提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

張九安

摘 要：檔案是信息的重要載體，檔案管理在事業(yè)單位工作中發(fā)揮著不可替代的作用，可以說(shuō)，檔案管理質(zhì)量是檢查事業(yè)單位工作成效的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。隨著事業(yè)單位檔案資料的不斷積累，傳統(tǒng)的檔案資料管理方法已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代和事業(yè)發(fā)展需要，信息化必然成為檔案管理的主流發(fā)展趨勢(shì)。本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化的概念及必然性，又對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了探討，提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)信息化建設(shè)的方法策略。

關(guān)鍵字：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；優(yōu)勢(shì)；策略

當(dāng)今時(shí)代是信息化的時(shí)代，各個(gè)行業(yè)為了提高工作效率，提高管理經(jīng)營(yíng)效益，都在不斷地向著信息化的方向發(fā)展。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作亦是如此。我國(guó)檔案管理領(lǐng)域?qū)τ谛畔⒒矫嬉呀?jīng)有了一定的研究，并且其研究的應(yīng)用也取得了一定的成就。但是與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理領(lǐng)域在信息化建設(shè)方面還有一定的欠缺。所以，在今后檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策的研究，從而制定出更加有利于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和措施。

1 檔案管理信息化內(nèi)涵

1.1 檔案管理信息化概念

檔案管理信息化是指在檔案管理活動(dòng)中以信息化建設(shè)為核心，在有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的整個(gè)過(guò)程，經(jīng)系統(tǒng)加工、傳輸后，通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到檔案信息資源的有效配置和資源共享。一言以蔽之，檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)就是檔案管理模式從以實(shí)體保管為重點(diǎn)的傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。

1.2 檔案管理信息化的必然性

檔案管理信息化是保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求。信息資源的數(shù)字化可以降低保存檔案的難度，延長(zhǎng)檔案原件的保管壽命；很多損壞的數(shù)據(jù)和原件也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)恢復(fù)還原，并可以通過(guò)備份解決紙質(zhì)檔案脆裂受潮等難題；同時(shí)，還有利于快速檢索。檔案管理信息數(shù)字化可以大大節(jié)省存儲(chǔ)空間，優(yōu)化館藏，減少庫(kù)存壓力，使用大容量的光盤和硬盤可以減輕管理人員的工作量，提高工作效率。目前，各事業(yè)單位軟硬件條件已經(jīng)具備，為檔案管理信息化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。另外，大多單位還建立了比較完善的法律法規(guī)和管理機(jī)制，這為檔案信息化管理提供了制度保證。

2 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

2.1 優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境

目前事業(yè)單位檔案管理工作總體上還停留在紙制檔案的管理階段，檔案管理工作以紙張為主，在存儲(chǔ)過(guò)程和管理方式方法上對(duì)環(huán)境還有較高的要求。采用信息化的檔案管理方式，進(jìn)一步減少了檔案管理對(duì)環(huán)境的要求。首先，信息化的管理方式提高了存儲(chǔ)效率，轉(zhuǎn)變了對(duì)傳統(tǒng)紙張的依賴，進(jìn)一步消除了潮濕、高溫、空氣氧化等環(huán)境因素對(duì)檔案帶來(lái)的影響；其次，無(wú)限地?cái)U(kuò)大了存儲(chǔ)空間，減少了對(duì)傳統(tǒng)檔案柜的需求，在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下，可以將檔案資料更好地存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)空間，只需要微小的存儲(chǔ)空間，就可以存儲(chǔ)海量的數(shù)據(jù)信息；最后，與傳統(tǒng)的紙張相比，信息化的檔案對(duì)環(huán)境的依賴程度進(jìn)一步減小，極大地降低了存儲(chǔ)成本。

2.2 便于檔案資料永久保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易受到天氣、環(huán)境的影響，出現(xiàn)發(fā)霉、變質(zhì)的情況，而且容易損壞，這給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的工作量及工作難度。若傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)差錯(cuò)或失誤，很可能會(huì)造成檔案破損或檔案丟失的情況，給單位造成不容忽視的影響。而檔案管理的信息化可以利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行備份，將檔案信息保存在信息系統(tǒng)中，這樣不僅減少了檔案的占地空間，還不會(huì)受到天氣等外界環(huán)境的影響，最大限度地確保了檔案資料的完整性，實(shí)現(xiàn)了永久保存。

