淺談做好民族地區(qū)中職學(xué)校檔案管理工作的意義和方法

郭紅霞

摘 要：在民族地區(qū)中職學(xué)校做好檔案管理工作很有意義，它為學(xué)校的提升和發(fā)展提供了可靠依據(jù)，為教學(xué)質(zhì)量的提高提供了可利用的資源，為教職工晉升職稱職務(wù)和學(xué)生的就業(yè)發(fā)展提供了可靠資料，為維護校園和諧穩(wěn)定提供了可操作的經(jīng)驗。要做好民族地區(qū)中職學(xué)校檔案管理工作，方法一是要隨時收集材料，二是及時整理檔案，三是做好保密工作，四是實行信息化管理。

關(guān)鍵詞：民族地區(qū) 中職學(xué)校 檔案管理 意義 方法

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）07（b）-0149-02

在現(xiàn)代學(xué)校管理中，由于管理工作的科學(xué)化，信息交流的量大面廣，時間性、準確性的要求也越來越高，這就使學(xué)校的檔案管理工作顯得越來越重要。而民族地區(qū)的中職學(xué)校由于有它自身的環(huán)境因素，它的檔案管理工作就有了它自己的顯著特點。筆者作為一名民族地區(qū)中職學(xué)校的檔案工作者，通過勤奮學(xué)習(xí)，充分認識到做好民族地區(qū)學(xué)校檔案工作的重要意義，并想盡一切科學(xué)有效的方式方法，努力做好自己的工作，這就成了本人應(yīng)盡的義務(wù)和神圣的責(zé)任。

1 民族地區(qū)中職學(xué)校檔案管理工作的意義

1.1 為學(xué)校的提升和發(fā)展提供了可靠依據(jù)

民族地區(qū)中職學(xué)校檔案記錄了學(xué)校建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，也記錄著教職工、學(xué)生個人工作學(xué)習(xí)的歷史依據(jù)，從學(xué)校的歷史檔案中，可以看出這個學(xué)校的辦學(xué)的歷史過程，整體規(guī)模、師生風(fēng)貌、教學(xué)質(zhì)量、發(fā)展前景等等，這就為上級領(lǐng)導(dǎo)部門考查評估學(xué)校辦學(xué)水平提供了可靠的依據(jù)，并以此有力地影響上級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)辦學(xué)決策，從而逐步推動了學(xué)校的提升和發(fā)展。

1.2 為教學(xué)質(zhì)量的提高提供了可利用的資源

中職學(xué)校教職工工作檔案，完整地保存了教職工的工作成績和科研成果，使各個教職工的考核評比有據(jù)可查，從而促進了各項激勵機制的更加規(guī)范化、制度化，激勵了教職工不斷進取的意識，促進了各個教職工的工作熱情。同時，學(xué)校及教職工工作檔案客觀記錄了學(xué)校及教職工已往工作、科研的現(xiàn)實情況，是學(xué)校不同時期工作水平的總和，為學(xué)校當(dāng)前及今后做好各項工作提供了很有價值的參考資料，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及各位教職工，都能從以往檔案中學(xué)習(xí)借鑒經(jīng)驗教訓(xùn)，少走彎路，從而促進了各位領(lǐng)導(dǎo)及教職工工作質(zhì)量的提高。這樣，中職學(xué)校檔案就起到了促進教職工工作熱情，促進學(xué)生上進心的積極作用，從而在整體上有效地推動了學(xué)校工作，促進了學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量的提高。

1.3 為教職工晉升職稱職務(wù)和學(xué)生的就業(yè)發(fā)展提供了可靠資料

學(xué)校專業(yè)技術(shù)人員的職稱評審和行政后勤工作人員的職務(wù)晉升是教職工工作和生活中的一件大事。教職工工作檔案可為教職工職稱評審和職務(wù)晉升提供有用依據(jù)。對于申報職稱的專業(yè)技術(shù)人員和有可能晉升職務(wù)的行政后勤工作人員來說，個人工作業(yè)務(wù)檔案是他們業(yè)績的憑證，可靠的記載了個人的工作業(yè)績和科研成果、獲獎情況、年度考核結(jié)果等，教職工在晉升職稱職務(wù)時，通過查詢自己保存在學(xué)校的工作檔案，就能及時完善地填寫出晉升所需要的材料表格，絕不因工作業(yè)績的丟失而影響教職工的升遷。另外，在現(xiàn)在雙向選擇、自主擇業(yè)的就業(yè)環(huán)境下，中職學(xué)校的應(yīng)屆和往屆畢業(yè)生，一與用人單位發(fā)生就業(yè)聯(lián)系，畢業(yè)生個人或者用人單位往往就來學(xué)校查詢本人在校學(xué)習(xí)時的檔案資料，多年來，該校本著為畢業(yè)生負責(zé)和用人單位負責(zé)的檔案管理理念，出具了好多好多的檔案材料，為畢業(yè)生的順利就業(yè)起到了極為寶貴的作用。

