高校圖書館期刊招標(biāo)采購工作探討

摘 要：論述高校圖書館期刊招標(biāo)采購工作的重要性、現(xiàn)狀及存在的問題，結(jié)合作者在實(shí)踐中的思考，針對存在的問題提出建議及具體對策措施。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；期刊采購；招標(biāo)采購

隨著《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》（2000年1月1日實(shí)施）、《中華人民共和國政府采購法》（2003年1月1日實(shí)施）的頒布實(shí)施，采購招標(biāo)在國內(nèi)被積極推廣，高校圖書館文獻(xiàn)資源采購也逐漸實(shí)行了招標(biāo)采購方式。嘉應(yīng)學(xué)院圖書館從2006年開始了圖書資料的采購招標(biāo)，期刊則是從2007年開始招標(biāo)采購，在十年的實(shí)踐摸索中，期刊資源采用招標(biāo)采購的優(yōu)勢十分明顯，但在實(shí)踐中也發(fā)現(xiàn)了存在的問題，需要進(jìn)一步規(guī)范招標(biāo)過程中出現(xiàn)的問題，完善各項(xiàng)措施，使招標(biāo)采購成為高校圖書館期刊采購的最佳方式。

1 高校圖書館期刊招標(biāo)采購的重要性

高校圖書館期刊利用招標(biāo)采購的優(yōu)勢是非常明顯的。傳統(tǒng)的期刊采購渠道一般是當(dāng)?shù)剜]局，單一壟斷的采購方式問題多多，價(jià)格壟斷、服務(wù)方式落后等等，實(shí)行招標(biāo)采購后，優(yōu)越性尤顯突出。

1.1 首先，期刊招標(biāo)采購增加了透明度，避免了腐敗環(huán)節(jié)，減少了職務(wù)犯罪

圖書館文獻(xiàn)采購招標(biāo)是在遵守國家法律法規(guī)的前提下，運(yùn)用市場競爭機(jī)制擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。如我校圖書館的期刊采購是在學(xué)校主管部門和紀(jì)檢、監(jiān)察部門的參與下進(jìn)行的，期刊采購始終是在透明公開的環(huán)境中進(jìn)行，這就確保了期刊采購公開、公正、合法，公平合法的競爭機(jī)制，從源頭上遏制了采購過程中的不正之風(fēng)，防止滋生各種腐敗現(xiàn)象，避免了采訪人員的職務(wù)犯罪。

1.2 期刊實(shí)行招標(biāo)采購，降低了訂購成本，提高了圖書館經(jīng)費(fèi)的利用率

招標(biāo)采購的目的是為了規(guī)范市場，追求最大限度地降低采購成本。高校圖書館利用采購招標(biāo)引入競爭機(jī)制，招標(biāo)過程中至少要有三家以上供應(yīng)商參與競爭，每個(gè)供應(yīng)商都會依據(jù)公司運(yùn)營情況定出投標(biāo)價(jià)格，作出最大限度的讓利，從而使圖書館的購書經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大效益。以嘉應(yīng)學(xué)院期刊招標(biāo)采購為例，近幾年期刊供應(yīng)商基本以76%—78%的報(bào)價(jià)中標(biāo)。在2017年期刊采購中，一共碼洋37萬多，供應(yīng)商以78%的折扣率中標(biāo)，一年就節(jié)省了近8萬元的購書經(jīng)費(fèi)，大大降低了期刊采購成本，節(jié)約的經(jīng)費(fèi)，以每本圖書30元計(jì)算，可以多采購2600多冊圖書，極大地提高了購書經(jīng)費(fèi)的使用效益。

1.3 期刊招標(biāo)采購工作的推進(jìn)，供應(yīng)商一整套的配套服務(wù)，提高了圖書館的工作效率

在推行圖書期刊招標(biāo)采購工作之前，圖書館的期刊采購商單一壟斷，工作時(shí)效性長、效率低下。就以嘉應(yīng)學(xué)院圖書館來說，招標(biāo)采購實(shí)行之前，期刊采購一直由當(dāng)?shù)剜]局壟斷，郵局每天只將圖書館和學(xué)院其他部門訂購的刊物混在一起送到學(xué)院收發(fā)室，再由收發(fā)室工作人員根據(jù)各部門訂刊情況進(jìn)行分發(fā)，而后由圖書館工作人員前往收發(fā)室取回圖書館所訂期刊，不但浪費(fèi)大量人力、物力，也延遲了新刊與讀者見面的時(shí)間。實(shí)行招標(biāo)采購之后，供應(yīng)商根據(jù)圖書館的訂單直接從出版社配置刊物，配置齊全后統(tǒng)一發(fā)貨至圖書館并送刊到圖書館指定工作室，縮短了中間流通環(huán)節(jié)，節(jié)省了大量的人力、物力和流通時(shí)間，大大提高了工作效率，加快了新刊與讀者見面的時(shí)間。

