企業(yè)檔案工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：企業(yè)檔案是重要的信息資源，是企業(yè)工作的重要組成部分，體現(xiàn)了企業(yè)的管理水平。隨著社會(huì)管理水平的不斷提高，企業(yè)各項(xiàng)資金投入的不斷加大，檔案工作從制度建設(shè)、軟、硬件建設(shè)、人員素質(zhì)等方面都應(yīng)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，與企業(yè)的發(fā)展同步。本文擬對(duì)企業(yè)檔案工作存在的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案工作；問(wèn)題；對(duì)策

1 企業(yè)檔案工作問(wèn)題分析

1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作重視不夠。多數(shù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，沒有領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，或者“分而不管”，檔案工作無(wú)人負(fù)責(zé)，無(wú)人管理，不能及時(shí)傳達(dá)、貫徹、落實(shí)《檔案法》及檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的指示、規(guī)定。有的單位連檔案部門召開的會(huì)議都無(wú)人參加，有的即使派人參加了也是應(yīng)付差事，會(huì)后音信皆無(wú)，領(lǐng)導(dǎo)的眼里只盯住經(jīng)濟(jì)效益，很少過(guò)問(wèn)檔案工作，甚至在會(huì)議上根本設(shè)有談過(guò)關(guān)于檔案管理工作，更何況管理目標(biāo)、計(jì)劃。

2、檔案管理的方式方法落后。一些基層企業(yè)，檔案歸檔后，工作人員大多仍采取手工歸檔方式，對(duì)其進(jìn)行整理編目。造成工作人員工作量大，工作效率低。檔案利用者到檔案室查閱檔案的時(shí)候，檢索速度慢、查準(zhǔn)率低，頻繁使用還會(huì)造成資料損壞。一些大型企業(yè)，雖然檔案部門配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，但從檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看，其實(shí)不少企業(yè)是將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能目標(biāo)和運(yùn)行機(jī)制確立在本檔案室內(nèi)部案卷級(jí)和文件級(jí)的目錄編制、統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)性管理上，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)單一，缺乏綜合處理技術(shù)能力。

3、檔案管理科學(xué)化水平較低。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案文件的形式也發(fā)生較大的變化。在辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來(lái)越多的出現(xiàn)。而因檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現(xiàn)，如何運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行科學(xué)化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對(duì)檔案管理工作者來(lái)講任重而道遠(yuǎn)。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)對(duì)策

1、加強(qiáng)宣傳力度，提高全員檔案意識(shí)

加大對(duì)檔案法律法規(guī)的宣傳，讓企業(yè)員工了解檔案法律法規(guī)的內(nèi)容和檔案工作的重要意義。檔案工作人員要充分利用檔案信息，積極為企業(yè)建設(shè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。全體職工要了解檔案是單位建設(shè)發(fā)展不可缺少的寶貴信息資源，是單位積累的不可估量的寶貴財(cái)富。檔案工作對(duì)提高單位管理水平，促進(jìn)單位科研工作發(fā)展起著不可替代的作用。利用會(huì)議、展覽、電視、網(wǎng)絡(luò)等宣傳形式，用檔案利用典型事例對(duì)檔案信息所起的作用及其意義進(jìn)行宣傳報(bào)道，增強(qiáng)全體職工檔案的保護(hù)意識(shí)，讓每一位職工都意識(shí)到企業(yè)檔案對(duì)單位長(zhǎng)久發(fā)展的重要性。

2、充分利用考核機(jī)制，破解檔案工作難題

要充分利用檔案年度考核機(jī)會(huì)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)在財(cái)務(wù)、物力、人力上的支持，從根本上解決檔案庫(kù)房、設(shè)施軟硬件、人員配備上存在的問(wèn)題。同時(shí)，要扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平是企業(yè)管理水平的具體體現(xiàn)。檔案管理工作得到了上級(jí)主管部門的認(rèn)可，能進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，加大企業(yè)在檔案管理工作中的投資力度，破解檔案工作在組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、設(shè)施配備建設(shè)等方面的難題，逐步達(dá)到國(guó)家規(guī)定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和要求。

3、加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，從事這項(xiàng)工作的人員應(yīng)是具備較強(qiáng)的文化素質(zhì)、檔案專業(yè)知識(shí)和多方面知識(shí)的復(fù)合型人才。檔案工作人員除熟悉檔案工作法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范，以及檔案學(xué)科基礎(chǔ)理論知識(shí)外，培養(yǎng)敬業(yè)精神，還要熟練掌握檔案工作程序和管理技巧，掌握單位業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)、行政管理等各方面的專業(yè)知識(shí)。檔案工作的自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)促使檔案管理人員要不斷更新知識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，具備電子信息的收集、存貯、分類、控制和利用技能，網(wǎng)上信息資源的組織和篩選的技能。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)展知識(shí)面，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高整體素質(zhì)，成為一名稱職的檔案工作者。

4、完善管理手段，提高檔案現(xiàn)代化管理水平

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)已應(yīng)用到檔案管理工作中去，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、檢索、查閱企業(yè)的各種門類和載體的檔案已成為現(xiàn)實(shí)。檔案現(xiàn)代化管理手段的實(shí)施，能節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，縮短查找時(shí)間，提高查準(zhǔn)率，方便利用者的查找和閱讀，為利用者節(jié)省寶貴的時(shí)間。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)硬件設(shè)施的配置，檔案工作人員要不斷研究并完善檔案現(xiàn)代化管理手段，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

5、做好深層次開發(fā)，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用

編制科學(xué)、簡(jiǎn)便的檔案檢索工具。為了使所保存檔案的內(nèi)容、項(xiàng)目一目了然，對(duì)所需的檔案材料能迅速、準(zhǔn)確的查找，要編制科學(xué)、實(shí)用的檢索工具。這是提高檔案管理水平和做好企業(yè)檔案開發(fā)利用的主要手段。開展編研工作，提供主動(dòng)服務(wù)。檔案工作者要深入企業(yè)第一線調(diào)研，了解各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，加強(qiáng)二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的編研工作，主動(dòng)為企業(yè)各項(xiàng)工作提供檔案信息資源。加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理。收集利用反饋信息，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，可以了解檔案效益發(fā)揮的情況，以此總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而提高檔案利用率。反饋內(nèi)容包括：（1）對(duì)提供者的評(píng)價(jià)。（ 2 ） 對(duì)各種服務(wù)方式的評(píng)價(jià)。（3）對(duì)服務(wù)水平及質(zhì)量的評(píng)價(jià)。（4）對(duì)利用效果的評(píng)價(jià)。

總之，企業(yè)檔案工作在整體管理工作中占有非常重要的地位，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作。隨著燃?xì)馄髽I(yè)的不斷發(fā)展對(duì)檔案工作提出了許多新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，也向檔案工作提出了許多新的更高的要求，檔案工作管理人員要不斷學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)吃苦奉獻(xiàn)精神，超越自我，掌握扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、提高自身綜合素質(zhì)，為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)作出自己的貢獻(xiàn)。

作者簡(jiǎn)介

趙世昌（1969-），男，工作于山東省棗莊市華潤(rùn)燃?xì)夤?，從事檔案管理和研究工作。