高校檔案信息化建設(shè)的思考與對(duì)策

肖春霞+劉英姿

摘 要：文章圍繞高校檔案管理的傳統(tǒng)性、復(fù)雜性和低效率性等問(wèn)題展開(kāi)討論，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)越性作了重要闡述，對(duì)信息化建設(shè)中面臨的問(wèn)題進(jìn)行較為深入的分析，闡述了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向，并對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)需要重點(diǎn)考慮的一些問(wèn)題進(jìn)行了深入思考。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化建設(shè)；思考；對(duì)策

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益普及和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國(guó)高等學(xué)校亟待需要解決的重要問(wèn)題。作為高等院校，其檔案管理不同于其它企事業(yè)單位，主要表現(xiàn)在為：1、檔案管理工作涉及面廣，涉及教師、學(xué)生、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備和日常管理等多方面。2、檔案涉及人員流動(dòng)性大，主要包括學(xué)生入學(xué)和畢業(yè)、教師人事調(diào)動(dòng)等。3、檔案涉及種類繁雜，包括教學(xué)文檔、教師基本檔案、學(xué)生檔案、校史文檔和日常管理文檔等。針對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作存在的這些復(fù)雜問(wèn)題，目前在“985”和“211”等重點(diǎn)本科院校已經(jīng)得到一定程度的重視，并取得了較好成效，但是高校檔案信息化管理的效率依然處于較低水平，其原因主要是沒(méi)有引起相關(guān)責(zé)任人員的足夠重視，特別是在一些偏遠(yuǎn)的地方性本科院校?；谏鲜鲞@些問(wèn)題，本文主要針對(duì)地方性本科院校檔案信息化建設(shè)中存在的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了一些專門(mén)的探索和分析，旨在加強(qiáng)和完善地方性本科院校的檔案管理信息化。

1 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性

檔案作為一種歷史傳承，在人類歷史上扮演著舉足輕重的作用。檔案是一種重要的歷史資源，只有共享才能發(fā)揮它最大的價(jià)值。但是，檔案一直因?yàn)槠浔Ｃ艿奶匦院捅旧硭哂械娜毕?，?dǎo)致檔案工作“重藏輕用”這個(gè)保守觀念一直占主導(dǎo)地位。因此，這種保守的觀念阻止了檔案保管部門(mén)和利用者之間的有效溝通，也使得館內(nèi)所保存的檔案資源的不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，同時(shí)，也妨礙了檔案工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。檔案只有在使用中才能顯示它的巨大價(jià)值；檔案館也只有對(duì)館內(nèi)的資源進(jìn)行信息化深加工，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候以適當(dāng)?shù)男问匠尸F(xiàn)給最需要的人，才能體現(xiàn)出檔案工作的真正意義和目的。

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)社會(huì)資源信息化共享的迫切需要越來(lái)越強(qiáng)烈，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)所具有的共享性、快速性、易操作性和易閱讀性等顯著特點(diǎn)為檔案信息化實(shí)現(xiàn)提供了優(yōu)越的信息共享平臺(tái)。因此，如何使檔案管理工作融入到信息化時(shí)代，這是每個(gè)檔案工作者應(yīng)該思考的重要課題，也是我們推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的重要途徑。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，形成優(yōu)于傳統(tǒng)模式的電子檔案，這對(duì)提高我國(guó)的檔案管理水平具有重要的推動(dòng)作用，電子檔案的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在操作方便和易于檢索、多樣形式和生動(dòng)形象、傳遞快速和資源共享等三個(gè)方面。

1.操作方便和易于檢索。為了保持檔案的歷史原貌，我們可以通過(guò)“原始掃描”等方式，利用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，將相關(guān)文件完全“搬進(jìn)”軟件系統(tǒng)或平臺(tái)。其結(jié)果是：我們不僅可以看到紙質(zhì)檔案的電子文件格式，而且更直觀地實(shí)現(xiàn)了原始圖文的復(fù)制和再現(xiàn)，并且方便攜帶；電子檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)是檢索簡(jiǎn)便，精確度高，通過(guò)利用模糊檢索、高級(jí)檢索等先進(jìn)功能和最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)支持，可以大大提高檔案管理的效率、質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

