信息化背景下加強(qiáng)檔案平時(shí)歸檔與管理的具體實(shí)踐和理論研究

張敏

[摘 要]隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)得到了較好的利用，在社會(huì)生活中信息技術(shù)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在新的形勢下應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的制度化以及規(guī)范化建設(shè)，這樣才能更好的促進(jìn)檔案管理工作的全面性發(fā)展。就整體而言應(yīng)該提高檔案歸檔的工作效果，建立健全檔案歸檔制度，這樣才能更好的為檔案歸檔注入活力。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案歸檔；具體實(shí)踐；理論研究

在檔案工作中檔案收集發(fā)揮著重要的作用，同時(shí)也是其檔案工作的開端。在一定程度上講如果沒有全面性的檔案收集，不能滿足利用者的實(shí)際需求。在具體工作中經(jīng)常因文書部門或者是一些業(yè)務(wù)部門內(nèi)部中的人員調(diào)換等，沒有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)性的歸檔，最終導(dǎo)致收集檔案工作具有較大的困難性。本文將針對(duì)信息化背景下加強(qiáng)檔案平時(shí)歸檔與管理的具體實(shí)踐和理論研究進(jìn)行針對(duì)性的探討。

一、為電子文件歸檔提供了一定性的保障

在當(dāng)前檔案信息化背景下，檔案歸檔主要包含兩方面內(nèi)容，一種是檔案實(shí)體歸檔，另一種是電子文件的歸檔。對(duì)于后者來講主要是在檔案數(shù)字化背景下產(chǎn)生的。而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)主要是在文件收集這樣的情況下對(duì)對(duì)電子文件進(jìn)行全面性的登記以及修改和刪除等。在這樣的情況下，用戶應(yīng)該對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行收集，這樣才能為年終的歸檔移交工作等做好必要的準(zhǔn)備。在北京市的檔案局，針對(duì)電子文件主要是進(jìn)行定期歸檔或者進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，定期歸檔主要是在第二年中旬左右完成。其實(shí)時(shí)以及相關(guān)的定期歸檔應(yīng)該根據(jù)單位實(shí)際情況進(jìn)行，在大體上講采用物理歸檔這樣方式的單位應(yīng)該選用實(shí)時(shí)歸檔，另外，也可以進(jìn)行定期歸檔。在信息化背景下，在很大程度上為電子文件提供了一定的技術(shù)保障，同時(shí)促使電子文件實(shí)時(shí)歸檔具備著一定的可能。

二、建立健全完善的檔案歸檔制度，為日后檔案歸檔做準(zhǔn)備

當(dāng)檔案歸檔具備一定的技術(shù)支持后，應(yīng)該建立健全完善的檔案歸檔制度，并且具備一定的實(shí)用性。在一些單位發(fā)展中對(duì)于檔案歸檔進(jìn)行了積極的創(chuàng)新，將傳統(tǒng)中的檔案年終歸檔這樣的方式進(jìn)行了全面的創(chuàng)新，進(jìn)而提出了檔案月度歸檔以及相關(guān)的年終歸檔這樣的收集方法，同時(shí)還積極完善歸檔制度，進(jìn)而在歸檔工作中取得了較好的效果。對(duì)于檔案月度歸檔制度包含較多的內(nèi)容，其中檔案部門中的具體性工作是重要內(nèi)容，主要是月檔案將單位中的信息進(jìn)行全方位的收集。進(jìn)而制定出檔案收集索引。其索引條目主要是在單位活動(dòng)以及相關(guān)重大會(huì)議中最終形成的，能夠及時(shí)的將責(zé)任部門中的職責(zé)進(jìn)行具體的落實(shí)。作為檔案中的工作人員應(yīng)該將需要?dú)w檔的電子文件條目以及相關(guān)的圖像等按照電子文件這樣的方式進(jìn)行及時(shí)的歸檔，進(jìn)而掛接到檔案系統(tǒng)中。

業(yè)務(wù)部門中的工作人員應(yīng)該在收集文件這個(gè)過程中，將實(shí)際的執(zhí)行情況等主動(dòng)接受檔案部門的實(shí)時(shí)監(jiān)督。對(duì)于業(yè)務(wù)部門中的檔案工作來講，其工作人員應(yīng)該將索引標(biāo)注中的電子文件條目等按照相關(guān)要求進(jìn)而掛接到具體的檔案系統(tǒng)中來。但并不履行其實(shí)際的移交手續(xù)，這樣的方式是為了能夠更好的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行年終歸檔。在實(shí)際歸檔時(shí)能夠按照文件聯(lián)系以及時(shí)間和編制檔號(hào)等進(jìn)行調(diào)整順序，另外，工作人員在實(shí)際工作中應(yīng)該將索引目錄中的檔案實(shí)體進(jìn)行及時(shí)性的收集，同時(shí)將順序以及編號(hào)等進(jìn)行及時(shí)性的整理最終與電子文件順序相適應(yīng)。

