論城市建設(shè)檔案管理中的信息化建設(shè)

張燦　呂萬軍

摘要：檔案管理是現(xiàn)代化城市建設(shè)和發(fā)展的基礎(chǔ)。在信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境之下，城市建設(shè)檔案的信息化管理已經(jīng)成為現(xiàn)階段城建工作的重要方向，一個高度和諧化、信息化的城市必須要配備一套完整的城建檔案信息管理系統(tǒng)。在本文中，將重點針對這一問題，結(jié)合現(xiàn)階段城建檔案信息化建設(shè)的實際情況，對我國城市建設(shè)檔案信息化管理工作提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；信息化建設(shè)

導(dǎo)言

與城市經(jīng)濟的發(fā)展，城市的建筑，傳統(tǒng)紙質(zhì)城建檔案的處理方式，現(xiàn)在檔案信息化的方法比較，有很多缺點，比如：傳統(tǒng)的紙張?zhí)幚硇枰薮蟮膫}庫，借貸的鏈接很耗時間，適當(dāng)把檔案實踐處理很多不便。隨著現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展，構(gòu)建城市建設(shè)檔案信息化勢在必行。與現(xiàn)代計算機相結(jié)合，檔案文件將數(shù)字化，進步的城市將為處理能力建設(shè)檔案，以加速城市的建設(shè)。本文就城市建設(shè)檔案的建設(shè)提出了幾點建議。

一、城市建設(shè)信息化建設(shè)的問題

（一）缺乏整體指導(dǎo)，導(dǎo)致系統(tǒng)標準的發(fā)展

摘要20世紀80年代初，我國檔案計算機處理技術(shù)的應(yīng)用起步，對許多機構(gòu)、企事業(yè)單位都十分敏感。在20世紀90年代，電子文件大量出現(xiàn)，電子文件變得越來越流行。然而，我國檔案館計算機處理和信息化建設(shè)相關(guān)標準的起草工作才剛剛起步。雖然標定工作已經(jīng)開始，但發(fā)展緩慢，相關(guān)標準已經(jīng)制定，內(nèi)容缺乏系統(tǒng)和兼容性。

（二）檔案性質(zhì)的影響

檔案的原始記錄，其在文件和檔案內(nèi)容上的表現(xiàn)，因為現(xiàn)在是當(dāng)事人的手寫手稿，如單位印章和領(lǐng)導(dǎo)簽名原件都有相關(guān)的法律文件。但在現(xiàn)在的檔案信息化中，檔案主要以數(shù)字化、新方式，如電子文檔，所有內(nèi)容在電腦上的變化，造成，因為原始記錄性檔案的內(nèi)容不存在。如何判斷它是否具有法律憑證的功能，已成為檔案工作的新課題，發(fā)揮數(shù)字化、電子文檔的作用，可以轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（三）檔案信息化管理隊伍的建設(shè)

重點為城建檔案管理的信息化進行人才儲備，提高城建檔案信息化隊伍的專業(yè)程度和綜合素養(yǎng)。

（四）缺少統(tǒng)一標準和相關(guān)規(guī)范的約束

城市建設(shè)檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。然而現(xiàn)狀為：計算機的軟件開發(fā)不具有整體規(guī)劃性，其相關(guān)軟件在通用性、實用性等方面存在較為嚴重的不足；缺乏技術(shù)上的支持和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為后盾，這些因素都嚴重影響著檔案信息化建設(shè)的進程。

二、城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)性意見

（一）必須以國家戰(zhàn)略的指導(dǎo)思想，自上而下地組織對檔案信息化的標準制定

我國展開檔案信息化建設(shè)前后也有20年了，可是整體情況很不理想，檔案信息化建設(shè)的功用、效果、效益遠未充分顯現(xiàn)出來。其原因之一就是安排程度低下，缺少有力的統(tǒng)籌、有用的輔導(dǎo)。而事實上，檔案信息化建設(shè)現(xiàn)已成為許多發(fā)達國家的戰(zhàn)略辦法之一，由國家制定并自上而下地安排施行國家級的戰(zhàn)略辦法。美國國家檔案與文件署于1998年起耗時6年致力于對電子文件永久保存的各種功用需求、技術(shù)辦法及其可能性的全面證明和試驗，2005年美國國會撥款3億多美元建設(shè)電子文件檔案館，用于確保聯(lián)邦政府電子文件檔案的永久實在和大眾使用；英國將電子文件管理歸入國家信息化工作的責(zé)任規(guī)模，并制定施行《電子政務(wù)環(huán)境下電子文件管理方針框架》的國家方針辦法；澳大利亞已將電子文件管理作為政府績效查看評價的重要內(nèi)容與根據(jù)。

