審核性評(píng)估下的高等院校試卷歸檔建設(shè)

摘 要：開(kāi)展本科審核性評(píng)估是高校發(fā)展的內(nèi)在要求，試卷歸檔是高校教學(xué)管理的關(guān)鍵過(guò)程，在教學(xué)審核評(píng)估中起到重要憑證作用。高等院校的二級(jí)學(xué)院應(yīng)當(dāng)提高檔案管理意識(shí)，制定檔案管理制度，規(guī)范管理過(guò)程。本文將對(duì)南京林業(yè)大學(xué)林學(xué)院本科試卷歸檔中存在的諸多問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出了一些可行性改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：審核評(píng)估；本科教學(xué)；試卷歸檔

近年來(lái)，全國(guó)開(kāi)展的本科教育教學(xué)工作審核性評(píng)估是水平性評(píng)估后的新一輪評(píng)估，它對(duì)高校改革和發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。南京林業(yè)大學(xué)（以下稱“我?！保?017年4月10日至4月14日迎接了本科教學(xué)審核評(píng)估，其中檔案管理工作是評(píng)估的一項(xiàng)重要內(nèi)容。此次評(píng)估中，檔案組加班加點(diǎn)保障檔案調(diào)閱順暢，對(duì)評(píng)估起到了十分重要的作用[1]，達(dá)到了“以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管，評(píng)建結(jié)合，重在建設(shè)”的效果。

教學(xué)檔案是衡量高校教育教學(xué)質(zhì)量，科研學(xué)術(shù)水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教學(xué)評(píng)估工作中起著舉足輕重的作用[2]。其中，試卷材料是教師學(xué)期授課效果體現(xiàn)，是學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的反映，是教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)，做好相關(guān)歸檔工作至關(guān)重要。我校于2015年底成立了專門(mén)的評(píng)估辦，著重督促試卷歸檔工作的建設(shè)，要求二級(jí)學(xué)院自查和整改最近3年所有歸檔的試卷，并先后6次組織全校范圍內(nèi)專項(xiàng)檢查。為了更好的迎接評(píng)估，達(dá)到審核評(píng)估目標(biāo)，南京林業(yè)大學(xué)林學(xué)院（以下稱“我院”）積極參與我校組織的試卷歸檔檢查工作。根據(jù)審核性評(píng)估的五個(gè)原則，即目標(biāo)性、主體性、多樣性、發(fā)展性和實(shí)證性，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)的措施，建設(shè)內(nèi)涵，提升質(zhì)量。

1 我院試卷歸檔情況

我校2005年參與了全國(guó)本科教學(xué)工作水平評(píng)估，取得了“優(yōu)秀”的好成績(jī)。我院也一直延續(xù)水平評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行試卷歸檔，同時(shí)也依據(jù)學(xué)校的安排在不斷更新老舊規(guī)范，實(shí)行2015版新的歸檔規(guī)范，形成了我院現(xiàn)有的試卷歸檔原則、依據(jù)和要求。

（1）試卷歸檔基本原則：不管選修還是必修，不同校區(qū)的試卷一律分開(kāi)裝盒，均按上交的時(shí)間先后順序從小到大編號(hào)。

（2）檔案編號(hào)依據(jù)：必修課按專業(yè)來(lái)分盒裝，選修課多個(gè)專業(yè)編入同一個(gè)號(hào)，如班級(jí)多一盒裝不下可以分別按班編號(hào)后加上-1/-2/-3等。

（3）試卷歸檔要求：我院根據(jù)我校最新歸檔要求和最新版歸檔材料制定學(xué)院試卷歸檔材料細(xì)則，細(xì)則包含整套材料規(guī)范歸檔的所有內(nèi)容，各表格配有詳細(xì)說(shuō)明，材料有：①試卷袋（新版），分裝A、B卷；②試卷檔案目錄；③試卷材料審核表；④試卷分析表，按課程分析；⑤成績(jī)登記表，注明構(gòu)成明細(xì)；⑥考場(chǎng)情況記錄表，不同考場(chǎng)分開(kāi)填寫(xiě)；⑦空白A、B卷（新版）及答案/評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；⑧學(xué)生試卷/答題冊(cè)（期末、重修、補(bǔ)考）按學(xué)號(hào)順序從小到大依次排放，每份需任課老師簽名。重修、補(bǔ)考及緩考試卷/答題冊(cè)需用紅筆做上標(biāo)記；⑨原始成績(jī)單。期末、重修、補(bǔ)考、補(bǔ)修成績(jī)單分開(kāi)打印各2份，任課老師簽名，補(bǔ)考成績(jī)單審核人處系主任簽名。