2 高校圖書館期刊實(shí)行招標(biāo)采購，優(yōu)勢突出，具有重要的意義，但在幾年的實(shí)踐工作中，也暴露出存在的問題

2.1 招標(biāo)程序復(fù)雜繁瑣，浪費(fèi)時(shí)間和人力

期刊采購招標(biāo)程序復(fù)雜、周期長，花費(fèi)大量人力和時(shí)間。期刊采購每年進(jìn)行招標(biāo)，每年都需要循規(guī)走一系列程序：立項(xiàng)、批準(zhǔn)、提交采購需求、審核、發(fā)布招標(biāo)公告、招標(biāo)，走完這一系列程序，差不多需要二、三個(gè)月時(shí)間。以我館為例，每年的五、六月份，圖書館就開始向?qū)W院提交期刊采購立項(xiàng)申請，經(jīng)過校長辦公會議通過，圖書館再根據(jù)下一年的訂購要求向?qū)W院資產(chǎn)采購中心提交采購申請，同時(shí)必須經(jīng)過學(xué)院審計(jì)處、監(jiān)察處審核，最后才由采購中心發(fā)布招標(biāo)公告，公告后至少兩個(gè)星期，供應(yīng)商才入場投標(biāo)。繁瑣的采購招標(biāo)程序，往往到十一月才能最終確定供應(yīng)商，耗費(fèi)了圖書館采購人員大量的時(shí)間和精力，而且招標(biāo)時(shí)間太長，很有可能錯(cuò)過了次年期刊訂購的最后期限，容易造成一月份期刊的缺失。

2.2 招標(biāo)過程中，專業(yè)人員缺乏，過多追求折扣率，影響期刊質(zhì)量和配套服務(wù)質(zhì)量

每年期刊招標(biāo)過程中，圖書館會向采購商提出招標(biāo)需求，要求供貨商及時(shí)提供紙質(zhì)和電子版的期刊總目錄、提供相關(guān)采訪編目數(shù)據(jù)、提供送貨上門等配套服務(wù)。圖書館期刊采購招標(biāo)小組一般由紀(jì)檢、審計(jì)、監(jiān)察、資產(chǎn)采購中心等部門人員組成，圖書館一般只有分管館長一人參加，不利于選擇最佳供貨商。招標(biāo)過程中，招標(biāo)小組成員往往不重視參與招標(biāo)采購工作的館員意見，本著節(jié)約經(jīng)費(fèi)的原則，過多追求折扣率，忽視了供應(yīng)商其他配套服務(wù)，影響后續(xù)采購中采訪數(shù)據(jù)、編目數(shù)據(jù)及運(yùn)送貨的服務(wù)質(zhì)量。比如我們學(xué)院在2007年招標(biāo)時(shí)就出現(xiàn)了這種情況，由于當(dāng)時(shí)經(jīng)驗(yàn)不足，過多追求折扣率，對供應(yīng)商的資質(zhì)能力服務(wù)重視不夠，結(jié)果中標(biāo)商在中標(biāo)后一年的工作中，問題多多，缺刊、送貨不到位、延遲送貨，用大量復(fù)印刊物充當(dāng)缺刊，給圖書館的工作帶來極壞的負(fù)面影響，嚴(yán)重影響了當(dāng)年期刊的訂購質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。

3 針對期刊招標(biāo)采購工作中的重要意義和存在問題，結(jié)合幾年的實(shí)踐工作，在今后的招標(biāo)工作中，應(yīng)該注意幾個(gè)問題

3.1 學(xué)校和圖書館應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的招標(biāo)文件，明確各項(xiàng)需求，嚴(yán)格按照文件中的用戶需求選定中標(biāo)公司

