高校檔案收集工作研究

鄭維

摘要：高校檔案收集工作是高校檔案工作的基礎(chǔ)，如何進(jìn)行有效收集是每一個檔案收集人員必須思考的問題，本文分析了高校檔案收集工作的目的，收集工作今后的發(fā)展趨勢，并在此基礎(chǔ)上提出高校檔案收集工作的重點和使這些目標(biāo)得以實現(xiàn)的有效途徑。

關(guān)鍵詞：高校；高校檔案；收集管理；趨勢研究

高校檔案收集工作是文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的重要環(huán)節(jié)，是高校檔案工作的基礎(chǔ)。高校檔案收集工作如何實現(xiàn)“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的要求，在工作中把握好為“過去、現(xiàn)在和未來”服務(wù)的尺度，真實地反映高校在招生、教學(xué)、科研、管理等各項活動的發(fā)展軌跡，再現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的歷史和記憶，弘揚(yáng)、展現(xiàn)校園文化精神和文脈，最大限度地滿足利用者的利用需求，是高校檔案收集工作必須思考的問題。筆者覺得要厘清這一問題，必須重新審視高校檔案收集工作的目的、研究它的發(fā)展趨勢，調(diào)整高校檔案收集工作的重點并通過多元化、有效的路徑使這些目標(biāo)得以實現(xiàn)，

1高校檔案收集工作的目的

1.1再現(xiàn)學(xué)校發(fā)展歷史

檔案具有憑證價值，文件成為檔案一般都結(jié)束現(xiàn)行使用價值，它留存的主要目的就在于存史，以備后世查考利用。檔案和圖書、情報等信息資源相比具有原始性、真實性等檔案所獨有的特性，肩負(fù)著為當(dāng)今和未來社會全面保留“社會記憶”這一獨特而重大的使命。高校檔案收集工作就是要為后人留下高校發(fā)展的歷史記錄，通過留存的檔案使后人了解學(xué)校發(fā)展的軌跡和實踐過程，為后人留存學(xué)校的記憶。

1.2傳承、弘揚(yáng)校園文化

大學(xué)是一個具有悠久歷史傳統(tǒng)和深厚文化底蘊(yùn)的獨特組織，我國高校發(fā)展的歷程就是一部濃縮的中國近、現(xiàn)代史，很多高校都有自己光榮的歷史。校園文化反映了一所學(xué)校獨有的思想觀念、價值取向、行為準(zhǔn)則和思維方式，體現(xiàn)了一所學(xué)校濃厚的人文情懷和氛圍。同時，高校擁有大量的知名人士，作為校園文化的一部分，他們成長的過程就是把自己個人的理想、奮斗和祖國的發(fā)展緊密結(jié)合在一起，具有現(xiàn)實的教育意義。大學(xué)校園文化內(nèi)容博大精深，高校檔案收集工作就是要使高校深厚的文化底蘊(yùn)代代相傳，成為維系大學(xué)運轉(zhuǎn)的內(nèi)在力量，推動學(xué)校在繼承中發(fā)展。

1.3最大限度滿足利用者的需求

高校檔案收集工作的目的就是為了最大限度的提供利用。高校檔案利用的對象為學(xué)校管理者、教職工、學(xué)生、研究者和普通市民，教職工和學(xué)生是學(xué)校檔案利用的主體，他們利用的重點也應(yīng)成為高校檔案收集的重點。高校檔案收集工作應(yīng)以人為本，關(guān)注民生，加強(qiáng)與教職工和學(xué)生密切相關(guān)的檔案的收集工作，這也反映了高校收集工作的價值觀。

2高校檔案收集工作的趨勢

2.1檔案收集工作始終突出本校特色，弘揚(yáng)、傳承學(xué)校文化

隨著高校對自身文化建設(shè)和校史研究的深入，高校檔案收集工作必須反映本校的歷史和弘揚(yáng)、傳承本校的校園文化精神，否則檔案收集工作也就失去了最基本的意義和作用。收集工作要始終堅持反映本校特色和亮點，使后人通過這些檔案史料能知道前人做了些什么，學(xué)校代代傳承的文化底蘊(yùn)和文脈是什么。