2 我院本科試卷歸檔存在的問(wèn)題

與“水平評(píng)估”不同，本次的教學(xué)審核評(píng)估主要看被評(píng)估對(duì)象是否達(dá)到自身設(shè)立的目標(biāo)，評(píng)估結(jié)論反饋的重點(diǎn)也將是指出存在的問(wèn)題，分析產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。此次評(píng)估，我校在檔案建設(shè)方面高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求任課教師，目標(biāo)是規(guī)范歸檔。學(xué)院為迎接教育部對(duì)學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估，根據(jù)學(xué)校2015版歸檔要求，對(duì)保管的試卷檔案從2015年12月開(kāi)始至2017年4月開(kāi)展了無(wú)間斷的自查和整改工作，前后經(jīng)歷共計(jì)9次專項(xiàng)檢查。檢查人員組成主要有：其他兄弟院系教學(xué)專長(zhǎng)的老師、本院教學(xué)督導(dǎo)員、本院領(lǐng)導(dǎo)、本院系主任。我院雖然各項(xiàng)歸檔材料基本保存完整，但是離高標(biāo)準(zhǔn)還是有一定距離，存在一些普遍問(wèn)題和個(gè)別現(xiàn)象，下面將對(duì)我院9次檢查結(jié)果進(jìn)行分析與探討。

1、普遍問(wèn)題：

（1）部分簽名處，只簽上姓名不寫(xiě)時(shí)間；

（2）試卷袋仍使用舊版未及時(shí)更換為新版；

（3）試卷袋上內(nèi)容填寫(xiě)不完整，出現(xiàn)多處空白；

（4）未按要求提交課程原始成績(jī)單；

（5）學(xué)生補(bǔ)考成績(jī)單上審核人處未簽名；

（6）監(jiān)考信息表缺副監(jiān)考信息；

（7）分?jǐn)?shù)合計(jì)有誤，出現(xiàn)多加分和少加分；

（8）批閱有誤處修改方式不符合要求，且未簽名；

（9）成績(jī)?cè)u(píng)定不符合教學(xué)大綱規(guī)定比例；

（10）平時(shí)成績(jī)登記表未及時(shí)更換，填寫(xiě)不規(guī)范；

（11）批閱不規(guī)范，未根據(jù)評(píng)閱要求批閱試卷；

（12）沒(méi)有在成績(jī)登記表上登記重修、緩考和補(bǔ)考成績(jī)；

（13）試卷分析缺乏針對(duì)性。

2、個(gè)別問(wèn)題：

（1）不同性質(zhì)的課程共用一套試卷；

（2）試卷批閱有正有負(fù)分，卷面批閱修改太多；

（3）批閱的一門(mén)課程試卷多份出現(xiàn)分?jǐn)?shù)錯(cuò)誤問(wèn)題；

（4）已過(guò)歸檔期限卻遲遲不交試卷歸檔材料；

（5）未按規(guī)定出卷，格式不規(guī)范，相鄰年份試卷重復(fù)率高；

（6）考場(chǎng)情況記錄未按要求填寫(xiě)；

（7）材料審核表勾選的內(nèi)容自相矛盾，未仔細(xì)審閱內(nèi)容；

（8）出現(xiàn)研究生幫忙批閱試卷，修改痕跡多，卷面不整潔；

（9）期末考試期望平均成績(jī)與實(shí)際平均成績(jī)相差較大，分析不到位。

3 試卷歸檔問(wèn)題原因分析

1、教師自身原因

（1）教學(xué)投入動(dòng)力不足。當(dāng)今高校教師重科研輕教學(xué)的風(fēng)氣盛行，科學(xué)研究與教師職稱評(píng)定、績(jī)效考核和獎(jiǎng)勵(lì)息息相關(guān)，付出和回報(bào)對(duì)等，因而更多的教師會(huì)選擇在科研上花功夫。而教師投入到本科教學(xué)的時(shí)間和精力普遍很有限，即便是分管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)教學(xué)重視度也是不夠，相比之下教學(xué)中的試卷歸檔一定會(huì)存在問(wèn)題。

（2）教學(xué)歸檔工作繁瑣。教學(xué)檔案建設(shè)推動(dòng)之所以存在諸多困難，一方面原因是歸檔比較細(xì)碎繁瑣，教師常會(huì)抱怨把簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化，填寫(xiě)一堆表格用處并不大。教師一時(shí)無(wú)法真正接受新的歸檔規(guī)范，總會(huì)找些借口來(lái)解釋沒(méi)有做好的歸檔任務(wù)。但是，經(jīng)歷了第一輪的水平評(píng)估之后，我院的教學(xué)檔案歸檔工作已經(jīng)逐步進(jìn)入規(guī)范化。