首先，作為期刊使用單位的圖書館，應(yīng)當(dāng)成立以館長為組長，期刊部主任、采編人員組成采購小組，根據(jù)學(xué)校的要求，提出合理、合法的用戶需求。用戶需求要明確期刊采購的要求、期刊配送方式、需要提供的配套服務(wù)（如提供電子目錄、編目數(shù)據(jù)）、缺刊查詢，隨刊清單等等。將完整準(zhǔn)確的用戶需求交給學(xué)校資產(chǎn)采購中心，根據(jù)這份需求制定出標(biāo)書，必須明確規(guī)定投標(biāo)公司的資質(zhì)，詳細(xì)列明期刊采購的各項(xiàng)需求和中標(biāo)公司必須承擔(dān)的義務(wù)，以及違約所需要承擔(dān)的法律責(zé)任，制定評標(biāo)規(guī)則。這樣可以避免有些資質(zhì)低劣的公司僅以低折扣率中標(biāo)，影響采購質(zhì)量。一旦某公司中標(biāo)，要簽定嚴(yán)格的合同。如我們學(xué)院每年的合同明確各自的權(quán)利、義務(wù)并向供貨商收取一定的質(zhì)保金，以保證期刊的供貨質(zhì)量、數(shù)量以及配套服務(wù)能順利開展，有效防止具體工作實(shí)踐中的糾紛，從而達(dá)到供貨商和圖書館合作雙方雙贏的效益。

3.2 根據(jù)期刊的性質(zhì)，針對每年招標(biāo)耗費(fèi)太多的人力和時(shí)間，可以適當(dāng)延長招標(biāo)年限

由于期刊不同于其他文獻(xiàn)，具有一定的周期性、延續(xù)性。繁瑣的招投標(biāo)程序，從立項(xiàng)到招投標(biāo)結(jié)束往往要三、四個(gè)月才能完成，而期刊每年至遲要在11月份之前訂購，這樣使得期刊采購人員每年都要花費(fèi)大量時(shí)間忙于期刊招投標(biāo)采購中，而且每年進(jìn)行招投標(biāo)，每年中標(biāo)的公司就可能不同，在期刊訂購的銜接上，年與年之間刊期的延續(xù)性多少會受到影響，也容易出現(xiàn)某些刊物缺刊的現(xiàn)象。另外，期刊采購人員每年都要重新熟悉新中標(biāo)公司的各個(gè)工作流程，耗費(fèi)太多的人力、物力、時(shí)間。根據(jù)幾年來的實(shí)踐體會，這些年期刊招標(biāo)的折扣率基本維持在76%-78%之間，為了提高期刊采購、期刊部各個(gè)流程的工作效率，可以適當(dāng)延長招標(biāo)年限，期刊采購招標(biāo)期限可以定為每2-3年招標(biāo)一次。

3.3 增強(qiáng)法律意識，規(guī)范工作細(xì)則，加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)督

招標(biāo)采購將期刊文獻(xiàn)的采購規(guī)范化、法制化，采購人員要嚴(yán)守國家法律，廉潔自律，嚴(yán)格遵循公開、公平、公正、合法的原則；規(guī)范圖書館采購業(yè)務(wù)程序，提高采購業(yè)務(wù)的透明度。學(xué)校紀(jì)檢部門也要加大招投標(biāo)采購工作的監(jiān)督力度，確保招標(biāo)工作的順利進(jìn)行，有效防止招標(biāo)采購過程中腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)招標(biāo)采購工作的高質(zhì)量完成。

從嘉應(yīng)學(xué)院圖書館十幾年的實(shí)踐來看，高校圖書館期刊采購招標(biāo)模式是可行的，它為圖書館采購業(yè)務(wù)找到了經(jīng)濟(jì)有效的途徑，有著傳統(tǒng)采購模式不可比擬的優(yōu)勢，雖然仍存在著問題和不足，但隨著高校圖書館文獻(xiàn)采購招標(biāo)制度的不斷發(fā)展和完善，招標(biāo)工作不斷的規(guī)范化和科學(xué)化，必將使期刊采購招標(biāo)在文獻(xiàn)資源建設(shè)中發(fā)揮更大的作用，對圖書館事業(yè)的改革和發(fā)展起著積極的推動(dòng)作用。

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作者簡介

劉衛(wèi)萍（1970-），女，廣東省嘉應(yīng)學(xué)院圖書館期刊部主任，館員，研究方向?yàn)槠诳半娮淤Y源建設(shè)。