如何做好高校會(huì)議記錄

王麗莎+李鵬

摘 要：會(huì)議記錄在高校發(fā)展中有著重要的素材作用和查考價(jià)值。會(huì)議記錄是辦公室秘書(shū)的一項(xiàng)重要工作任務(wù)，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不易。它的形成過(guò)程需要借助現(xiàn)代電子設(shè)備的完整拷貝，結(jié)合人工摘要記錄，充分考慮多種要素和細(xì)節(jié)，通過(guò)有效加工整理，最終整合而成。

關(guān)鍵詞：高校；會(huì)議記錄

中圖分類(lèi)號(hào)：G4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.18.064

在高校，會(huì)議記錄一般適用于比較重要和正式的會(huì)議，如黨委全委會(huì)、黨委常委會(huì)、書(shū)記辦公會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)及各分院、部處的黨政會(huì)議。會(huì)議記錄是一種機(jī)關(guān)應(yīng)用性文書(shū)，真實(shí)準(zhǔn)確的反映了會(huì)議的組織情況和會(huì)議內(nèi)容，包涵學(xué)校各項(xiàng)重大決議決策，直接關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，有極大的價(jià)值。

1 高校會(huì)議記錄的價(jià)值

1.1 素材作用

會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議情況和內(nèi)容的原始、真實(shí)、客觀的記錄。高校會(huì)議記錄是撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和形成報(bào)告、總結(jié)的重要素材，是貫徹落實(shí)上級(jí)精神與指示的重要依據(jù)，記載著學(xué)校重點(diǎn)工作的開(kāi)展和推進(jìn)情況，是學(xué)校歷史發(fā)展的第一手資料。

1.2 查考價(jià)值

會(huì)議記錄，即“有聞必錄”，是會(huì)上討論發(fā)言的實(shí)錄，包括議定事項(xiàng)、會(huì)議對(duì)重大事件所做的安排，記載了會(huì)議討論、表決等會(huì)議過(guò)程，它可以為日后檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況提供查考依據(jù)，它是下達(dá)與上報(bào)會(huì)議精神的重要憑證，為分析研究與總結(jié)工作提供參考。在高校，會(huì)議記錄一般不公開(kāi)，無(wú)須傳達(dá)或傳閱，而是被作為原始資料編入檔案長(zhǎng)期保存，以備需要時(shí)查閱，尤其是黨委常委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)的會(huì)議記錄，其機(jī)密性強(qiáng)、使用價(jià)值高，是黨政機(jī)關(guān)最核心的檔案。

2 高校會(huì)議記錄形成流程及要素

做好會(huì)議記錄，首先應(yīng)明確會(huì)議記錄形成的流程，掌握會(huì)議記錄的要素。結(jié)合實(shí)際的工作情況，筆者認(rèn)為會(huì)議記錄形成的流程及要素如下：

2.1 會(huì)前準(zhǔn)備

文字秘書(shū)作為會(huì)議信息的采集者、加工者和提煉者，不僅需要了解本部門(mén)的綜合情況，更要熟悉全校各單位和部門(mén)的相關(guān)情況，對(duì)重要事項(xiàng)的工作動(dòng)態(tài)、工作進(jìn)展要時(shí)刻關(guān)注，對(duì)師生員工關(guān)心的問(wèn)題要隨時(shí)留心，這樣才會(huì)保證在會(huì)議記錄過(guò)程中對(duì)學(xué)校情況了然于胸，才能夠克服排除各種客觀因素，如一些簡(jiǎn)稱(chēng)、俗語(yǔ)、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)的出現(xiàn)，語(yǔ)速過(guò)快、方言、噪音等造成的記錄不準(zhǔn)確、要素缺失等影響。

會(huì)前準(zhǔn)備首先要向領(lǐng)導(dǎo)征集要討論的議題，向部門(mén)征集要匯報(bào)的事項(xiàng)，并事先熟悉、了解議題范圍。根據(jù)初步定的幾項(xiàng)大的議題，會(huì)議記錄人員要提前向匯報(bào)部門(mén)搜集上報(bào)的會(huì)議材料及相關(guān)支撐材料，了解議題背景，盡量在會(huì)前就將會(huì)議精神吃懂、吃透。會(huì)議記錄人還應(yīng)養(yǎng)成一些良好的職業(yè)習(xí)慣，如提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)、提前調(diào)試記錄設(shè)備，提前搜集材料，避免因準(zhǔn)備不足而影響會(huì)議記錄效果。

2.2 設(shè)備記錄

實(shí)踐證明，在重要會(huì)議時(shí)使用錄像機(jī)、錄音筆等現(xiàn)代多媒體設(shè)備進(jìn)行會(huì)議錄像錄音，結(jié)合人工記錄，后期再進(jìn)行補(bǔ)充整理，極大提高了會(huì)議記錄的效率和準(zhǔn)確性。目前，利用設(shè)備記錄，已逐漸成為高校會(huì)議記錄廣泛采用的手段。憑借設(shè)備的優(yōu)越性，它不僅可以較為全面的記錄會(huì)議的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容、準(zhǔn)確的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，還能還原會(huì)議過(guò)程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，如發(fā)言人的語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)，影響決議形成的討論、爭(zhēng)議、插話，及掌聲、笑聲等現(xiàn)場(chǎng)情況。

需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，利用設(shè)備進(jìn)行記錄，一定要注意會(huì)前調(diào)試，避免會(huì)上設(shè)備失靈影響記錄。

