文書(shū)檔案管理的現(xiàn)有問(wèn)題及對(duì)策

侯春霞

摘要：隨著社會(huì)和科技的不斷進(jìn)步，文書(shū)檔案管理工作也逐漸被人們所重視。文書(shū)大難管理工作也是一個(gè)單位的重要組成部分，而且它還是衡量和評(píng)估一個(gè)單位的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作也隨著社會(huì)的發(fā)展得到了更新?lián)Q代，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)今的文書(shū)檔案管理工作還存在著一定的問(wèn)題需要我們?nèi)ジ倪M(jìn)，這樣檔案管理工作會(huì)展開(kāi)的越來(lái)越好。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理工作；現(xiàn)有問(wèn)題；改進(jìn)對(duì)策

一、文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

文書(shū)檔案記載著一個(gè)單位發(fā)生事件過(guò)程的記載和一個(gè)單位的發(fā)展史，一般以紙質(zhì)為主。一般單位文書(shū)檔案包括：重要手稿、人事檔案、行政檔案、活動(dòng)方案及記錄、簽訂的各種協(xié)議、上級(jí)簽發(fā)的文件、各種重要時(shí)刻的照片等各種形式的檔案記載。檔案以紙張形式居多，還有影像、錄音、照片、電子檔案等多種形式的檔案記載。文書(shū)檔案的管理需要有專業(yè)的人員去管理。文書(shū)檔案管理人員需要專業(yè)的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，現(xiàn)今的文書(shū)檔案管理工作還需要不斷的改進(jìn)。

1.1檔案管理制度及管理人員相對(duì)落后

隨著科技的不斷發(fā)展，對(duì)于文書(shū)檔案的管理工作也越來(lái)越被人關(guān)注，其中有一些問(wèn)題也隨之而來(lái)。例如，檔案管理制度。如今有一些單位由于資金缺乏、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視所以并沒(méi)有建立單獨(dú)的檔案室、配備相應(yīng)的設(shè)配、專業(yè)的管理人員和相應(yīng)的管理制度。這些問(wèn)題雖然小，但是卻有可能導(dǎo)致文書(shū)檔案資料的缺失、損害、借閱人員未定時(shí)歸還等問(wèn)題。

還有沒(méi)有專業(yè)的人員，會(huì)導(dǎo)致文件遺漏、管理不足和裝訂錯(cuò)誤等問(wèn)題。而且現(xiàn)在的管理人員已經(jīng)成為了“保管”人員，管理人員的年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)偏低、與現(xiàn)代化記錄方法相悖，對(duì)統(tǒng)計(jì)、記錄檔案會(huì)造成遺漏、存錯(cuò)檔、借閱記錄有誤等問(wèn)題。檔案管理人員對(duì)于文書(shū)檔案管理是很重要的，原因如下：第一、專業(yè)的保管人員經(jīng)過(guò)上崗培訓(xùn)。而現(xiàn)今的保管人員只是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行看管和外借等表面知識(shí)了解，對(duì)于專業(yè)的上崗知識(shí)并不了解。第二、專業(yè)管理人員會(huì)合理利用文書(shū)檔案的價(jià)值。專業(yè)的管理人員可以跟上時(shí)代的腳步，用現(xiàn)代化的方法進(jìn)行工作，并合理運(yùn)用文書(shū)檔案的潛在價(jià)值。

1.2檔案管理工作不夠科學(xué)化、現(xiàn)代化

現(xiàn)今科技的飛速發(fā)展，使各行各業(yè)的工作都更加的方便快捷。而文書(shū)管理工作也可以采用科學(xué)化、數(shù)字化的方式進(jìn)行管理。文書(shū)檔案管理中可以引入一些現(xiàn)代化的運(yùn)用，提高工作效率、減輕管理人員的工作壓力。一般文件的檔案材料都以紙質(zhì)為主，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)紙張就不易保管，容易字體模糊、紙張變脆等。若是在檔案管理工作中采用數(shù)字化管理，運(yùn)用一些管理軟件做成電子檔案，存儲(chǔ)空間小、易于整理、分類(lèi)整理方便快捷而有直觀、節(jié)省時(shí)間，還可以避免圖書(shū)館管理人員把檔案資料存錯(cuò)檔、漏存檔等問(wèn)題。運(yùn)用管理軟件進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作會(huì)使一個(gè)單位的管理工作更加的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化。