（3）教學(xué)責(zé)任意識(shí)淡薄。有些老師認(rèn)為本科生的課程和試卷應(yīng)付一下就行了，不認(rèn)真?zhèn)湔n上課，期末考試更不會(huì)花時(shí)間認(rèn)真批閱，敷衍了事，讓自己的研究生隨便下筆批改，導(dǎo)致錯(cuò)誤連篇，尤其是學(xué)生比較關(guān)注的分?jǐn)?shù)，動(dòng)輒少加10分，這對(duì)上課的學(xué)生極其不公平。

2、教學(xué)管理不善

2.1 學(xué)校相關(guān)管理部分負(fù)責(zé)人員職責(zé)不明確，無(wú)法及時(shí)處理二級(jí)學(xué)院提出的相關(guān)問(wèn)題，很難做到統(tǒng)一規(guī)范歸檔，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。我校教務(wù)處多次組織專項(xiàng)檢查，但是從未給過(guò)一個(gè)具體的參照文件，每次檢查的標(biāo)準(zhǔn)都有所變化，提出的問(wèn)題也是各式各樣，因此整改效率低、耗時(shí)長(zhǎng)，尤其費(fèi)精力。

（2）歸檔材料版本不一。新舊版本適用哪個(gè)學(xué)期沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，2015版歸檔材料出來(lái)以前，老版本的歸檔材料有至少3套，內(nèi)容、材料大小略有不同的版本。因版本多，加上通知不及時(shí)，任課老師無(wú)法知道哪個(gè)學(xué)期該用哪個(gè)版本，就會(huì)出現(xiàn)同一個(gè)學(xué)期不同老師使用不同版本的歸檔材料。

（3）歸檔表格常變化。老版本的試卷目錄上沒(méi)有材料審核表這一項(xiàng)，但是現(xiàn)在的新版本是有的。之前的材料審核表都是單獨(dú)存放的，至于現(xiàn)在要不要放進(jìn)試卷歸檔材料里，無(wú)從知曉，所以管理起來(lái)比較混亂；材料審核表上學(xué)院審核人簽字處應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)簽字也沒(méi)有明確規(guī)定。

（4）部分材料意義不清。老師們打印出來(lái)的原始成績(jī)單1式2份，按要求報(bào)送教務(wù)處1份，學(xué)院自己存檔1份，單具體存檔意義不清楚。學(xué)院存檔多是單獨(dú)存放，但是檢查的時(shí)發(fā)現(xiàn)，放進(jìn)各個(gè)任課老師檔案盒里更利于查閱，相關(guān)部門(mén)沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定。

（5）試卷歸檔分工不明確。思政系列的老師教學(xué)任務(wù)由學(xué)工部門(mén)負(fù)責(zé)下發(fā)，但是試卷歸檔學(xué)工部門(mén)卻無(wú)人負(fù)責(zé)，最終材料交到學(xué)院教學(xué)辦統(tǒng)一歸檔。但是思政系列老師交來(lái)的材料卻不是按照教務(wù)部門(mén)新規(guī)定整理，學(xué)工部門(mén)另有歸檔規(guī)定，管理上分工不明確。

（6） 獎(jiǎng)懲措施未落實(shí)。對(duì)于試歸檔材料做的好的老師，沒(méi)有貫徹落實(shí)相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施；對(duì)于未按照要求歸檔、未按時(shí)間截點(diǎn)送交材料、檔案多處出現(xiàn)錯(cuò)誤的老師，沒(méi)有貫徹相關(guān)的懲罰措施。

（7）檔案信息化程度不高[3]。教學(xué)檔案管理上，還采用手工編制目錄的方式，沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案材料的管理、保存和查詢工作；沒(méi)有建成校—館—院分層的教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用高校教育網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案管理水平和進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)程度不高，這樣就容易造成人為的錯(cuò)誤。

2.2 學(xué)院教學(xué)管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，很多具體事情都是口頭交接相傳，基本沒(méi)有院級(jí)的相應(yīng)管理參考文件，不利于工作的延續(xù)。同時(shí)，歸檔工作量大、任務(wù)重、繁瑣細(xì)碎，卻得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，容易產(chǎn)生怠慢情緒。

（1）檔案管理精力不足。我院教學(xué)管理人員有限，沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員，此項(xiàng)艱巨任務(wù)由教學(xué)秘書(shū)兼任，教學(xué)秘書(shū)既要做好日常的教學(xué)管理還要做好檔案歸檔工作，確實(shí)會(huì)造成檔案管理工作投入不足。

