檔案管理工作人員素質(zhì)淺析

任麗娟

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)型的業(yè)務(wù)性工作，檔案管理人員的整體素質(zhì)如何，是做好檔案管理工作和保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。本文從基本知識(shí)、思想方面、工作能力及職業(yè)素養(yǎng)四個(gè)方面分析檔案管理工作人員的基本素質(zhì)，探討了新時(shí)期檔案管理工作人員的素質(zhì)要求和今后的發(fā)展方向，為今后的工作進(jìn)程指明了方向。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員素質(zhì)知識(shí)創(chuàng)新

引言

檔案管理工作能否順利進(jìn)行會(huì)受到檔案管理工作人員素質(zhì)的較大影響。對(duì)檔案管理工作人員的基本素質(zhì)已有法律明文規(guī)定，“忠于職守、遵紀(jì)守法、專業(yè)技術(shù)過硬是檔案管理工作人員的必備基本素質(zhì)”（《檔案法》第九條部分內(nèi)容）[1]。概括來講，檔案管理相關(guān)基本知識(shí)、從業(yè)人員思想覺悟以及工作能力是從業(yè)人員需要提高自身素質(zhì)的出發(fā)點(diǎn)。

1 基本知識(shí)

當(dāng)前，我國大部分檔案管理從業(yè)人員的文化程度都不高，對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握也不夠靈活，狹窄的知識(shí)面以及水平較低的計(jì)算機(jī)和外語能力，都造成了當(dāng)前的檔案管理工作不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，正所謂“基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖”。新形勢下，多方位的復(fù)合型人才是適應(yīng)行業(yè)發(fā)展、滿足社會(huì)需求的人才特質(zhì)。

新時(shí)期對(duì)檔案管理工作人員知識(shí)方面的要求有以下幾點(diǎn)：專業(yè)知識(shí)要扎實(shí)，這是對(duì)工作人員最基本的要求，也是從業(yè)人員做好其他要求的基本要素；知識(shí)結(jié)構(gòu)要合理，為適應(yīng)需求的快速變化，從業(yè)人員僅掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)是不夠的，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)及外語知識(shí)有更深刻的了解；實(shí)踐功底深厚，檔案管理是一項(xiàng)十分繁瑣且需要極大耐心的工作，如果從業(yè)人員缺少豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可能會(huì)在復(fù)雜的工作程序中出現(xiàn)紕漏。

為提高工作效率，從業(yè)人員還需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，掌握傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用方法。為依法開展檔案管理工作，從業(yè)人員還必須要學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識(shí)。

2 思想方面

檔案管理較強(qiáng)的專業(yè)性就要求從業(yè)人員必須有高度的工作責(zé)任感以及良好的職業(yè)道德。熱愛本職工作、忠于職守是每一位檔案管理工作人員都必須具有的基本職業(yè)素養(yǎng)。從業(yè)人員還需要樹立正確的價(jià)值觀和人生觀，對(duì)待檔案管理工作勤勤懇懇，真心實(shí)意為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)，在平凡的崗位中貢獻(xiàn)自己的一份力量。

在新形勢下，檔案管理人員要以科學(xué)發(fā)展觀為工作指導(dǎo)思想，不斷與時(shí)俱進(jìn)、解放思想、更新觀念，從傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代新型檔案管理轉(zhuǎn)變[2]。相對(duì)于注重檔案保存的傳統(tǒng)檔案管理，現(xiàn)代檔案管理更傾向于對(duì)檔案實(shí)體的開發(fā)、利用，同時(shí)也由注重檔案的憑證到更注重檔案信息的內(nèi)容。

檔案管理的根本目的是為了使企業(yè)獲得長遠(yuǎn)利益，因此，能使檔案管理工作保持長久活力的主要推動(dòng)因素是對(duì)檔案的利用。這也是檔案管理工作對(duì)社會(huì)的最大貢獻(xiàn)，通常也常作為檔案管理工作合格程度的一個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)。

3 工作能力

傳統(tǒng)的檔案管理工作偏向于檔案的保存，隨著需求的不斷變化，檔案保存工作從檔案管理的主要部分變?yōu)楝F(xiàn)代檔案管理的基本工作，這也對(duì)工作人員的工作能力提出了新的要求。工作能力是對(duì)從業(yè)人員素質(zhì)的重要評(píng)價(jià)指標(biāo)，檔案管理人員應(yīng)具有不斷創(chuàng)新，團(tuán)結(jié)合作的能力。

3.1 創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是社會(huì)持續(xù)發(fā)展的不竭動(dòng)力。為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，從業(yè)人員的創(chuàng)新能力就非常重要[3]。工作人員的創(chuàng)新體現(xiàn)在對(duì)優(yōu)良傳統(tǒng)的繼承以及工作新方法的運(yùn)用。為提高工作人員的服務(wù)水平，定期的組織員工培訓(xùn)，使員工的自主服務(wù)意識(shí)加強(qiáng)，加快員工創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。

再者，檔案管理工作要本著“為人民服務(wù)”的宗旨，立足社會(huì)、服務(wù)大眾才是工作人員創(chuàng)新的動(dòng)力源泉。因此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的分析，全方位的將有價(jià)值的信息和知識(shí)揭示出來，從而提高檔案信息的利用率。

