淺談集團公司差旅費用報銷管理細則

李德奎++++楊寧柯

差旅費是公司一項重要且經(jīng)常性支出的費用項目，在經(jīng)費支出中，差旅費也占據(jù)了相當大的比例。為了提高工作效率，保證出差人員差旅費的正常使用，并有效地降低費用支出，實現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化，明確公司差旅費報銷管理工作細則，建立完善的報銷流程，才能確保各項工作的順利完成，通過淺談集團公司差旅費用報銷管理細則，同時為其他集團公司差旅費管理提供參考。

一、集團公司差旅費申報程序

1.費用預(yù)算。各公司各部門應(yīng)根據(jù)年度公司戰(zhàn)略目標，制定年度工作計劃書，同時將年度差旅費預(yù)算金額填入《年度費用預(yù)算表》，并將年度預(yù)算分解至各個月度，將費用控制在預(yù)算之內(nèi)。出差相關(guān)人員應(yīng)在月末前將次月出差計劃上報相應(yīng)部門審批、抄報后方可執(zhí)行。

2.提出申請。出差人員應(yīng)根據(jù)《月度差旅費計劃書》，填寫《出差計劃及任務(wù)審批表》，同時根據(jù)《月度費用預(yù)算表》標注本部門月度預(yù)算額度、已使用額度、計劃出差的時間、往返地、計劃費用額、出差人員姓名、職位、事由經(jīng)對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)確認批注意見，級級審批，嚴禁跨級審批。

3.借款流程。①預(yù)算內(nèi)借款：外出人員依據(jù)《月度差旅費計劃書》及審批后的《出差計劃及任務(wù)審批表》提交借款單，進行審批。②預(yù)算外借款：在超出預(yù)算需追加預(yù)算的情況下，經(jīng)授權(quán)審批人批準后參照上款執(zhí)行，在審批單據(jù)中后附追加預(yù)算審批表。

4.報銷流程。①外出人員回到公司后須填寫《出差計劃及任務(wù)審批表》任務(wù)完成欄，注明任務(wù)完成情況，并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)確認批注意見，隔級審批。②報銷人員執(zhí)審批后的《出差計劃及任務(wù)審批表》填寫差旅費報銷單，粘好相應(yīng)合法票據(jù)，依據(jù)授權(quán)審批制度辦理消帳手續(xù)，按與差旅費用報銷相關(guān)的審批流程辦理報銷審批手續(xù)。

二、差旅費報銷單據(jù)及憑證要求

1.單據(jù)填寫要求。①報銷人：按實際出差人員名單全部填列。②時間：開始出發(fā)和結(jié)束的時間要具體填寫到幾月幾日幾點，報銷的所需票據(jù)時間須在出差時間范圍內(nèi)。③車船費：按時間順序?qū)?yīng)車票費用據(jù)實填寫。④住宿費：按以下標準填寫總金額，不同地區(qū)的住房費用應(yīng)分別列示。⑤交通費：參照以下標準填寫。⑥其他費用：只填寫按標準計算的出差期間的通訊費，并在備注中標明。

2.報銷憑證的要求。①原始憑單：車票、住宿票、交通票、餐票等須為真實、合法、有效的發(fā)票。住宿發(fā)票的取得必須填寫齊全（單位全稱、開票日、起住日及結(jié)帳日住宿天數(shù)、單價及金額）。要求：字跡工整、無涂改現(xiàn)象、不得套寫、日期必須為出差期間的有效時間，單位印章報銷的票據(jù)須是合法、有效、符合規(guī)定的憑證。②報銷時單據(jù)粘貼須完整有序。③出差人員出差期間的交通費用應(yīng)提交通服務(wù)業(yè)發(fā)票作為報銷憑證。④出差期間的人員應(yīng)全部在一張報銷單中列示。

三、差旅費報銷的項目內(nèi)容及細則

1.項目內(nèi)容。①差旅費報銷，只能報銷與差旅費直接相關(guān)的交通、住宿、郵電、生活等費用。其他費用不得報銷（如業(yè)務(wù)招待費、辦公費等需另外單獨辦理審批報銷手續(xù)）。②出差人員出差路線應(yīng)按行程最近且經(jīng)濟的路線安排行程計劃和交通，不得無故繞行，除此之外產(chǎn)生的多余費用不予報銷。③員工在出差期間游覽或非工作需要發(fā)生的參觀等費用及其工作原因延長出差期限而發(fā)生的費用全部由出差人員自理。出差期間出差人員不得借故游山玩水，為此而發(fā)生的費用不得報銷，同時，對其按照公司規(guī)定給予處罰。④以上各項均采取在定額內(nèi)實報實銷的形式進行。

