淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

繆建萍

摘要：在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。本文主要針對信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：信息化管理；文書檔案；檔案管理；創(chuàng)新；

在信息化的大背景下，檔案工作人員的任務(wù)是抓住這次信息化工程建設(shè)開展的契機(jī)，使檔案的工作方式由傳統(tǒng)的手工式向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一、文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

檔案管理部門能否在這次變革期中抓住機(jī)遇，將是在信息化設(shè)計、生產(chǎn)的背景下檔案管理部門能否強(qiáng)化職能與提升地位的一個關(guān)鍵點(diǎn)。檔案工作服務(wù)機(jī)制只有不斷創(chuàng)新，檔案工作才能生機(jī)勃勃，檔案部門的服務(wù)水平，才能隨著形勢及任務(wù)的變化發(fā)展得到不斷提高。當(dāng)

（一）確保文件保密性

受到信息化特征的影響，電子文件的保密性要低于傳統(tǒng)文件，形式多變，常會被別有用心的人更改，而且沒有痕跡，盡管防偽造的技術(shù)在不斷提高，但其內(nèi)容的變動仍要大于紙質(zhì)文件，應(yīng)用的人無法了解檔案的原貌，對其原始性認(rèn)識不夠，而且無法為每份電子文件蓋章、簽字處理，無法憑借這一媒介判斷文件的真?zhèn)危@都給電子文件的保密工作者提出了新的要求。實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理可以設(shè)置保密權(quán)限，劃分文件保密等級，如果使用者只需某卷文檔中的其中一份，信息化管理能夠精確的查詢到所需的單件文件，而傳統(tǒng)的檔案管理是提供整份，不利于文檔的保密性。

（二）提高使用文檔的閱讀率

實(shí)施文書檔案的信息化管理在線顯示文檔的存儲狀態(tài)，這樣使用者在查閱文檔時就可以直接在網(wǎng)上查閱，解決了排隊(duì)等候借閱的問題。如需借閱紙質(zhì)文檔，也可以提前從網(wǎng)上查看檔案是否已被借走，何時可以歸還，這樣借閱起來更加方便，大大提高文書檔案的閱讀率。

（三）提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔案宗。但是傳統(tǒng)的立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作處于空白的境地，這又制約了管理人員水平的提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進(jìn)行信息化管理后，檔案人員可從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案在管理和提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

二、文書檔案管理工作創(chuàng)新

文書檔案管理是檔案工作的重要組成部分，目前我國文書檔案管理迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人工文書檔案管理方式已經(jīng)無法滿足人們的需求，必須向信息化管理方式轉(zhuǎn)變，只有實(shí)現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化、信息化管理，才能適應(yīng)時代的發(fā)展。

（一）創(chuàng)新信息化管理理念

思想意識對于人的行動起到非常重要的引導(dǎo)作用，所以說實(shí)行文書檔案信息化管理是非常具有時代意義的，在一些單位中開展以互聯(lián)網(wǎng)為依托的文書檔案信息化管理，是科學(xué)管理資料文檔的有效手段，它將各類重要檔案進(jìn)行電子化管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的迅捷與先進(jìn)的方式優(yōu)化各種信息資源，深化對文書檔案管理的認(rèn)識，充分認(rèn)識到現(xiàn)代文書檔案管理的重要性，堅持創(chuàng)新信息化管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理思想，利用新型創(chuàng)新信息化管理文書檔案的科學(xué)手段進(jìn)行優(yōu)化各種資源，實(shí)現(xiàn)合理簡化各種文書、檔案資源的分類與整理，逐步將文書與檔案管理推進(jìn)數(shù)字化與信息化的軌道上面。