2.2 檔案收集工作將向精細(xì)化發(fā)展，將更多考慮編研工作的需求

檔案編研工作是檔案提供利用的重要手段之一，也是檔案館進(jìn)行自我宣傳的最佳途徑，檔案編研工作在檔案館今后的發(fā)展過程中將發(fā)揮越來越大的作用，檔案館要獲得更多的話語權(quán)也必須要有自己的研究型人才產(chǎn)生，因此在進(jìn)行檔案收集時，心中要想到用，有編研這根弦。高校檔案工作由于信息的相對滯后性，在對學(xué)校重大事件、重要活動的把握上可能不像學(xué)校職能部門這么清晰，因此檔案編研工作可以另辟蹊徑，以小見大，通過寫小事件反映學(xué)校的發(fā)展，寫大事件中的一個小插曲、小趣事反襯大事件，因此在檔案進(jìn)行具體的收集過程中，需要獨具慧眼，在大事件、大活動的收集過程中要注重一些小細(xì)節(jié)的收集，這些小細(xì)節(jié)可能成為我們今后編研的選題。對小細(xì)節(jié)的收集需要檔案收集人員動腦筋，與部門溝通，了解活動和事件發(fā)展的基本脈絡(luò)，這樣才能發(fā)現(xiàn)有趣的細(xì)節(jié)。因此，檔案資源建設(shè)將向精細(xì)化方向發(fā)展，不僅要有還要做到全，不管事件的大、小，只要把這一事件方方面面的檔案都收集完整，就能在檔案編研時提供有用的選題。

2.3 檔案收集工作將打破地域、空間限制，檔案將不再唯原件是從

隨著高校的發(fā)展，高校希望重塑校園文化精神，傳承校園文化內(nèi)涵，了解“我從哪里來”，對學(xué)校自身發(fā)展的歷史研究越來越重視，各個高校都掀起校史研究的熱潮，但是很多高校的發(fā)展歷盡滄桑，最初建校的歷史檔案資料可能不在中國在國外；有的學(xué)校經(jīng)過遷徙，學(xué)校相關(guān)的檔案資料可能不在本校在中國別的省市，因此，檔案收集工作面向的對象將打破了地域的限制，到國外、到國內(nèi)的綜合檔案館、到相關(guān)方面收集本校的檔案資料。同時檔案收集工作也將不受空間限制，可以通過互聯(lián)網(wǎng)收集大量的有價值的資料，因此，大家更多地關(guān)注收集的齊全、完整，而不再要求檔案必須是原件。

2.4 檔案收集工作將以專題進(jìn)行，收集方式靈活，真正實現(xiàn)歸檔的齊全和完整

專題收集將成為高校檔案收集工作的常態(tài)，只要是關(guān)于某一主題的內(nèi)容，收集的范圍將從校內(nèi)到社會、從紙質(zhì)到電子、實物、從有形實體到網(wǎng)絡(luò)、從兼職檔案員到社會相關(guān)人士和相關(guān)活動，收集的方式也日益靈活，可以是捐贈、寄存、代為保管、也可以是提供復(fù)制件保存。同時高校之間的資源也將越來越多地實現(xiàn)共享，檔案收集工作將就一個專題，形成一個最大半徑的圓，對相關(guān)資料進(jìn)行全方位收集。

2.5 檔案收集工作將始終貫穿民生理念

檔案收集工作最終是為檔案提供利用，高校檔案利用群主要是學(xué)校管理者、教職工、學(xué)生、研究者和普通市民，其中高校教職工和學(xué)生主要是為了自身需要利用檔案。同時，隨著時代的發(fā)展，高校檔案也必然會向社會開放，顯示它文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的本質(zhì)，因此高校檔案收集工作必須牢牢抓住民生，服務(wù)民生，以人為本，建立覆蓋本校的民生檔案資源，只有利用者需要了，檔案館才有生命力和活力，高校檔案館才能真正成為利用者需要來、愿意來的文化機(jī)構(gòu)。