1.4 為維護校園和諧穩(wěn)定提供了可操作的經(jīng)驗

在民族地區(qū)，由于歷史的現(xiàn)實的多方面的復(fù)雜原因，維穩(wěn)工作始終是民族地區(qū)乃至當(dāng)?shù)貙W(xué)校的一項重要任務(wù)。因此我州學(xué)校反對分裂、維護校園和諧穩(wěn)定的工作是長期的艱巨的，在歷年的維穩(wěn)工作中，該校制定了一系列平日教育教職工、學(xué)生反分裂保穩(wěn)定的方法措施，一次次修改制定了操作性很強的特殊時期《處突維穩(wěn)緊急預(yù)案》，這些維穩(wěn)檔案對過去、目前及今后的維穩(wěn)工作都起著十分重要的作用，是我校反分裂保穩(wěn)定的不可或缺的重要文件，很難想象，若沒有這些檔案，面對紛繁復(fù)雜、責(zé)任重大的維穩(wěn)工作，該怎么著手呢。

2 做好民族地區(qū)中職學(xué)校檔案工作的方法

2.1 隨時收集

民族地區(qū)中職學(xué)校檔案從內(nèi)容上說，有學(xué)校及各科室的文件、計劃、總結(jié)、會議記錄等公共性文檔，還有與教職工、學(xué)生工作學(xué)習(xí)相關(guān)的個人性文檔；從形式上看，有紙質(zhì)文檔資料、實物樣品、圖片、電子文檔等，這些都是需要隨時收集保存的，如果不注重平時的收集，就會導(dǎo)致一些很有用的檔案資料收不進來而白白流失，給工作帶來不應(yīng)有的損失。要做好原始材料的收集，首先要明確和規(guī)范檔案的建檔范圍，并建立起切實可行的歸檔制度，照章辦事，失職追責(zé)，這是做好檔案收集管理的重要前提。其次學(xué)校應(yīng)對教職工加強《檔案法》宣傳，增強教職工的檔案意識，把檔案資料及時交學(xué)校保管，是安全必要利公利己的。再次檔案管理人員一定要盡職盡責(zé)，切實做到隨時收集，尤其是每學(xué)期結(jié)束或較大校務(wù)活動結(jié)束后，要按規(guī)定及時足夠收集有關(guān)檔案材料，不得拖延。

2.2 及時整理

檔案管理必須有序，只有有序，管理者才能對所存檔案做到心中有數(shù)，查詢起來方便、齊全。這就要求檔案管理工作人員必須經(jīng)常及時整理檔案，先對已有檔案按材料內(nèi)容進行分類處理，編寫目錄，做上醒目的名稱標簽，分門別類井然有序存放。一旦收集到新檔案，就按檔案門類以時間先后順序歸入該類檔案中，并按規(guī)定填寫好檔案目錄。過一定時段后，根據(jù)檔案現(xiàn)實的使用需要，對以前的分類還可以重新劃分或者進一步細化劃分，重新整理歸類，該增補的材料要及時增補進去，對保管期限過期失效的檔案應(yīng)及時刪除消毀，并留下刪除消毀的歷史記錄，重新填寫編造檔案新目錄，準確、完整、醒目地反映出目前的檔案保存情況，以便查詢使用。

2.3 做好保密

民族地區(qū)中職學(xué)校的學(xué)校檔案和教職工、學(xué)生個人檔案，有些只能在一定時間內(nèi)讓一定范圍內(nèi)的人員查詢，有很強的保密性。尤其象我校長期處在復(fù)雜的反分裂斗爭的最前線，學(xué)校的有些反分裂保穩(wěn)定的檔案材料，一定要按規(guī)定保密層級嚴格做好保密管理工作，這些保密性檔案一旦在不當(dāng)時間不當(dāng)范圍內(nèi)泄漏，就會給工作和檔案當(dāng)事者本人、檔案管理者本人都會造成無法估量的損失。因比，檔案管理工作人員要具備思想政治上的堅定性、敏銳性，加強工作責(zé)任心，認真履行檔案交接手續(xù)，完善檔案查詢審批程序，嚴格執(zhí)行檔案查詢登記制度，這樣才能保證檔案工作的可靠性、安全性。

2.4 信息化管理

以前民族地區(qū)中職學(xué)校由于辦學(xué)條件相對落后，檔案管理和保管手段也比較落后，主要以手工操作為主。檔案工作人員把材料收集起來，交檔案室，再整理分類，手工填寫檔案材料目錄，最后歸檔。這樣不僅消耗人力物力，而且檔案信息與檔案實體量的比值處于較低水平，查詢率低。隨著現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及國家對民族地區(qū)中職教育支持力度的逐漸加大，使民族地區(qū)中職學(xué)校檔案實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理有了條件，也成了必然。通過實行計算機信息化歸檔管理，檔案由以前單一的紙質(zhì)文檔，豐富變成了由紙質(zhì)文檔、電子文檔和實物文檔組成的現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)，極大地提高了檔案加工、存貯、傳遞的速度和質(zhì)量。同時對于檔案的查詢既方便又快捷，既大大的提高了檔案的查詢使用率，又減輕了管理人員的勞作負擔(dān)。

總之， 做好民族地區(qū)中職學(xué)校檔案管理工作，對學(xué)校的各項工作和發(fā)展很有價值意義，檔案管理工作者需要不斷學(xué)習(xí)，積極適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)要求，想盡一切辦法，做好工作，為學(xué)校廣大教職工、學(xué)生和學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻

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