信息化背景下科研單位圖書(shū)資料管理探析

賈敏+宋旭莉

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展給信息資料的應(yīng)用與傳播帶來(lái)了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的圖書(shū)資料管理模式已無(wú)法滿足信息化時(shí)代的要求，如何在信息化背景下進(jìn)行圖書(shū)資料管理成為目前亟待解決的問(wèn)題。本文首先分析了科研單位圖書(shū)資料的特點(diǎn)、作用、信息化帶來(lái)的影響及圖書(shū)資料管理現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的措施與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化；科研單位；圖書(shū)資料；管理

信息技術(shù)的迅速發(fā)展，給圖書(shū)資料管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，同時(shí)也提供了前所未有的機(jī)遇。作為科研院所科技創(chuàng)新體系的重要組成部分，科研單位圖書(shū)資料室面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)，只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的改革才能適應(yīng)社會(huì)需求、促進(jìn)自身發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的出現(xiàn)無(wú)疑為圖書(shū)資料管理提供了巨大的便利，將信息技術(shù)與圖書(shū)資料管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料的信息化管理，以便更好的為科研服務(wù)。

一、科研單位圖書(shū)資料管理的特點(diǎn)

科研單位，是以科學(xué)發(fā)展為宗旨、以科研事業(yè)為媒介、在項(xiàng)目研究過(guò)程中進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科技與人類文化進(jìn)步、最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)為目標(biāo)的科研機(jī)構(gòu)的統(tǒng)稱，肩負(fù)著社會(huì)、國(guó)家科技研發(fā)與創(chuàng)新的重任。相應(yīng)的，科研單位的圖書(shū)資料與本單位的科研方向具有明顯的一致性，并呈現(xiàn)其獨(dú)有的特性，即館藏的資料學(xué)科專業(yè)性較強(qiáng)，能夠反映某一學(xué)科領(lǐng)域發(fā)展的新成果、新動(dòng)向，隸屬于科研一線的專業(yè)研究；信息服務(wù)具有針對(duì)性，主要讀者群是專業(yè)能力較強(qiáng)、知識(shí)水平及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力較高的科技工作者；要求圖書(shū)資料信息服務(wù)工作的時(shí)效性和技術(shù)性強(qiáng)，能夠使讀者更快地獲取利用價(jià)值較高的最新信息[1]。由此可見(jiàn)，圖書(shū)資料作為科研單位進(jìn)行研究與創(chuàng)新的重要知識(shí)載體，其管理模式顯的尤為重要，如何在信息化背景下做好圖書(shū)資料管理工作，是我們面臨的一項(xiàng)重要課題。

二、圖書(shū)資料在科研工作的地位和作用

圖書(shū)資料是經(jīng)過(guò)歷史篩選與沉淀的一種重要的知識(shí)信息，是一種重要的科研資料來(lái)源。科研單位的館藏圖書(shū)及資料室收集、加工的資料、文獻(xiàn)都是對(duì)科研工作有用的信息材料，是科研人員從事研究的第一手資料，是科研的知識(shí)信息支柱和強(qiáng)有力的后盾，其質(zhì)量與服務(wù)程度直接影響科研工作的開(kāi)展及科研成果的水平和質(zhì)量[2]。圖書(shū)資料在科研工作進(jìn)展的各個(gè)階段起著至關(guān)重要的作用。無(wú)論在科研準(zhǔn)備、進(jìn)展還是結(jié)題階段，科研人員都要廣泛的收集、查閱資料，對(duì)所開(kāi)展的課題研究背景做一個(gè)全面的了解，并在此基礎(chǔ)上制定出科學(xué)可行的研究計(jì)劃，進(jìn)而對(duì)所掌握信息材料進(jìn)行加工、分析和整理，并在時(shí)代要求下發(fā)揮創(chuàng)新思維，形成自己獨(dú)有的系統(tǒng)的研究?jī)?nèi)容及科研成果，這些都離不開(kāi)豐富的圖書(shū)資料的鋪墊與貢獻(xiàn)。因此，合理利用單位的圖書(shū)資料有利于提高科研工作的效率，有利于科研人員花較少的勞動(dòng)時(shí)間取得高效的學(xué)術(shù)成果[2]。