（二）完善相關(guān)準則規(guī)范

對檔案相關(guān)管理進行相應(yīng)的規(guī)范化和規(guī)范化建設(shè)是現(xiàn)在檔案管理工作信息必不可少的環(huán)節(jié)。檔案管理相關(guān)部分有必要加速完善相關(guān)準則規(guī)范的建設(shè)，制定相關(guān)規(guī)范，為檔案的信息化管理供給必定的法律根據(jù)。

（三）進步管理人員的歸納本質(zhì)

城市建設(shè)檔案管理的工作人員是完成信息化管理的重要要素之一，為了全面進步檔案信息化管理的水平，應(yīng)要點加強人員部隊的建設(shè)，進步檔案管理人員的歸納素質(zhì)。首先，能夠針對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行系統(tǒng)化的再教育，展開崗位訓(xùn)練和信息化管理技術(shù)的訓(xùn)練。其次，要招聘城建檔案信息管理專業(yè)人才，有計劃有步驟地施行人才培養(yǎng)計劃。最終，制定合理的鼓勵方針，鼓勵管理人員為城建檔案管理信息化的完成做出奉獻，充分調(diào)動工作人員的活躍性。

（四）加強電子文件管理

隨著辦公自動化技術(shù)的推廣以及城建檔案信息化的建設(shè)，各類檔案簡直都是以電子文件的方式來存儲的。電子文件盡管存儲和傳輸快捷，但也有著穩(wěn)定性差、易損壞等缺點，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與開展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。因而，為了確保電子文件的安全性，在傳輸之前應(yīng)先依照信息管理部分的一致要求進行文件格局的變換，以確保數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。別的，新式文件資料的歸檔是城建檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要組成部分，做好城建檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作將會成為今后工作的要點，這就要求檔案工作者有必要能夠?qū)芏嚯娮游募慕蛹{、處置甚至存儲工作有較深的了解和指導(dǎo)，能夠了解文件信息重新組合的來龍去脈，維護電子文件的原始信息，然后辨認和維護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，確保電子文件的可靠性。

（五）加強遵循施行規(guī)范

工作是實踐標準化建設(shè)中的一個重要環(huán)節(jié)，除了規(guī)范的制定滯后外，還限制了元素的檔案信息，引入了規(guī)章制度來促進制定符合弱勢的規(guī)定也很重要。事實上，在1999年，我國先后介紹了相關(guān)檔案信息的規(guī)范，如CAD文件和記錄管理、電子文件管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等國家或行業(yè)標準，就其內(nèi)容而言，處理部門、企事業(yè)單位和檔案信息化的實踐需求強勁，針對性、適應(yīng)性和可操作性，如果可以廣泛，跟進。但查詢，在計算機技術(shù)中已被用于檔案單位的管理，僅以少量的規(guī)格，率僅為15%，多達82%的單位已在國家制定和行業(yè)標準不懂。

（六）加強安排的領(lǐng)導(dǎo)力

安排建立信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，在整體職工中活躍推進城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)，落實各崗位責(zé)任，讓每個職工清晰各自的工作任務(wù)。活躍安排領(lǐng)導(dǎo)大家針對信息化建設(shè)中遇到的困難進行逐一處理，進步工作效率，帶動信息化各環(huán)節(jié)的建設(shè)工作。

結(jié)語

綜上所述，為了滿足城市建設(shè)開展的需求，有必要要對城市建設(shè)檔案的管理進行信息化建設(shè)，加速其檔案數(shù)字化、電子化，打破傳統(tǒng)管理模式，改進如今檔案管理信息化的不足之處，更好地對城市建設(shè)檔案進行相應(yīng)的歸檔管理，與如今快速開展的社會接軌，契合現(xiàn)代化開展的需求，保證城市建設(shè)檔案的管理效率及其質(zhì)量。

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