些問題在很大程度上制約了機(jī)關(guān)單位順利開展人事檔案管理工作，同時(shí)也不利于開展其他各項(xiàng)工作。相關(guān)的檔案管理者應(yīng)該積極進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新與完善，以此促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，奠定檔案管理工作的基礎(chǔ)。

1 現(xiàn)階段人事檔案管理工作存在的問題

1.1 存在很多不規(guī)范現(xiàn)象

一直以來，筆者所在城市的干部人事檔案統(tǒng)一由市委組織部干部人事檔案室保存，一般工作人員的人事檔案由市人才市場(chǎng)的人事檔案室保存，也有不少單位將人事檔案存放在自己?jiǎn)挝坏臋n案室內(nèi)。全市機(jī)關(guān)單位并沒有成立專門人事檔案室，即便是設(shè)立檔案室，室內(nèi)環(huán)境也沒有達(dá)到配套“六防”設(shè)備的要求，使得人事檔案材料時(shí)常會(huì)出現(xiàn)受潮等情況，嚴(yán)重影響檔案的外觀與完整性。有的單位害怕檔案材料被蟲蛀，在檔案室內(nèi)投放過量的防蟲藥物，導(dǎo)致室內(nèi)空氣質(zhì)量極差。人事檔案材料還存在材料規(guī)范分類不合理的問題，雖然檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到人事檔案分類保存的重要性，但在實(shí)踐工作當(dāng)中，始終存在分類不合理的情況，在這種情況下，給人事檔案統(tǒng)一分類和查閱帶來不便。

1.2 信息化管理水平不高

在分析人事檔案使用記錄的過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，人事檔案所服務(wù)的對(duì)象已經(jīng)擴(kuò)展到諸多部門，而檔案利用的形式也更加多樣化。調(diào)查顯示，很多用人單位仍然通過手工操作的形式開展人事檔案管理工作，工作量極大。即便很多單位已經(jīng)安裝電子管理系統(tǒng)，但受系統(tǒng)本身的約束與影響，系統(tǒng)也只能對(duì)工作人員的個(gè)人基本信息進(jìn)行記錄，很難將工作中的原件進(jìn)行收錄。在這種情況下，人事檔案的跨單位利用，仍然需要紙質(zhì)檔案作為支撐，這對(duì)檔案保管工作的開展十分不利，而且會(huì)降低工作效率。

2 人事檔案管理工作問題的形成原因

2.1 檔案收集對(duì)象范圍狹窄

因筆者所在城市的干部人事檔案由市委組織部干部檔案室統(tǒng)一管理，檔案室在檔案收集工作方面，一是工作人員只注重領(lǐng)導(dǎo)干部行政職務(wù)變動(dòng)材料的收集、整理，一般干部的檔案資料不齊全現(xiàn)象較為普遍，如果過于重視領(lǐng)導(dǎo)與中層干部的資料，而忽視收集一般工作人員的資料，會(huì)造成不好的影響。二是工作人員忽略法律職務(wù)變動(dòng)相關(guān)材料的收集、整理。作為檢察官，其法律職務(wù)是非常重要的身份體現(xiàn)，是其辦理案件的首要資格條件。在本次全市所有干部人事檔案整理過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，有的檢察官任職時(shí)間已超過十年，這些檢察官的人事檔案資料中卻沒有其任檢察官職務(wù)的相關(guān)審批表，從檔案材料中無法確認(rèn)其檢察官身份。工作人員在查閱所有檢察官人事檔案資料發(fā)現(xiàn)，都缺失相關(guān)法律職務(wù)的任免審批材料。經(jīng)本單位檔案工作人員與有關(guān)部門溝通才得知，檢察官的法律職務(wù)審批材料，一直在審批部門保存，并未按人事檔案存放的相關(guān)要求存放在個(gè)人檔案資料袋內(nèi)。

2.2 各部門之間各掃門前雪

以筆者所在城市的干部人事檔案為例，在2015年干部人事檔案整理過程中，相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)普遍存在一個(gè)問題：各部門對(duì)人事檔案存檔工作不重視，沒有默契配合的意識(shí)和態(tài)度，沒有將審批后的材料及時(shí)送存干部人事檔案室的意識(shí)。此外，工作人員明確表示送到該部門審批的人事材料，審批后一直存放該單位，并沒有送存干部人事檔案室存檔，也不返還原單位。例如，組織部門在審核檢察官的任職情況時(shí)，無法認(rèn)定其法律職務(wù)，要求單位提供任免審批表時(shí)，而單位只有本市人大對(duì)檢察官的任職文件，組織部門認(rèn)為任職文件不必存檔；人大卻認(rèn)為法律職務(wù)的任免審批表原件由人大檔案室存檔，人大只能下發(fā)法律職務(wù)任職文件。由于各部門之間沒有進(jìn)行相互協(xié)調(diào)，各掃門前雪，導(dǎo)致干部人事檔案資料不齊全。