三、信息化對(duì)圖書(shū)資料管理的影響

在信息化時(shí)代下，圖書(shū)管理不再單純以紙質(zhì)材料為媒介，而是逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有问絻?chǔ)存文件為主。信息化使得資料文獻(xiàn)的類別與圖書(shū)室內(nèi)部構(gòu)成發(fā)生了很大的改變，文獻(xiàn)保存與傳播是虛擬的，利用電子信號(hào)進(jìn)行傳送，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)資源構(gòu)建自身網(wǎng)站，讓人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)中查找自己需要的資料、文獻(xiàn)與書(shū)籍，通過(guò)軟件下載到客戶端，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)一體化[3]，這在很大程度上提高了讀者搜索、利用信息的效率，不僅節(jié)約了時(shí)間，也減少了開(kāi)支。資料形式的改變使得管理方式及工作內(nèi)容也發(fā)生了變化，計(jì)算機(jī)及軟件式管理代替以往的人工管理，工作內(nèi)容也由單純的借書(shū)、登記等擴(kuò)展到及時(shí)上傳與更新現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息資源，從而滿足科研人員的工作需要。

四、科研單位圖書(shū)資料管理的現(xiàn)狀

1、對(duì)圖書(shū)資料管理工作不夠重視。一直以來(lái)，科研單位的圖書(shū)管理工作沒(méi)有得到足夠的重視，缺乏正確的認(rèn)識(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。圖書(shū)資料室作為單位的重要資源管理部門(mén)，管理體制也不盡完善，日常管理工作更是呈現(xiàn)隨意性和盲目性，嚴(yán)重忽略了圖書(shū)資料室為科研工作服務(wù)的職能，這不僅限制了到圖書(shū)管理工作的開(kāi)展，無(wú)法滿足科研人員對(duì)于信息資料利用的需求，也直接影響到為科研工作服務(wù)的水平。

2、圖書(shū)資料管理硬件設(shè)施配備不足。由于信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的提高，傳統(tǒng)的人工管理模式即陳舊設(shè)備已無(wú)法滿足現(xiàn)代化圖書(shū)資料管理的需求。圖書(shū)資料室缺乏必要的硬件設(shè)施，有的單位沒(méi)有配備專門(mén)供讀者檢索服務(wù)的計(jì)算機(jī)，沒(méi)有建立專業(yè)電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)等，無(wú)法實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料的現(xiàn)代化、信息化管理。大量的課題研究材料仍以紙質(zhì)的形式隨意存放，造成查找困難，給科研人員的借閱帶來(lái)了諸多不便。

3、缺乏專業(yè)的管理人才。信息化圖書(shū)資料管理離不開(kāi)專業(yè)的管理人才。即使圖書(shū)資料室實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息化管理，如果沒(méi)有具備專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)的管理人員，也無(wú)法取得理想的管理效果，甚至?xí)o圖書(shū)館或資料室?guī)?lái)一定的損失[4]。由于之前大多數(shù)管理人員并非圖書(shū)管理專業(yè)，專業(yè)技能不高，面對(duì)先進(jìn)的設(shè)備、軟件及信息化管理模式，有些不知所措，無(wú)法勝任信息技術(shù)較強(qiáng)的圖書(shū)管理工作，不利于單位資料室的發(fā)展。

4、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用程度較低。在迅速發(fā)展的信息時(shí)代，圖書(shū)資料管理信息化成為一種不可阻擋的趨勢(shì)。然而，多數(shù)科研單位還局限在傳統(tǒng)管理方式上，不僅圖書(shū)資料室仍以紙質(zhì)知識(shí)信息為主，并且依舊采用人工登記的方法、面對(duì)面手工操作。這種管理方式相對(duì)比較落后，沒(méi)有與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)密切結(jié)合起來(lái)，導(dǎo)致圖書(shū)資料管理效率低下，不能更好的適應(yīng)當(dāng)前科研人員的借閱要求。

五、信息化背景下圖書(shū)資料管理的新理念

1、緊跟發(fā)展趨勢(shì)，提高管理意識(shí)。在信息化背景下，要做好圖書(shū)資料管理工作，要求管理人員必須緊跟發(fā)展趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提高管理意識(shí)。為此，圖書(shū)資料室需要加強(qiáng)和完善組織管理、資源建設(shè)及服務(wù)評(píng)價(jià)等方面的工作，從而形成一系列完備的管理體制。管理工作人員不僅要增強(qiáng)自己的信息意識(shí)，掌握最新市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，注重捕捉與單位科研相關(guān)的最新信息；還要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，要從傳統(tǒng)的模式中走出來(lái)，變“被動(dòng)服務(wù)”為“主動(dòng)服務(wù)”；把藏書(shū)為主的借閱服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動(dòng)的信息服務(wù)；把以物為主的基礎(chǔ)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐砸肟蒲许?xiàng)目為主的服務(wù)；將傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿轿缓蜕顚哟蔚男畔⒎?wù)模式[5]。endprint

