信息技術(shù)讓學(xué)校教務(wù)管理更高效

鄭浩

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的召喚下，日新月異的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得長足發(fā)展，其應(yīng)用正滲透到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。在這一大背景和前提下的學(xué)校管理也由以前的傳統(tǒng)管理方式逐漸向信息化轉(zhuǎn)變，尤其給學(xué)校教務(wù)部門帶來的便利更為明顯。

一、提高學(xué)籍管理效率，降低錯(cuò)誤出現(xiàn)概率

目前，因?qū)W生的學(xué)籍管理要求越來越高，規(guī)范化學(xué)籍管理自然成為教務(wù)管理的核心內(nèi)容之一。每學(xué)年初及學(xué)年結(jié)束階段，以往每年的學(xué)籍管理常常是使用紙質(zhì)檔案，統(tǒng)計(jì)比較麻煩，也容易出錯(cuò)，從2006年開始揚(yáng)州市教育局推出了網(wǎng)上學(xué)籍管理系統(tǒng)。從高一新生進(jìn)校開始教務(wù)處把新高一學(xué)生的基本信息收集好，使用辦公自動(dòng)化軟件中的excel表格設(shè)計(jì)好相關(guān)參數(shù)并將學(xué)生信息輸入，按要求導(dǎo)入到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中的學(xué)籍管理系統(tǒng)，此后就可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查詢學(xué)生的每一個(gè)相關(guān)信息的目標(biāo)。這有個(gè)缺點(diǎn)就是錄入信息的工作量很大，并且容易出錯(cuò)。2009年江蘇省教育廳統(tǒng)一推出了江蘇省基礎(chǔ)教育學(xué)籍管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)功能更加強(qiáng)大，使用更加方便，如以前高一新生的數(shù)據(jù)都是我們把學(xué)生的信息輸入到電子表格中，然后再導(dǎo)入到系統(tǒng)中，一個(gè)年級(jí)幾百個(gè)學(xué)生，在錄入過程中難免出錯(cuò)，現(xiàn)在新的系統(tǒng)中學(xué)生可以用自己的身份證號(hào)登錄進(jìn)行自身信息的完善和修改，大大減少了出錯(cuò)的概率。

二、便捷課務(wù)管理，規(guī)避重課、缺課現(xiàn)象

教務(wù)管理中的課務(wù)管理包含多角度的內(nèi)容，其中有每學(xué)期的具體作息時(shí)間、課務(wù)表的提前編排、任課教師的具體分工安排等。筆者在進(jìn)行課務(wù)管理時(shí)巧妙下載使用了“排課通”軟件并對(duì)其加以適當(dāng)改造以適應(yīng)地區(qū)需要。經(jīng)過優(yōu)化后的軟件能夠在較短的時(shí)間內(nèi)順利自動(dòng)排出課程表初表。筆者還會(huì)根據(jù)學(xué)科特點(diǎn)，學(xué)校教師配備狀況等因素進(jìn)一步對(duì)排課結(jié)果加以微調(diào)，使其更具適用性?；谝酝膽T例，一個(gè)班級(jí)語數(shù)外學(xué)科盡可能安排在上午，學(xué)業(yè)測(cè)試學(xué)科則穿插其中，每天最后一課安排為學(xué)生自主學(xué)習(xí)科目，這樣編排出的課表打印出來交給教務(wù)處主管負(fù)責(zé)的同仁根據(jù)全學(xué)校情況再次檢查、調(diào)整和確認(rèn)。最后再將課表輸入軟件檢索出重課、空課等情況，有效避免出現(xiàn)部分教師課時(shí)不足現(xiàn)象。還可以借助這一軟件對(duì)平時(shí)正常上課中出現(xiàn)的教師調(diào)課、請(qǐng)其他教師代課、上課遲到等及時(shí)做記載。在信息技術(shù)的幫助下，筆者所在的學(xué)校課務(wù)管理更為科學(xué)合理，出現(xiàn)重課、脫課的概率大大降低，教學(xué)秩序井然。

三、完善報(bào)名管理系統(tǒng)，確保及時(shí)、準(zhǔn)確報(bào)名

每年的11月份都是江蘇省高考和學(xué)業(yè)水平測(cè)試報(bào)名的時(shí)候，以前報(bào)名都是學(xué)生填寫好報(bào)名表，然后錄入到電子表格中，上報(bào)給考試院，這種傳統(tǒng)方法不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且還容易出錯(cuò)，如果一個(gè)選擇理化組合的考生，你給他報(bào)成了理生組合，那后果將不堪設(shè)想。自從2008年以后，江蘇省教育考試院推出了網(wǎng)上報(bào)名系統(tǒng)，每個(gè)考生一個(gè)賬號(hào)，自己登錄上網(wǎng)報(bào)名，報(bào)名信息直接存入省考試院的數(shù)據(jù)庫中，然后由學(xué)校統(tǒng)一打印出報(bào)名信息確認(rèn)表給學(xué)生核對(duì)、簽字確認(rèn)，這樣大大降低了出錯(cuò)的概率。在報(bào)名的時(shí)候，我還碰到過這樣一個(gè)問題：學(xué)生報(bào)名用的電子照片，開始我們都是用身份證號(hào)進(jìn)行命名的，但考試院要求必須用學(xué)生相應(yīng)的考籍號(hào)命名，怎么辦？最簡單的辦法就是一個(gè)一個(gè)手動(dòng)改，那改上一天也改不完。為此，大家開動(dòng)腦筋，最終結(jié)合兄弟學(xué)校的成功做法，根據(jù)學(xué)校自身特點(diǎn)，參照辦公軟件自帶的功能，筆者和同事們共同探索出用“excel函數(shù)結(jié)合批處理命令”來批量更改文件名的方法，這樣一天的工作量只要幾分鐘就能搞定。使用信息技術(shù)便于學(xué)生報(bào)名、信息核對(duì)及修改，打印出信息表再次學(xué)生簽字確認(rèn)這一整套流程一直沿用至今，使得報(bào)名系統(tǒng)得到完善并確保了學(xué)生報(bào)名準(zhǔn)確、高效。

四、批處理畢業(yè)證書打印，確保打印質(zhì)量與速度

以前當(dāng)畢業(yè)學(xué)生不多的時(shí)候，畢業(yè)證書上的信息用手寫還是能夠應(yīng)付的，但隨著招生人數(shù)越來越多，一個(gè)年級(jí)少則六七百人多則八九百，再想手寫畢業(yè)證那可是有些招架不住了，我就開始嘗試用電腦打印，先在word中排好版，對(duì)好位置，然后把姓名等信息輸入，打印，雖然不需要手寫了，但效率仍然很低。在筆者所擁有的全市教務(wù)管理工作人員的群里，筆者看到有同仁探索到了新的方法，巧妙使用辦公軟件word中自帶的“郵件合并”功能，將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入在excel工作表中，通過兩者之間的調(diào)用順利實(shí)現(xiàn)了畢業(yè)證書的批量處理，設(shè)定好打印參數(shù)并準(zhǔn)備打印設(shè)備，所打印出的畢業(yè)證書不僅僅速度快且極為美觀。

“工欲善其事，必先利其器”。總之，在教務(wù)管理中，合理利用信息技術(shù)可以讓工作效率得到大幅度的提升，也會(huì)使教務(wù)管理變得更科學(xué)、高效。

（作者單位：江蘇揚(yáng)州教育考試院）