淺談檔案信息化建設(shè)

李娟

[摘 要] 隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸滲透到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)層面，面對(duì)這樣的形勢(shì)，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必由之路，更是提高檔案管理能力和檔案信息服務(wù)水平的必然選擇。本文主要對(duì)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了介紹和分析，并提出了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的一些建議。

[關(guān)鍵詞] 檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 094

[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）17- 0198- 02

1 檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

檔案信息化不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)替代傳統(tǒng)的手工作業(yè)，也不是將傳統(tǒng)的管理方式復(fù)制到信息化平臺(tái)上去，其本質(zhì)上是檔案工作和信息技術(shù)的結(jié)合。廣義上講，檔案信息化主要是以實(shí)現(xiàn)包括經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等各領(lǐng)域信息融合為目的，將這些信息進(jìn)行收集和整理，以實(shí)現(xiàn)信息的共享和信息的融合。狹義上看，檔案信息的信息化只是檔案內(nèi)部資料的信息化，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料的全面性和豐富性更加突出。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，可以為信息利用者提供更加真實(shí)的信息。另外，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到其中，可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，滿足大眾對(duì)信息的需求，檔案信息化進(jìn)程和社會(huì)的發(fā)展渾然一體。這樣，檔案信息的價(jià)值得到了高效的提升，同時(shí)也為信息利用者提供了更大的獲得信息的平臺(tái)。

2 檔案信息化建設(shè)的重要性

2.1 有利于提高檔案管理工作效率

時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，在全球信息化的推動(dòng)下，迫切地要求檔案管理工作也具有開放性和資源共享性。為了適應(yīng)這一需求，建立和完善開放的檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行?，F(xiàn)代化信息設(shè)備的應(yīng)用，使檔案管理工作的效率得到了全面的提升，節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間，加快了經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐。

2.2 能夠?yàn)楣芾頉Q策提供可靠的信息

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)講，地方的發(fā)展和單位所辦業(yè)務(wù)都被檔案真實(shí)地記錄。領(lǐng)導(dǎo)班子制定決策時(shí)，除了要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，還要借鑒和參考以前的決策，這樣就可以有效避免錯(cuò)誤決策的重復(fù)出現(xiàn)，更加能夠?yàn)橹贫ㄐ聸Q策獲得靈感，通過對(duì)之前決策的分析和對(duì)比，制定幾個(gè)可選方案，最終優(yōu)中選優(yōu)，從中選擇出最佳方案。檔案信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，降低了出錯(cuò)率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

2.3 有利于為科研工作提供智能化服務(wù)

檔案信息化資源時(shí)效性強(qiáng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使得檔案信息化在快速分析方面的表現(xiàn)尤為突出，此外，還適合于進(jìn)行綜合研究，并表現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時(shí)間，然而一旦建設(shè)完成，就可以帶來(lái)巨大的效益，獲得多次、高效的產(chǎn)出。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，信息二次編著的時(shí)間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)也明顯提高。

3 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不足

檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有些許的差異。在實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化管理的過程中，檔案管理人員不能夠正視這一轉(zhuǎn)變。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)需要資金及時(shí)間投入，很多檔案管理部門人員認(rèn)為必要性不大，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

3.2 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

檔案信息化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，對(duì)從事信息化管理的人員要求相對(duì)比較高，不僅需要具備檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)的素質(zhì)，而且要具備一定的技術(shù)能力及管理能力。而目前，具備全面能力及素質(zhì)的人才極度缺乏。同時(shí)，一部分檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)程度不足，不能夠嚴(yán)格地按管理的要求來(lái)進(jìn)行檔案管理，使得檔案信息化管理不能夠有效地開展。

3.3 缺乏資金支持

檔案信息化管理所需的資源及設(shè)備需要大量的資金支持，而在當(dāng)前很多單位和部門都缺乏檔案建設(shè)的資金來(lái)源，使用其他經(jīng)費(fèi)來(lái)進(jìn)行建設(shè)也只能起到非常小的作用；另外，有些單位雖然有相關(guān)的經(jīng)費(fèi)，但是相對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來(lái)講，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足檔案信息化管理的要求，導(dǎo)致在相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)中，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，影響了檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

4 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，提升檔案信息化管理水平

加大培訓(xùn)，緊跟時(shí)代步伐，激發(fā)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)，努力改變舊的傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，自覺提高自身的綜合素質(zhì)和崗位技能。管理人員綜合素質(zhì)的提高，是檔案管理信息化建設(shè)工作的重心，是檔案管理信息化發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。

4.2 強(qiáng)化信息化硬件建設(shè)，確保信息化管理的實(shí)現(xiàn)

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保信息化建設(shè)中所需要的設(shè)備和機(jī)械工具，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。為了強(qiáng)化和加快檔案資料的信息化建設(shè)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的主管部門和相關(guān)單位應(yīng)該購(gòu)置有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，真正地把檔案管理的信息化落到實(shí)處。充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

4.3 切實(shí)做到信息安全管理創(chuàng)新

信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等因素都會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使檔案事業(yè)成為應(yīng)對(duì)全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)的必然選擇。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，在檔案信息化建設(shè)過程中，必須始終把依靠科教振興檔案事業(yè)戰(zhàn)略放在十分突出的位置，全面提高檔案科技創(chuàng)新能力，不斷加大檔案教育工作的能力，培養(yǎng)和造就一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型檔案人才和各類專門人才，以應(yīng)對(duì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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