2.多樣形式和生動(dòng)形象。隨著計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案的形式也呈現(xiàn)多樣化，文本、圖像、聲音和視頻等多媒體信息即可以單獨(dú)也可以相互搭配在一起而形成電子檔案內(nèi)容，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更全面、更形象和更生動(dòng)，在復(fù)制時(shí)也不容易出現(xiàn)丟失信息等現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案實(shí)體復(fù)制或拷貝時(shí)會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問(wèn)題，而對(duì)電子檔案的拷貝和復(fù)制，因?yàn)殡娮有畔⑻幚砑夹g(shù)幾乎不存在這些問(wèn)題，所以復(fù)制后得到的電子檔案與原始電子檔案沒(méi)有任何區(qū)別，并且保存時(shí)間更長(zhǎng)，也更易保存。

3.傳遞快捷和資源共享。一份紙質(zhì)檔案限制了在某時(shí)某地讓能夠接觸到它的人閱讀，但對(duì)于電子檔案，由于其基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的處理環(huán)境，不受時(shí)間和空間的限制，只要權(quán)限允許，利用者可以隨時(shí)查閱和下載；同時(shí)，在一個(gè)終端上的電子檔案文件也可以同時(shí)由網(wǎng)絡(luò)終端的眾多用戶同時(shí)閱讀，使多用戶對(duì)其進(jìn)行共享，從而擺脫了時(shí)間和空間的制約，大大提高了檔案的使用效率和管理效能。

2 檔案信息化工作面臨的問(wèn)題

基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化對(duì)檔案信息資源地開(kāi)發(fā)利用影響較為深遠(yuǎn)。其一，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為檔案信息開(kāi)發(fā)提供了技術(shù)支撐，將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案信息化管理中，可實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、集中化，使信息化檔案資源可得到充分利用。其二，檔案信息化需求對(duì)檔案資源地開(kāi)發(fā)利用提出了新的要求。信息技術(shù)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全球延伸，對(duì)檔案資源的信息化開(kāi)發(fā)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)?；诰W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案資源信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，如何高效開(kāi)發(fā)與利用信息化檔案資源是當(dāng)前檔案管理工作的重心。對(duì)于地方性本科院校，其檔案管理信息化建設(shè)主要面臨以下三個(gè)方面問(wèn)題。

1.提高認(rèn)識(shí)。基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的檔案資源信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，檔案信息化開(kāi)發(fā)就是充分挖掘現(xiàn)有檔案資源，使之更好的發(fā)揮作用。對(duì)于負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門(mén)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，首先需要高度統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案管理信息化是高校信息化管理中的一個(gè)重要組成部分；其次需要建立便于檔案管理信息化的合理機(jī)制和模式，保障檔案管理信息化的順利開(kāi)展。在信息化實(shí)踐過(guò)程中，積極探索新途徑、尋找新角度、多方位、多層次地開(kāi)發(fā)電子檔案資源，用新穎的方法對(duì)檔案資源進(jìn)行整合和開(kāi)發(fā)，建立檔案資料的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化，加快檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

2.規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展促進(jìn)了檔案信息的多樣化和用戶群體的廣泛化。由于信息采集的計(jì)算機(jī)外設(shè)（即掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等）型號(hào)各異，檔次參差不齊，采集的數(shù)據(jù)格式會(huì)存在很大的差異性，因此，我們有必要對(duì)信息化檔案制定相應(yīng)的規(guī)范或?qū)ζ溥M(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。如果沒(méi)有一個(gè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化要求，那么信息化檔案會(huì)在某些方面存在數(shù)據(jù)格式或系統(tǒng)的異構(gòu)性，檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，檔案信息交流的范圍廣度和可閱讀性會(huì)受到嚴(yán)重制約，其結(jié)果會(huì)影響檔案管理信息化建設(shè)步伐。