2.6 檔案收集載體形式呈現(xiàn)多元化趨勢

檔案收集工作隨著時代的發(fā)展，載體形式將不斷變化，紙質(zhì)檔案作為一種靜態(tài)載體將依然存在，但是新型載體形式如照片、視頻、書畫、實物檔案、電子文件、動態(tài)數(shù)據(jù)庫的收集將越來越受到重視。照片、視頻、書畫和實物檔案都具有極強(qiáng)的直觀性，同時，實物檔案還具有載體多樣性的特點，可能是木制的、可能是玻璃制品也可能是布質(zhì)結(jié)構(gòu)的，這些特點也為檔案多維度、全方面反映學(xué)校生活提供了可能。同時，為了今后舉辦展覽的需要，口述檔案也將是檔案館今后收集的一種重要方式，口述檔案使人聞聲如見人，比紙質(zhì)檔案生動、形象，具有紙質(zhì)檔案不可取代的價值，口述檔案也是檔案收集工作面對重大事件、重要任務(wù)進(jìn)行搶救記錄的重要方式?？谑鰴n案訪談的同時也是進(jìn)行人物檔案收集的契機(jī)。今后高校檔案工作要取得應(yīng)有的地位必須對檔案載體形式擴(kuò)容，為檔案提供多途徑利用做好物質(zhì)準(zhǔn)備。

3、完善高校檔案收集工作的有效路徑

3.1檔案收集工作和收集人員必須觀念創(chuàng)新，收集工作建立一定的考評機(jī)制

任何一項事業(yè)的發(fā)展都需要創(chuàng)新，檔案收集工作必須在創(chuàng)新中找準(zhǔn)發(fā)展定位，必須和學(xué)校整體發(fā)展的思路相銜接、相融合，只有投入到學(xué)校的大發(fā)展中才有機(jī)遇。收集工作人員必須自我加壓，建立一套完善的考評機(jī)制，對具體收集工作的質(zhì)和量進(jìn)行考核，通過入庫案卷的隨機(jī)抽檢不斷調(diào)動收集人員工作的積極性和創(chuàng)造力，提高收集人員的工作能力、工作水平，因為人才是事業(yè)發(fā)展的第一推動力。

3.2統(tǒng)籌兼顧、完善檔案工作制度

檔案收集工作是一項經(jīng)常性、長期性、連續(xù)性的工作，同時由于高校各部門職能的交叉，同一活動往往涉及多個部門，因此必須建立完善的制度保障，使工作制度化。首先是崗位保障，通過健全校園兼職檔案員管理網(wǎng)絡(luò)，使部門檔案管理工作落實到具體的崗位和人員。其次是計劃來保障，根據(jù)學(xué)校中心工作，擬訂檔案工作的年度計劃和中短期規(guī)劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，使檔案收集工作納入學(xué)校整體工作之中。再次是制度統(tǒng)籌。根據(jù)學(xué)校實際情況，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，報批學(xué)校審核后成為全校性的行為規(guī)范，使今后“執(zhí)法”時有法可依。最后是管理職能保障。高校檔案部門具有行政管理職能，檔案部門應(yīng)理直氣壯地行使該職能，使檔案“隱性”管理轉(zhuǎn)變?yōu)椤帮@性”管理，確保檔案收集工作的開展。