（2）檔案管理經(jīng)驗(yàn)缺乏。我院的檔案管理工作不是一直由哪個(gè)專門(mén)人員負(fù)責(zé)的，隔幾年會(huì)變化一次，但是在交接的時(shí)候都沒(méi)有接受正規(guī)的歸檔培訓(xùn)。交接手續(xù)不全，材料不齊，交接無(wú)成文的歸檔制度，檔案管理一直處于探索階段。

（3）檔案管理方法陳舊。檔案管理一直是紙質(zhì)化，效率低，工作被動(dòng)，目前尚未做到像本科畢業(yè)論文那樣實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。手工歸檔的質(zhì)量容易造成人為失誤，改動(dòng)大的檔案還會(huì)丟失真實(shí)性。

4 試卷歸檔問(wèn)題解決措施

（1）制定可以長(zhǎng)期用來(lái)參考的歸檔細(xì)則。以此次本科審核性評(píng)估為契機(jī)，我院制定了相應(yīng)的歸檔管理細(xì)則，檔案歸檔管理規(guī)范等。教師參照細(xì)則執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，可以大幅度提高教師試卷評(píng)閱和填寫(xiě)效率，尤其對(duì)新進(jìn)的年輕教師，可以起到促進(jìn)養(yǎng)成良好的歸檔習(xí)慣作用。

（2）配備專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。歸檔工作不是一朝一夕，一蹴而就的事情，是一項(xiàng)長(zhǎng)期不間斷的任務(wù)，工作量大、強(qiáng)度高，要做好這項(xiàng)工作需有專人負(fù)責(zé)。檔案管理員本人負(fù)責(zé)試卷的收取和登記工作，認(rèn)真查閱整套材料是否齊全，該填寫(xiě)的內(nèi)容是否填寫(xiě)完整，不齊全或者有未填寫(xiě)處應(yīng)退回重新補(bǔ)齊填寫(xiě)完整再收。

（3）及時(shí)再次核查檔案材料。收下的試卷檔案應(yīng)安排專門(mén)時(shí)間再次核查材料，特別是分?jǐn)?shù)方面，如發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的及時(shí)做好紙質(zhì)和電子登記，一周檢查一周安排任課教師本人到檔案室整改問(wèn)題。

（4）建立切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲制度。根據(jù)檢查數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，40%左右的教師試卷歸檔存在分?jǐn)?shù)問(wèn)題，50%左右的教師試卷歸檔還存在其他方面的問(wèn)題，因此建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，如與職稱和績(jī)效掛鉤，可以提高教師對(duì)教學(xué)檔案歸檔的重視意識(shí)。

（5）優(yōu)化歸檔材料和程序?，F(xiàn)在的歸檔材料還是有部分不合理的地方，如成績(jī)登記表上就沒(méi)有明確標(biāo)出可以登記重修、補(bǔ)考和緩考的地方；試卷袋上有的內(nèi)容后面再次出現(xiàn)，應(yīng)去掉不必要的重復(fù)部分。

（6）推進(jìn)試卷檔案建設(shè)信息化。在本科教學(xué)審核性評(píng)估工作中， 由于涉及的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)、指標(biāo)體系及其觀測(cè)點(diǎn)多，依靠傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)難以滿足本科教學(xué)審核評(píng)估的要求，因此要積極推進(jìn)教學(xué)管理信息化進(jìn)程[4]，實(shí)現(xiàn)部分歸檔材料甚至所有材料的信息化管理，提高辦事效率。

參考文獻(xiàn)

[1]俞笑春.本科教學(xué)工作水平評(píng)估視閾下的地方高校教學(xué)檔案建設(shè)[J]新課程研究，2013（4）：170-172。

[2]馬玉杰..本科教學(xué)評(píng)估與高校檔案管理工作研究[J]檔案學(xué)研究，2006，6：22-26。

[3]劉繼榮.從本科教學(xué)評(píng)估看高校檔案工作的問(wèn)題及對(duì)策[J]山西大同大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010，6：101-103。

[4]謝建湘.高校教學(xué)檔案建設(shè)與本科教學(xué)工作水平評(píng)估的相互關(guān)系探討[J]湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2007，29（1）：206-208.

作者簡(jiǎn)介

嚴(yán)娟（1988-），女，江蘇泗洪人，漢族，碩士研究生，從事高校本科教學(xué)管理工作。

基金項(xiàng)目：“江蘇高校品牌專業(yè)建設(shè)工程”（PPZY2015A062）