3.人才培養(yǎng)。在檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)是最為核心的任務(wù)?，F(xiàn)階段尤為突出的問(wèn)題是缺乏一批能利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的專業(yè)人士，缺少能夠完成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航的復(fù)合型人才。加快檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度，有必要重視檔案專職人員的繼續(xù)教育工作。

3 檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)是建立數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館建立的主要任務(wù)是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)將若干獨(dú)立的檔案館整合起來(lái)，以實(shí)現(xiàn)人們能最大限度地對(duì)信息化檔案資源的共享，為需要檔案信息的個(gè)人和群體用戶提供便捷和周到的檔案資源服務(wù)。構(gòu)建數(shù)字檔案館是一項(xiàng)復(fù)雜的、龐大的、集各種計(jì)算機(jī)技術(shù)于一體的重要工程，也是展現(xiàn)該高校軟實(shí)力的一種重要指標(biāo)，同時(shí)，它要求得到學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)的重視和支持。針對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)與應(yīng)用需求，確保信息化檔案高效管理和合法使用，我們需從以下三個(gè)方面考慮。

1.網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字檔案館要基于網(wǎng)際網(wǎng)平臺(tái)，僅依靠檔案部門(mén)單獨(dú)建立的內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)獲取檔案資源，不能滿足廣大用戶的實(shí)際需求?，F(xiàn)代數(shù)字檔案館要求：互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)部各部門(mén)都要有連接的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，而外部應(yīng)具備高速信息傳輸支持的公共通信網(wǎng)絡(luò)。

2.進(jìn)一步建立和完善規(guī)范化體系。規(guī)范化體系是管理模式現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，特別是對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的數(shù)字檔案館建設(shè)，它的存在有利于數(shù)字檔案館規(guī)范化、管理模式系統(tǒng)化。數(shù)字檔案館具有跨部門(mén)、跨地域、跨國(guó)界的特點(diǎn)，涉及面廣、管理復(fù)雜、技術(shù)強(qiáng)。在規(guī)范化方面，我們應(yīng)該遵循兩點(diǎn)：一是規(guī)范化管理，輔以制度管理；二是先考慮國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，再考慮國(guó)家、行業(yè)、區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)字檔案館建立初始階段，要采用廣泛而公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位，避免出現(xiàn)大量的后續(xù)維護(hù)工作。

3.建立較為健全的安全訪問(wèn)機(jī)制。對(duì)于數(shù)字檔案館，我們盡可能保證其開(kāi)放性、共享性，但是，也需要保證其安全性、合法性等實(shí)際需求。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境面臨黑客攻擊、病毒入侵等各種安全問(wèn)題，數(shù)字檔案館中一些高度機(jī)密的檔案信息存在被他人竊取、修改甚至偽造等各種危險(xiǎn)，對(duì)個(gè)人和社會(huì)可以會(huì)造成極大的負(fù)面影響和危害性。因此，在數(shù)字檔案館建立和使用過(guò)程中，需要考慮系統(tǒng)所面臨得網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題；同時(shí)，要加強(qiáng)數(shù)字檔案館管理人員的安全意識(shí)，確保系統(tǒng)不會(huì)因?yàn)樽匀粸?zāi)害或人為因素造成數(shù)字檔案被破環(huán)。更為重要的是：我們要為用戶群體制定合理的訪問(wèn)權(quán)限，既能保證檔案資源的共享性和開(kāi)放性，又能保證檔案資源不會(huì)被濫用，保持檔案訪問(wèn)具有的本質(zhì)特色。

4 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)信息化需求促使了高校檔案管理信息化建設(shè)，數(shù)字檔案館顯現(xiàn)了信息數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)快捷化、信息共享化等優(yōu)勢(shì)功能。文章通過(guò)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)越性、面臨的一些問(wèn)題及發(fā)展方向等三個(gè)方面的重點(diǎn)闡述，強(qiáng)調(diào)了目前地方性本科院校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的必要性。由此，通過(guò)對(duì)檔案信息的收集整理、數(shù)字化處理、高效管理和網(wǎng)絡(luò)共享，積極開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，更好地推動(dòng)地方性院校的檔案建設(shè)步伐及提升檔案服務(wù)水平。

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