2.報銷細則。①出差交通工具報銷細則。不同級別的管理層出差交通工具報銷標準不同。公司管理層總監(jiān)以上人員出差可以乘坐飛機，直接報銷。總經(jīng)理、總監(jiān)、業(yè)務(wù)經(jīng)理等同一級別的人員出差交通工具按照以下次序進行選擇。a.行程為白天的火車需乘坐硬座；b.如乘坐夜車（晚上出發(fā)，早上到達目的地）首選可直達火車（硬臥）或有直達動車、高鐵的情況下選擇動車、高鐵；c.若不滿足以上選擇條件，確需乘坐飛機的，需填寫《工作報告請示卡》及《出差計劃審批表》經(jīng)總裁/副總裁審批后方可執(zhí)行。②出差住宿報銷細則。a.出差人員首選如家、漢庭等協(xié)議快捷酒店入住，入住時報公司名稱即可。如當?shù)責o協(xié)議快捷酒店，住宿標準不得超過140元/天，需開據(jù)住宿費增值稅專用發(fā)票，同時需打出《住宿消費明細清單》，在報銷差旅費用時同時提供，財務(wù)對清單費用進行核實，確保費用的真實性。b.員工外地出差生活費用執(zhí)行以下標準：40元/天。c.員工應(yīng)憑有效的住宿單據(jù)，按上述標準辦理報銷手續(xù)。按下列辦法計算：

可報銷住宿費=個人日住宿標準×應(yīng)住宿天數(shù)

應(yīng)住宿天數(shù)=出差天數(shù)﹣在途天數(shù)﹣應(yīng)剔除天數(shù)

應(yīng)剔除天數(shù)=沒有住宿票據(jù)的天數(shù)+其他不需住宿的天數(shù)+繞行天數(shù)。

實際住宿單據(jù)金額未達到可報銷金額的，按實際支出報銷。

實際住宿單據(jù)金額大于可報銷費用的，按可報銷住宿費報銷，超過標準的費用由自己負擔。

注：下列情況可提高住宿標準a.外出開會，會議組織者統(tǒng)一安排住宿。b.陪同公司高職級人員公出的。c.受公司委派陪同重要客戶或有關(guān)人員外出，或有緊急任務(wù)的。報銷時應(yīng)填制《出差超標原因說明書》，并經(jīng)授權(quán)審批人特別審批后方可報銷。

3.出差生活費用報銷細則。①計算時，按出發(fā)地及返回時間結(jié)合交通發(fā)票往返日期分解計算。例如某員工出差，12：00前返回出發(fā)地的（指公司所在地），當天無補助；20：00前返回的只發(fā)給午餐補助；20：00以后返回的才可享受午、晚餐補助。②午餐、晚餐各占生活補助的50%。③員工外出期間，不論在途還是目地的，均按以上標準計算。④按標準進行報銷，不需后附餐費發(fā)票，直接在差旅費報銷單中補助這一項填寫補助天數(shù)、標準、金額即可。⑤集團總裁、副總裁，各公司總裁、副總裁（總經(jīng)理）公出所發(fā)生的餐費，根據(jù)支出情況，實銷實報。⑥公司派車出差所產(chǎn)生的差旅費用及司機的餐補費用一律由帶車部門提交報銷流程。

注：有下列情況之一者，不得再報銷相應(yīng)費用：a.交納的會務(wù)費、培訓(xùn)費中，已包含住宿費和伙食費的，除不再另行報銷住宿費外，也不計發(fā)伙食費用。b.業(yè)務(wù)單位已招待住宿或伙食的，回公司后不再報銷有關(guān)費用及費用。c.出差時以公司名義宴請業(yè)務(wù)單位人員的，回公司后應(yīng)扣除我公司參加者本次伙食費用。d.出差地為出差人員家庭所在地的，不得報銷住宿費。e.公司總裁、副總裁帶車公出，根據(jù)所發(fā)生的餐費，隨同人員不得另外報銷餐補。

4.外地交通費報銷細則。①集團總裁、副總裁、各公司總裁、副總裁（總經(jīng)理）公出所發(fā)生的交通費用（含出租車），根據(jù)支出情況，實報實銷。②總監(jiān)、采購經(jīng)理、部門經(jīng)理、外聯(lián)經(jīng)理公出發(fā)生的外地交通費，按每天不超過40元限額報銷。③其他人員公出，發(fā)生的外地市內(nèi)交通費用按每天不超過20元限額報銷。④乘公司小汽車出差考察人員不享受交通費用，過路費用超過標準的須經(jīng)授權(quán)審批人審批后方可報銷。過路費應(yīng)小于實際出差人數(shù)×日常到達地所需車船費用。⑤司機駕車外出單程行駛100公里給予10元補貼，最高封頂200元，在當月外出返程后，與月底填報考勤表時將《出差事由申請單》報人力部門，出車補貼每月由人力部門定時發(fā)放。

（作者單位：新疆財經(jīng)大學(xué)會計學(xué)院）