2、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的投入。由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提高，圖書(shū)資料管理改革已成為必然，要想更好的為讀者提供服務(wù)，就必須加大投入。古人云，“巧婦難為無(wú)米之炊”，只有引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，保證基礎(chǔ)設(shè)施的配備完善，才得以在新形勢(shì)下充分利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理。

3、培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。目前，圖書(shū)資料管理模式正處于改革關(guān)鍵期，工作內(nèi)容從以往的圖書(shū)資料采集、借閱服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂嗅槍?duì)性的個(gè)性化、數(shù)字信息化、多樣化的綜合服務(wù)，這就對(duì)圖書(shū)管理工作人員提出了新的要求。不僅要求圖書(shū)管理工作者具有一定的組織管理能力、計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用能力，還要掌握一定的圖書(shū)信息管理知識(shí)及外語(yǔ)專業(yè)知識(shí)，能夠利用現(xiàn)代技術(shù)手段收集、整理、分析各種信息資源，熟悉網(wǎng)絡(luò)工具的檢索功能與策略，及時(shí)有效地為科研人員提供全方位的深層次服務(wù)。另外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，制定人才培養(yǎng)規(guī)劃及激勵(lì)機(jī)制，只有這樣才能跟上信息化時(shí)代的步伐，適應(yīng)新形勢(shì)下單位發(fā)展的需求。

4、與本單位科研工作相結(jié)合，建立圖書(shū)資料管理新模式。（1）優(yōu)化館藏，建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)?？蒲袉挝粓D書(shū)資料室應(yīng)根據(jù)本單位的性質(zhì)、專業(yè)范圍以及研究的方向和重點(diǎn)，做好圖書(shū)資料的基礎(chǔ)儲(chǔ)備工作，建立與科研生產(chǎn)相適應(yīng)的館藏體系，采集和補(bǔ)充文獻(xiàn)資料，由以往單一的印刷型向多媒體方向擴(kuò)展，加大電子文獻(xiàn)、網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)的入藏比例，做好重點(diǎn)學(xué)術(shù)資料的收集與整理。根據(jù)單位科研需求，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種信息資源進(jìn)行收集篩選、整合加工，建立具有專業(yè)特色的館藏書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)和學(xué)科專題數(shù)據(jù)庫(kù)[5]。（2）優(yōu)化服務(wù)，搭建共享平臺(tái)。科研單位圖書(shū)資料工作的主要職能是為科研工作提供服務(wù)。由于單位的專業(yè)設(shè)置及科研人員的研究領(lǐng)域不盡相同，對(duì)信息資料的需求也不同，這就要求圖書(shū)資料室要有針對(duì)性的去收集文獻(xiàn)資料，下載網(wǎng)絡(luò)信息資源，組建科研專題數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行更新與補(bǔ)充，為科研工作提供專業(yè)化服務(wù)。另外，一方面，在單位內(nèi)積極與各科室、各專業(yè)課題組聯(lián)合建立文獻(xiàn)資料的動(dòng)態(tài)檔案，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部共享機(jī)制；另一方面，主動(dòng)與兄弟單位、各大網(wǎng)站、情報(bào)研究機(jī)構(gòu)、國(guó)家圖書(shū)館等部門(mén)開(kāi)展合作交流，加強(qiáng)信息資源的建設(shè)，推進(jìn)信息服務(wù)資源的共享，從而提高科研機(jī)構(gòu)圖書(shū)資料室的信息服務(wù)能力，為科研工作的開(kāi)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

在信息與科技高速發(fā)展的時(shí)代，科研單位圖書(shū)管理工作要實(shí)施全面的創(chuàng)新，必須結(jié)合本單位實(shí)際，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，強(qiáng)化信息服務(wù)意識(shí)，注重專業(yè)性人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建自身網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)、創(chuàng)立共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)館藏與網(wǎng)絡(luò)資源的平衡與互補(bǔ)，為各項(xiàng)科研工作提供及時(shí)、有效的信息資源，最大程度地發(fā)揮圖書(shū)資料室在科研工作中的重要作用，為繁榮發(fā)展科學(xué)研究事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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