積極完善檔案平時(shí)歸檔能夠?qū)﹄娮游募约皺n案實(shí)體等進(jìn)行嚴(yán)格性的規(guī)范，還能有效保障起業(yè)務(wù)部門中的工作人員在具體世道下能夠有效推動(dòng)工作的積極開展，在真正意義上為檔案部門在實(shí)際工作中的檢查以及監(jiān)督等提供了充足的依據(jù)。

三、績效考核為檔案歸檔給予了支持

在檔案平時(shí)歸檔工作中業(yè)務(wù)部門的工作人員應(yīng)付出一定的努力以及責(zé)任心，進(jìn)而能夠有效保證電子文件能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔以及文件材料齊全等。另外，還應(yīng)采用檔案管理績效考核這樣的方式進(jìn)而作為工作的主要?jiǎng)恿σ约澳繕?biāo)。在一些單位在進(jìn)行檔案月度歸檔后，將其實(shí)際效果融入在檔案工作的實(shí)際績效中。同時(shí)由檔案部門在檔案中對(duì)檔案保管期限表以及相關(guān)的檔案收集索引等對(duì)電子文件自身的完整率進(jìn)行檢查，對(duì)于那些在系統(tǒng)中沒有顯示其電子文件的部門應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)的催繳，針對(duì)不能上傳的部門來講應(yīng)該將績效分?jǐn)?shù)進(jìn)行扣除。在年終時(shí)，將具體月分鐘的績效分?jǐn)?shù)以及相關(guān)的年終材料實(shí)體情況中的評(píng)分進(jìn)行綜合性的相加，進(jìn)而作為評(píng)選優(yōu)秀歸檔部門的重要依據(jù)。這樣的方式能夠有效調(diào)動(dòng)員工自身的積極性，還能有效保障檔案在日常工作中的良好開展。

四、檔案部門自身的主動(dòng)意識(shí)能夠?yàn)闄n案平時(shí)歸檔增添生機(jī)

加強(qiáng)檔案平時(shí)歸檔對(duì)于檔案部門來講是一種主動(dòng)收集檔案的有效方法，能夠了解業(yè)務(wù)部門中的相關(guān)工作流程，還能掌握其具有價(jià)值性的歸檔文件。就整體而言應(yīng)該加強(qiáng)和部門之間的聯(lián)系以及溝通，對(duì)于單位中近期階段中的事件應(yīng)該具備良好的了解，進(jìn)而提升檔案部門主動(dòng)歸檔這樣的意識(shí)。在一些單位中對(duì)于檔案平時(shí)歸檔索引目錄主要是在以大事記以及信息進(jìn)行綜合性的整理。這樣的方式由傳統(tǒng)中的被動(dòng)依賴業(yè)務(wù)部門逐漸向主動(dòng)線索歸檔轉(zhuǎn)變，能夠有效保證其單位中的相關(guān)活動(dòng)實(shí)際事件等在檔案部門掌握中，這樣的舉措在一定程度上在電子文件實(shí)時(shí)歸檔中也發(fā)揮了重要的作用。對(duì)于具體月份中的電子歸檔這樣的過程也是檔案部門以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間交流以及溝通的過程，能夠真正做到將問題進(jìn)行全面性的分析以及解決。在一些問題中有的是需要具體性分析，而有的是應(yīng)將歸檔的文件等進(jìn)行類別分析。不能將沒有形成文字材料的進(jìn)行歸檔，應(yīng)將實(shí)際情況進(jìn)行全面性的記錄，在具體時(shí)間內(nèi)應(yīng)進(jìn)行催繳或者是進(jìn)行備注。

五、結(jié)語

總而言之，在信息化背景下，對(duì)于檔案平時(shí)歸檔來講一般都是按照年度進(jìn)行的，但這并不意味著全部工作都應(yīng)在年終著手。應(yīng)重視其檔案的日常積累，將日常工作中的檔案實(shí)體以及相關(guān)的電子文件等進(jìn)行全面性的管理，這樣的方式才能保證其電子文件的完整性，還能保證電子文件在年終工作處理中減少不必要的麻煩。

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