3.2 團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力

二十一世紀(jì)是團(tuán)隊(duì)成功的時(shí)代，特別是檔案管理工作的復(fù)雜性決定了從業(yè)人員僅靠單打獨(dú)斗是不現(xiàn)實(shí)的。對(duì)那些個(gè)人難以決定或者完成的檔案保存或利用工作都需要幾個(gè)人的通力協(xié)作。檔案管理部門的每項(xiàng)工作都應(yīng)該有盡量多的工作人員參與進(jìn)來，個(gè)人的參與、團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能保證工作的順利進(jìn)行[4]。

檔案管理面對(duì)的對(duì)象都是不可再生的信息資源，一旦在檔案的收集、保存或者利用等任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)對(duì)檔案管理工作造成極大的影響。因此，團(tuán)隊(duì)工作的方式也是互相監(jiān)督、互相學(xué)習(xí)的過程。一個(gè)團(tuán)隊(duì)中有經(jīng)驗(yàn)的工作人員會(huì)讓新員工明白什么是檔案管理工作的基本要求，而他們也會(huì)從這些新鮮血液中感受到年輕的激情和創(chuàng)新意識(shí)。共同參與、通力協(xié)作是檔案管理工作持續(xù)保持活力的重要因素之一。

3.3 業(yè)務(wù)能力

檔案管理手段和技術(shù)的不斷豐富，這也對(duì)從業(yè)人員提出了“一專多能”的高要求，從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力的重要性也受到了多方面的關(guān)注。

從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力的根本體現(xiàn)是過硬的業(yè)務(wù)技能。過硬的業(yè)務(wù)技能主要指工作人員對(duì)其負(fù)責(zé)的工作部分操作流程非常熟悉，且不會(huì)出現(xiàn)紕漏。事實(shí)上，當(dāng)前的許多檔案管理工作人員都不能做到這一點(diǎn)。

在檔案收集工作中，要保證收集資料的齊全必須要保證資料的“三性”：科學(xué)性、原始性以及可理解性。資料的科學(xué)性主要指的是檔案資料邏輯上的科學(xué)性，檔案管理工作的質(zhì)量將直接受到檔案資料的科學(xué)合理性的影響[5]。邏輯科學(xué)性的保持需要保證相關(guān)部門移交資料的齊全，由于待收集資料的內(nèi)容來源于多個(gè)方面，可能還有相異形式的出現(xiàn)，因此，資料收集的規(guī)范性是非常必要的。記錄性同原始性的完美結(jié)合是檔案資料的本質(zhì)特征，保證檔案資料的原始性也是一項(xiàng)非常重要的工作。原件原稿的檔案保持是檔案絕對(duì)原始性的要求，除非不方便復(fù)制、要求保密性特別強(qiáng)的檔案，一般來說，檔案的原始性都指的是相對(duì)原始性[6]。具有相對(duì)原始性的檔案范疇不僅僅包括絕對(duì)原始檔案，還包括絕對(duì)原始檔案的復(fù)制資料、影音文件及圖書。

4 職業(yè)素養(yǎng)

本文對(duì)職業(yè)素養(yǎng)的討論主要包括兩個(gè)方面，分別是職業(yè)道德和對(duì)自我提高的態(tài)度。

在當(dāng)今社會(huì)，從事各行各業(yè)的工作人員都要有一個(gè)基本的職業(yè)道德，對(duì)于檔案管理工作尤為重要。檔案管理的加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，是檔案管理和有關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位的實(shí)際需要。但是，長期以來，檔案部門工作時(shí)常會(huì)有一些文件丟失，也可出現(xiàn)檔案資料不全現(xiàn)象，甚至有些檔案管理人員不知道基礎(chǔ)知識(shí)的檔案。因此，加強(qiáng)檔案管理的職業(yè)道德是非常必要的。通常，檔案管理職業(yè)道德主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，保證檔案的完整安全性以及在日常工作中遵紀(jì)守法。

為適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展，工作人員必須時(shí)刻不忘充電，提高自身的工作能力。對(duì)此，從業(yè)人員要積極參加單位組織的各項(xiàng)培訓(xùn)，在實(shí)踐中提高自己，在交流中鍛煉自己的業(yè)務(wù)技能。工作中要對(duì)新生事物充滿濃厚興趣，在興趣中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中進(jìn)步，不斷更新思想和知識(shí)，保持與時(shí)俱進(jìn)。

5 結(jié)語

從四個(gè)方面對(duì)檔案管理工作人員應(yīng)具有的素質(zhì)進(jìn)行了探討，從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)尤為重要。從本質(zhì)上講，任何行業(yè)的發(fā)展動(dòng)力都來源于從業(yè)人員素質(zhì)的不斷提高。特別是當(dāng)今時(shí)代對(duì)人才的重視，擁有了人才優(yōu)勢就等于擁有了競爭力和持續(xù)前進(jìn)的動(dòng)力。綜上，傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展需要高素質(zhì)的從業(yè)人員，檔案管理人員素質(zhì)的提高具有十分重大的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]潘淑娟.對(duì)高等學(xué)校檔案管理工作人員素質(zhì)現(xiàn)狀的思考[J].工會(huì)論壇（山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)），2009（5）.

[2]鄭春宏.淺議如何做好檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2010（10）.

[3]何暉，劉健.淺談提高檔案管理人員政治思想水平的重要性及檔案日常管理[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2010（9）.

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[5]吳熱.論提高高校檔案管理人員的素質(zhì)[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)（綜合版），2009（2）.

[6]李國忠.淺析檔案管理人員的自身素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011（04）.

（作者單位：巨野縣人力資源和社會(huì)保障局）