3.3建立動態(tài)的檔案歸檔范圍

目前，高校檔案歸檔的依據(jù)仍然是國家教育委員會1994年施行的《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》所確定的歸檔范圍，但這一歸檔范圍已不符合目前高校的發(fā)展形勢。事實上，高校每年歸檔的內(nèi)容是會有所變化的，因此必須建立動態(tài)的檔案歸檔范圍來保證學(xué)校特色檔案的歸檔。筆者認(rèn)為動態(tài)的檔案歸檔范圍即我們俗稱的預(yù)立卷類目表，收集人員應(yīng)每年做好學(xué)校各歸檔單位的預(yù)立卷類目表。該類目表分為兩項，一項為各歸檔單位的基本工作情況，另一類則為歸檔單位的特色活動和亮點工程，這樣通過每年建立動態(tài)的歸檔范圍，保證學(xué)校重大活動、重大事件和重大項目的歸檔。同時，該動態(tài)的歸檔范圍明確歸檔載體包括紙質(zhì)、電子和實物。

3.4采用靈活的收集方式開展檔案收集工作

高校很多重大活動都臨時組織一個機(jī)構(gòu)，活動結(jié)束，臨時機(jī)構(gòu)也就撤消。因此，收集人員應(yīng)時刻關(guān)注校園網(wǎng)，了解學(xué)校動態(tài)，為重大活動、重要事件、重大項目的報道建檔，及時與有關(guān)部門聯(lián)系，從源頭上保證材料的齊全。同時，檔案一般采用次年歸檔的方法，由于時間跨度長，容易造成檔案材料的遺失，因此，檔案資源建設(shè)必須采用靈活的收集方式。在收集時間上，做到常規(guī)收集和實時收集相結(jié)合，集中收集和專題收集相結(jié)合，不僅收集紙質(zhì)檔案也注重電子文件、口述檔案和實物檔案的收集。同時，由于高校檔案來源的廣泛性，有些檔案非常珍貴，收集方式可采用移交、捐贈、寄存和代為保管的方式。

3.5以檔收檔，完善高校檔案收集工作

高校檔案收集工作可以利用檔案進(jìn)行完善，保證歸檔材料的齊全、完整。如各部門的工作計劃和工作總結(jié)對本部門當(dāng)年的中心工作有詳盡的描述。在收集過程中可參照本部門的工作計劃、工作總結(jié)，了解哪些重要檔案缺失，把遺漏的重要檔案收集起來。對高校官方網(wǎng)站、年鑒、校報的收集也能起到完善檔案收集的目的，網(wǎng)站首頁、年鑒和校報上選用的照片具有代表性，一般為重要會議、重要活動和重大成果的照片，在照片檔案的收集過程中，應(yīng)對照收集，保證重要照片檔案的歸檔。同時，通過查閱年鑒內(nèi)容，對收集不全、遺漏的檔案補(bǔ)充收集，保證檔案收集的完整齊全。

3.6檔案收集人員工作職業(yè)化

檔案收集人員今后將實現(xiàn)工作職業(yè)化。檔案收集人員職業(yè)化是指檔案收集人員從事檔案收集工作應(yīng)當(dāng)具備一定的職業(yè)素養(yǎng)和修養(yǎng)。首先，檔案收集工作是一項與人交往的工作，檔案收集人員應(yīng)具有良好的溝通能力和親和能力；其次，檔案收集是為未來存史，因此，收集人員應(yīng)具有職業(yè)的敏銳，具有收集前瞻性；再次，檔案收集人員應(yīng)具備一定的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，養(yǎng)成每天關(guān)注學(xué)校網(wǎng)站的新聞、關(guān)注歸檔部門的網(wǎng)站、查閱學(xué)校校報的習(xí)慣，加強(qiáng)對學(xué)校工作了解，加強(qiáng)對歸檔單位的了解，在收集時知道部門、學(xué)院會產(chǎn)生哪些文件，哪些文件具有歸檔價值；同事具有學(xué)習(xí)新事物、新技術(shù)的能力，特別是信息技術(shù)的能力，目前電子檔案雙套制的歸檔模式今后必然被“單套制”所取代；最后，由于檔案收集有業(yè)務(wù)指導(dǎo)的要求，檔案收集人員不僅要有實踐經(jīng)驗，更應(yīng)具有檔案理論水平，這樣在檔案收集過程中才能言之有物、言之有理、使人信服。

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