（二）搭建科學(xué)信息管理平臺

努力搭建科學(xué)的信息管理平臺，以實(shí)現(xiàn)文書與檔案管理的資源共享。檔案管理的最終目的是為了達(dá)成各種資源信息的共享與有效利用。針對原始資源與信息進(jìn)行合理的簡化與收集，然后運(yùn)用信息化管理平臺進(jìn)行科學(xué)的使用與閱覽。把各類信息進(jìn)行數(shù)字化處理在整合在一起，運(yùn)用多元媒體來收藏與呈現(xiàn)出來，在“收、存、管、用”等方面進(jìn)行科學(xué)管理，通過文件管理、預(yù)歸檔管理、檔案管理，為大家的及時閱取都提供了大大的便利。

（三）創(chuàng)新工作機(jī)制

檔案工作要適應(yīng)日益開放和注重現(xiàn)實(shí)利益的環(huán)境，至少需要建立以下三種機(jī)制：自我營銷機(jī)制，即根據(jù)企事業(yè)單位的總體部署和階段性安排，常做常新地宣傳檔案工作的作用，并在中心工作或重大活動的籌劃、準(zhǔn)備階段提出檔案工作的相關(guān)要求，以期引起領(lǐng)導(dǎo)重視，為保證檔案生成質(zhì)量奠定前期基礎(chǔ)。主動參與機(jī)制，把上游的生成環(huán)節(jié)延伸到下游的利用環(huán)節(jié)，有形有益地參與到中心工作或重大活動中去，這不僅有利于提高檔案工作的質(zhì)量，更有益于彰顯檔案工作的作用，提高檔案管理的地位。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍培訓(xùn)考核

由于當(dāng)前各大行政事業(yè)單位文書檔案管理方面的專業(yè)人員較少，因此單位除了招聘專業(yè)管理人員之外，還要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，除了對專業(yè)方面的培訓(xùn)之外還要加強(qiáng)對思想素質(zhì)方面的培訓(xùn)。在提高工作技能的同時轉(zhuǎn)變員工的思想觀念，糾正工作態(tài)度，提高積極性與主動性。與此同時，還要對文書檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，對考核不通過的人員加以一定的資金處罰，以激發(fā)員工的上進(jìn)心，實(shí)現(xiàn)自我突破。

（五）加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新

要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，無論是檔案業(yè)務(wù)工作，還是檔案管理工作以及檔案信息的交流，都應(yīng)以現(xiàn)代化的技術(shù)手段作為媒介，充分利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決問題，提高管理水平和效率。要確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識，扭轉(zhuǎn)研發(fā)者對檔案管理無效益的片面認(rèn)識，克服軟件應(yīng)用者嫌麻煩的思想，轉(zhuǎn)變管理者認(rèn)為手工方式可靠的傳統(tǒng)觀念，形成研究新需求、接受新技術(shù)、應(yīng)用新手段的強(qiáng)烈使命感。 要把電子文檔管理系統(tǒng)的研發(fā)融入網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)，把檔案管理的計算機(jī)化納入企事業(yè)單位信息化建設(shè)的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、信息流的形成部門資源共享、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，這不僅關(guān)系檔案管理的技術(shù)進(jìn)步，而且事關(guān)企事業(yè)單位信息化建設(shè)的進(jìn)程和成敗。

抓緊解決歷史問題，根據(jù)信息化建設(shè)整體需要，對檔案部門先期采用新技術(shù)的情況進(jìn)行排查，解決與整體信息化的系統(tǒng)接口、技術(shù)接口問題，使之融入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境。同時要著手解決歷史檔案的數(shù)據(jù)化問題，逐步實(shí)現(xiàn)全信息計算機(jī)檢索，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務(wù)需要。

結(jié)束語

行政事業(yè)單位、尤其是社會管理綜合治理服務(wù)中心這類需要涉及到眾多社會材料的單位，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準(zhǔn)定位，抓緊當(dāng)前政府機(jī)構(gòu)改革的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)對文書管理部門的整改與綜合治理，以提升文書檔案管理工作效率，促進(jìn)單位的發(fā)展。

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