2.3 工作人員的人事檔案意識(shí)薄弱

2015年，筆者所在城市根據(jù)省委組織要求，相關(guān)部門對(duì)干部人事檔案進(jìn)行整理，在這次整理過程中，全市所有單位的干部人事檔案都存在檔案資料不規(guī)范、不齊全的問題。在本次整檔、查補(bǔ)檔案原始資料的過程中，工作人員發(fā)現(xiàn)一直以來，各單位對(duì)人事檔案工作不夠重視。例如，某一領(lǐng)導(dǎo)干部的個(gè)人履歷表中顯示，該領(lǐng)導(dǎo)在擔(dān)任單位一把手之前曾歷任多部門中層職務(wù)，但卻缺失相應(yīng)的中層干部任免審批表，通過與單位檔案管理員取得聯(lián)系，工作人員發(fā)現(xiàn)負(fù)責(zé)人事檔案的工作人員經(jīng)常變動(dòng)，相互間的工作沒有很好銜接。許多工作人員認(rèn)為，人事檔案的存儲(chǔ)和完善不過是工作流程而已，其存在價(jià)值并不大，導(dǎo)致時(shí)常出現(xiàn)重要人物檔案資料不完整或檔案擺放混亂，無法及時(shí)查找的狀況，嚴(yán)重影響了人事檔案的使用價(jià)值。

3 完善人事檔案管理工作的具體對(duì)策

3.1 積極貫徹落實(shí)責(zé)任追究制度

單位應(yīng)不斷完善與檔案相關(guān)的管理制度，避免出現(xiàn)相關(guān)工作人員的檔案被改動(dòng)或丟失的狀況；明確各管理人員的責(zé)任，并加大對(duì)責(zé)任人的處罰力度，才能有效改善現(xiàn)有的檔案管理局面；及時(shí)做好檔案資料的收集和整理工作，并對(duì)轉(zhuǎn)入和接收的檔案進(jìn)行登記，方便查詢和使用。

首先，單位要加強(qiáng)對(duì)人事檔案借閱過程的管理工作。相關(guān)人員如需借閱檔案資料，必須有兩人或兩人以上持單位有關(guān)證明提前做出申請(qǐng)，并將申請(qǐng)資料交由領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，檔案管理員才能提供相關(guān)檔案資料。endprint

其次，各部門之間應(yīng)默契配合。各單位提交的相關(guān)人事任免審批材料等，在有關(guān)部門審批后，要及時(shí)存檔或交還提交單位，由提交單位統(tǒng)一送檔案室存檔，以免出現(xiàn)實(shí)際人事信息與檔案信息脫節(jié)的現(xiàn)象。

再次，各部門人員如需查閱檔案資料，應(yīng)親自到檔案管理部門申請(qǐng)，檔案資料不允許本人借出，更不允許復(fù)印、拍照或抄寫。

最后，單位要做好檔案資料的保密工作。如需對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出，檔案管理員應(yīng)事先做好密封處理工作。此外，審查單位使用完畢后，應(yīng)再次進(jìn)行密封蓋章，并指派統(tǒng)一負(fù)責(zé)人重新做好檔案的保存工作。

3.2 全面推進(jìn)人事檔案管理的信息化管理

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，人民檢察院中的各部門對(duì)檔案信息的需求量也日益增加。截至目前，人事檔案的信息內(nèi)容已呈現(xiàn)明顯上升趨勢(shì)，為進(jìn)一步提高檔案存儲(chǔ)效率，方便檔案工作人員進(jìn)行資料管理，及時(shí)建立電子檔案信息化管理系統(tǒng)，相關(guān)人員可以有效整理和保存現(xiàn)有的檔案資料，并提高檔案信息的使用效率。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)應(yīng)加大對(duì)檔案計(jì)算機(jī)的輔助監(jiān)管力度，不斷維護(hù)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，以免泄漏重要資料。相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)避免檔案以圖片或視頻的形式被轉(zhuǎn)出，及時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)的收集和保密工作，并指派多名人員同時(shí)監(jiān)管，提高檔案的保密性。管理人員應(yīng)具有專業(yè)的計(jì)算機(jī)能力，在不斷完善人才檔案信息的同時(shí)，既能提高檔案存儲(chǔ)效率和使用效率，又能確保相關(guān)資料的安全，為機(jī)關(guān)檔案做好監(jiān)督和管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 加快建設(shè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

為進(jìn)一步完善干部檔案的相關(guān)內(nèi)容，組織人事管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案的建設(shè)工作，全面提高團(tuán)隊(duì)管理人員的綜合素質(zhì)是確保人事檔案工作順利開展的基礎(chǔ)。

第一，各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的工作能力，不斷完善相關(guān)管理制度，提高對(duì)重要檔案材料的管理力度和監(jiān)督力度，并使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成對(duì)檔案資料的實(shí)時(shí)監(jiān)督管理工作。

第二，各部門要合理分配專職和兼職檔案管理人員的工作內(nèi)容。為避免檔案管理人員在工作過程中出現(xiàn)管理漏洞，各部門通過建立完整的管理團(tuán)隊(duì)，能夠達(dá)到相互監(jiān)督、相互學(xué)習(xí)的效果，進(jìn)一步提高了檔案管理工作的安全性。各部門應(yīng)盡量聘請(qǐng)檔案業(yè)務(wù)管理能力熟練、專業(yè)能力較強(qiáng)、責(zé)任心較強(qiáng)的管理人員，并認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，確保提高工作人員的工作熱情，讓人事檔案管理工作能夠順利開展。

4 結(jié) 語

本文從三個(gè)方面對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了分析，首先，分析了現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的問題；其次，對(duì)引起這些問題的原因進(jìn)行剖析；最后，提出了具體的解決對(duì)策。筆者希望本文的研究能夠?yàn)橄嚓P(guān)的檔案管理者提供一些意見和參考。

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