1.3文書(shū)與檔案工作銜接有待改進(jìn)

文書(shū)工作與檔案管理工作有著密不可分的關(guān)系又有著一定的區(qū)別。但是，在文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)工作與檔案工作需要相互合作。在實(shí)際中，文書(shū)工作者對(duì)檔案意識(shí)薄弱而檔案工作人員通常情況下又不會(huì)考慮文書(shū)工作，這是文書(shū)工作與檔案工作當(dāng)中的銜接問(wèn)題。這樣的問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致文書(shū)工作者對(duì)檔案資料格式的不了解、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范等問(wèn)題。

二、改進(jìn)文書(shū)檔案管理的方式

文書(shū)檔案管理在一個(gè)單位中是很有必要的，檔案資料中有很多的“紅頭文件”、合同協(xié)議、珍貴的照片等，這些檔案都有著重要意義和潛在的價(jià)值。對(duì)文書(shū)檔案管理要打破傳統(tǒng)模式，增強(qiáng)管理制度、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視、運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行管理。

2.1引起領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)制度管理

想要完善文書(shū)管理工作就必須引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視，只有這樣文書(shū)檔案管理工作才可以順利開(kāi)展。首先，要設(shè)立一個(gè)單獨(dú)的文書(shū)檔案管理室存儲(chǔ)各類(lèi)檔案資料；其次，要進(jìn)行一次大規(guī)模的檢查、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)查、從整，把檔案資料從新整理、分類(lèi)，從新記錄；然后要招聘一些專業(yè)管理人員進(jìn)行管理，要求管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理技術(shù)過(guò)硬、受過(guò)專業(yè)的上崗培訓(xùn)；最后，要制定一套完善的管理規(guī)定，規(guī)范每一位管理人員的工作流程和工作態(tài)度。從而，建立一套完整的文書(shū)管理工作體系。

2.2制定相應(yīng)的管理規(guī)定，完善管理工作

文書(shū)管理工作有著專業(yè)性和服務(wù)性，工作中需要有相應(yīng)的條令規(guī)范管理人員。單位可以依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制定一些關(guān)于工作時(shí)間及要求、保管規(guī)定、保密規(guī)定、借調(diào)規(guī)定等規(guī)定。這要的規(guī)定可以讓工作人員有跡可循，從而讓管理人員更加信服、工作更加規(guī)范，還可以跟好的開(kāi)展文案管理工作。

2.3加強(qiáng)部門(mén)合作，做好銜接工作

文書(shū)檔案管理需要各個(gè)部門(mén)共同合作才能更好的開(kāi)展。文件是檔案的基礎(chǔ)，這就需要文書(shū)工作者加強(qiáng)檔案意識(shí)，使用正確的紙張、格式書(shū)寫(xiě)文書(shū)，及時(shí)記錄并查找文件是否有誤保證文件的準(zhǔn)確性，規(guī)范文書(shū)的質(zhì)量。要求文書(shū)管理人員積極主動(dòng)了解各個(gè)部門(mén)的工作、活動(dòng)，獲得一手信息。在工作中嚴(yán)格按照規(guī)定流程，對(duì)文件進(jìn)行核實(shí)、檢查整理、記錄在案，完善好文書(shū)工作與檔案管理工作的銜接，從而達(dá)到文書(shū)工作于管理工作一體化。

三、結(jié)論

隨著科技的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案管理在單位中也占有一席之地。要完善文書(shū)檔案管理制度、加強(qiáng)各部門(mén)之間的合作，使文使檔案管理工作更加的規(guī)范化、信息化，以此保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

（作者單位：鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局）