2.3 人工記錄

人工記錄是任何情況下都不應(yīng)當(dāng)省略的記錄方式，人工記錄有其不可替代性，它具有設(shè)備記錄所不及的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，它能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議的出席情況，掌握全局，提綱挈領(lǐng)，突出重點(diǎn)，還能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行分析、歸納和總結(jié)，有助于整體掌握會(huì)議記錄的主旨和精神。

記錄人首先應(yīng)及時(shí)記錄會(huì)議的出席情況，包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、主持人。有時(shí)根據(jù)會(huì)議要求，還常常有應(yīng)到人數(shù)和缺席人員等。其次，提綱挈領(lǐng)的記錄講話人的發(fā)言重點(diǎn)，突出發(fā)言人的意圖、題旨。除了要記錄針對(duì)議題內(nèi)容的講話要點(diǎn)，還要充分領(lǐng)會(huì)一些領(lǐng)導(dǎo)即興講話的思路和主旨。重點(diǎn)記錄會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論，會(huì)議過(guò)程中重要人物的主要發(fā)言和對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論等。第三，對(duì)于在會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)的討論、爭(zhēng)議等情況，要重點(diǎn)記錄爭(zhēng)議的焦點(diǎn)，各方見(jiàn)解，具體分歧，以及最終是否形成決議，形成怎樣的決議。

人工記錄要注意做到既要條例清晰又要掌握細(xì)節(jié)。記錄會(huì)議發(fā)言內(nèi)容，應(yīng)講究條理，分條列項(xiàng)，以一個(gè)發(fā)言者為一個(gè)記錄單元獨(dú)立成段，查閱時(shí)便能一目了然。對(duì)于一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，例如涉及討論通過(guò)議定事項(xiàng)時(shí)，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)提問(wèn)“還有什么意見(jiàn)”，“是否討論通過(guò)”，除了發(fā)言的領(lǐng)導(dǎo)，有的領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)頭同意，有的沒(méi)有發(fā)言默認(rèn)同意，這些是錄音設(shè)備不能記錄的，人工記錄則必須準(zhǔn)確記錄并標(biāo)明，這樣才能成為一個(gè)可以說(shuō)明議定事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)討論通過(guò)的支撐材料。

人工會(huì)議記錄的方式、方法有著無(wú)限可能性，甚至可以說(shuō)是一門(mén)學(xué)問(wèn)，記錄人員應(yīng)該在不斷的會(huì)議記錄工作過(guò)程中積累經(jīng)驗(yàn)，提煉方法，思考技巧，才會(huì)使會(huì)議記錄工作越來(lái)越得心應(yīng)手，更好地做好會(huì)議記錄工作。

2.4 綜合、加工

參考結(jié)合會(huì)議中的各種材料，根據(jù)設(shè)備記錄對(duì)人工記錄文稿進(jìn)行核對(duì)、補(bǔ)充、綜合、改正、加工整理形成最終的會(huì)議記錄。在綜合、加工的過(guò)程中，需要掌握幾個(gè)要點(diǎn)。

2.4.1 忠實(shí)于講話人的原意，盡量保留原話

會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議內(nèi)容最直接、最初始的反映，內(nèi)容較為隨意，語(yǔ)言比較口語(yǔ)化，會(huì)議記錄要盡量保持原汁原味、真實(shí)客觀，不能隨意增加修飾詞、感嘆詞等。在此基礎(chǔ)上，保證文字通順，要素完整。

2.4.2 全面詳實(shí)

記錄要全面，尤其涉及學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、人事聘用、干部任免、大額資金使用、黨員干部違紀(jì)處理等內(nèi)容的重大議題，一定要確保記錄全面、詳實(shí)。會(huì)議記錄一方面要詳細(xì)記錄與會(huì)人員的發(fā)言，會(huì)議中如有爭(zhēng)議問(wèn)題，還應(yīng)該把爭(zhēng)議焦點(diǎn)和各方觀點(diǎn)記錄下來(lái)，此外，還要記錄與會(huì)議主題密切相關(guān)的其他動(dòng)態(tài)，如掌聲、休息、插話等。

2.4.3 有所取舍

會(huì)議記錄加工的過(guò)程必須要把握一定的尺度，有取有舍。對(duì)于層次不清、啰嗦重復(fù)、偏離會(huì)議主題、與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言等要果斷刪減。而發(fā)言中沒(méi)有使用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)，一些一帶而過(guò)的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、項(xiàng)目代號(hào)等現(xiàn)象則應(yīng)當(dāng)更正并補(bǔ)充完整。

2.4.4 精準(zhǔn)核實(shí)

會(huì)議中涉及的一些數(shù)字、數(shù)據(jù)有的關(guān)系重大，記錯(cuò)一個(gè)數(shù)字就有可能差之毫厘謬以千里，因此對(duì)數(shù)字和數(shù)據(jù)的記錄和整理要精準(zhǔn)無(wú)誤；對(duì)人名、地名、機(jī)構(gòu)名、項(xiàng)目名、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)等專(zhuān)有名詞要準(zhǔn)確核實(shí)和校對(duì)；對(duì)個(gè)別無(wú)法確定的專(zhuān)有名詞，應(yīng)根據(jù)錄音記錄來(lái)標(biāo)注上拼音。

2.4.5 規(guī)范格式

各類(lèi)會(huì)議記錄應(yīng)有其規(guī)定的格式標(biāo)準(zhǔn)，要調(diào)整字體、字號(hào)、段落間距等格式，并注意使用適宜的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

記錄人經(jīng)過(guò)加工、綜合而成的會(huì)議記錄，還應(yīng)報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，對(duì)記錄中存在的一些問(wèn)題進(jìn)一步核實(shí)，糾正錯(cuò)誤，確保會(huì)議記錄完整、準(zhǔn)確。

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