2.3 信息檢索快捷化

在信息化的時(shí)代大背景下，能否快速查找到有價(jià)值的信息，決定了事業(yè)發(fā)展的廣度與深度。提高信息的檢索效率與使用效率，可以極大地提高事業(yè)單位的管理水平和工作質(zhì)量。傳統(tǒng)檔案管理中數(shù)據(jù)信息的檢索相對(duì)困難，使用現(xiàn)代信息化的管理方式，可以極大地提高檔案檢索的效率。首先，信息化檔案管理依賴數(shù)字化檔案，在電子媒介的環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)檢索無(wú)遺漏的基本功能，只要輸入相應(yīng)的檢索條件，就可以找出全部符合條件的有用信息。其次，可以快速地查找出全部符合條件的信息，依靠現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以秒來(lái)計(jì)算數(shù)據(jù)信息的檢索速度，能以最快的速度為使用者提供相關(guān)數(shù)據(jù)信息，從而進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的使用效率。第三，在高速的數(shù)據(jù)檢索過(guò)程中，可以不用再擔(dān)心對(duì)傳統(tǒng)紙制檔案的破壞，降低了檢索的復(fù)雜度，極大提高了數(shù)據(jù)檢索的安全性。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

檔案管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)性比較高，因此，事業(yè)單位在推進(jìn)信息化建設(shè)的過(guò)程中，要對(duì)其高度重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性。同時(shí)，檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念，積極宣傳檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)及意義，提高單位領(lǐng)導(dǎo)及干部職工對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)事業(yè)單位全體人員積極配合檔案管理的信息化建設(shè)，通過(guò)上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)合作，最大程度地提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，從而帶動(dòng)提高單位各項(xiàng)工作的工作效率。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式的構(gòu)建

構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)主要是為了事業(yè)單位在信息檢索、查詢時(shí)更便捷、更快速、更高效，以此來(lái)提高工作效率。因此，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理部門或科室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳與推廣，增加檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)的知名度與影響力。此外，還可以從檔案管理信息化建設(shè)的成功案例中吸取經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)提高信息化建設(shè)平臺(tái)的使用效率和頻次，更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

3.3 配備統(tǒng)一、實(shí)用的軟硬件設(shè)備

良好的軟硬件配套建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的重要前提和保障。為了有效保存檔案資料，性能穩(wěn)定、受外界影響小的軟硬件設(shè)備是事業(yè)單位檔案管理工作所必備的。如果不配備統(tǒng)一的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，就會(huì)造成很多數(shù)據(jù)不兼容，字符無(wú)法識(shí)別，數(shù)據(jù)無(wú)法自動(dòng)轉(zhuǎn)化，無(wú)法完成自動(dòng)編碼和檢索，無(wú)形中為檔案信息化進(jìn)程設(shè)置了人為的障礙。只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、規(guī)格的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，才能為檔案管理信息化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。各事業(yè)單位最好選用市面上主流的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，保持與國(guó)內(nèi)外實(shí)力雄厚的軟、硬件公司的聯(lián)系，量身開發(fā)定制檔案管理操作系統(tǒng)，以便于數(shù)據(jù)處理。

3.4 優(yōu)化檔案管理信息化工作人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作的直接操作者，因此，其素質(zhì)水平直接影響檔案管理信息化建設(shè)的效果。針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員能力不足、年齡偏大等問(wèn)題，事業(yè)單位必須加強(qiáng)檔案管理人員的能力素質(zhì)建設(shè)。首先要解決的就是個(gè)別單位沒(méi)有專門檔案管理人員的問(wèn)題，確保檔案管理有專人負(fù)責(zé)。其次要通過(guò)定期開展培訓(xùn)等方式，讓檔案管理人員真正意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，提高其工作主動(dòng)性和自覺(jué)性。最后要強(qiáng)化檔案管理人員應(yīng)用信息化設(shè)施的能力和水平，提高其對(duì)檔案信息化平臺(tái)的熟練掌握程度和應(yīng)用能力，確保檔案管理信息化平臺(tái)能夠真正發(fā)揮作用。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案是社會(huì)活動(dòng)的記錄，檔案資料具有真實(shí)性和歷史性的特征，在一定程度上影響著社會(huì)事業(yè)的決策。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化，是順應(yīng)歷史發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇，也是提高事業(yè)單位檔案管理效率的重要方法。高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，做好科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理規(guī)劃工作，不斷完善自身的管理模式，可以更好地促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

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