“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理創(chuàng)新研究

高偉娜

摘 要： 加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用已經(jīng)成為高校檔案管理發(fā)展的基本趨勢。通過實(shí)地走訪與訪談等方式對現(xiàn)階段我國高校檔案管理中所存在的問題進(jìn)行分析與研究，并從加強(qiáng)對高校檔案管理重要性的認(rèn)識、加強(qiáng)檔案服務(wù)與利用及加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用等方面論述具體的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞： “互聯(lián)網(wǎng)+” 高校檔案管理 創(chuàng)新

一、引言

近幾年信息技術(shù)不斷高速發(fā)展，同時也被廣泛應(yīng)用于人們的生活與社會生產(chǎn)中，我國逐漸進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，所謂“互聯(lián)網(wǎng)+”就是需要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)的深度融入，對于高校檔案管理來說也是如此。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理必須強(qiáng)化創(chuàng)新意識，實(shí)現(xiàn)檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深度融合，促進(jìn)高校檔案管理效率的進(jìn)一步提升。

二、現(xiàn)階段高校檔案管理中所存在的問題分析

筆者通過實(shí)地走訪及訪談等方式對現(xiàn)階段高校檔案管理中存在的問題進(jìn)行了調(diào)查與分析，現(xiàn)總結(jié)為以下幾點(diǎn)。

（一）某些檔案管理不受重視

不論是從學(xué)校層面還是從院系層面來說，某些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理僅僅是進(jìn)行相關(guān)資料的保存，對于學(xué)校的發(fā)展意義不大，因此，在實(shí)際工作當(dāng)中對于檔案管理工作沒有給予高度的重視。在這樣的背景下，某些檔案管理人員就樂得清閑，抱著“做一天和尚撞一天鐘”的思想，并不會積極主動地處理自身工作中可能存在的問題。根據(jù)筆者的調(diào)查研究，檔案管理得不到高校的重視是導(dǎo)致高校檔案管理工作效率低下的根本原因。

（二）某些檔案服務(wù)與利用效率相對低下

從高校檔案管理的工作內(nèi)容看，其所包含的內(nèi)容相對較廣泛，檔案管理部門不僅需要進(jìn)行日常行政工作中各種行政文件檔案的管理，而且需要負(fù)責(zé)一些歷史文件檔案的管理，更要負(fù)責(zé)一些科研文件檔案的管理。復(fù)雜的管理范圍與現(xiàn)階段高校檔案管理效率低下之間形成矛盾。某些高校的檔案管理部門采用“一刀切”的管理模式，即檔案并不是針對所有人開放，而只是供本校或者相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在做戰(zhàn)略決策時提供參考，普通人并沒有權(quán)限進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱。盡管部分高校允許有關(guān)人員查閱自己所需要的檔案信息，但是在程序方面相對較為復(fù)雜，最終導(dǎo)致大部分人都會通過其他渠道進(jìn)行檔案信息查詢。此種現(xiàn)象最終導(dǎo)致某些高校檔案內(nèi)部所蘊(yùn)含的知識與價值得不到充分的利用，尤其是一些科研檔案可能存在較大的價值，這與檔案管理的目的產(chǎn)生沖突。

（三）某些檔案管理現(xiàn)代化程度相對較低

由于領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理重視程度不足，最終導(dǎo)致針對檔案管理的投資力度相對較小。據(jù)調(diào)查研究，現(xiàn)階段大部分高校的經(jīng)費(fèi)安排都主要集中在科研、教學(xué)及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，檔案管理投入的資金占總資金投入的比例大約占0.6%。資金投入的不足導(dǎo)致高校檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備建設(shè)力度相對較為低下。從總體上看，現(xiàn)階段某些高校檔案管理依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化管理設(shè)備與管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用相對較少，最終導(dǎo)致某些高校的檔案管理效率得不到有效提升。此外，某些高校的檔案管理依然停留于手工管理，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)幾乎都沒有得到充分的應(yīng)用。

三、高校檔案管理創(chuàng)新策略研究

（一）加強(qiáng)對高校檔案管理重要性的認(rèn)識

現(xiàn)階段高校檔案管理人員必須充分認(rèn)識到高校檔案管理對于高校運(yùn)行的重要性。首先，高校檔案是高校發(fā)展的歷史記載，是一所高校精神與文化的縮影，其內(nèi)在的文化價值是無法估量的，做好高校檔案管理有利于高校的進(jìn)一步發(fā)展。其次，在現(xiàn)代高校管理當(dāng)中，檔案是行政管理的重要依據(jù)，只有加大檔案管理力度才能提高高校管理水平，從而滿足學(xué)生進(jìn)一步發(fā)展的需求。最后，科研是高校的一項(xiàng)重要任務(wù)，高?？蒲袡n案不僅記錄了前人已經(jīng)取得的科研成果，而且記錄了大量科研經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)科研檔案管理有利于高?？蒲泄ぷ鞯倪M(jìn)一步開展，從而促進(jìn)高校的進(jìn)一步發(fā)展。綜上所述，現(xiàn)階段高校檔案管理具有非常重要的意義，領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識。

（二）加強(qiáng)檔案服務(wù)與利用

只有強(qiáng)化檔案服務(wù)與利用才能充分發(fā)揮檔案管理的作用，同時信息技術(shù)的發(fā)展也為高校檔案服務(wù)與利用提供了新的途徑?；诖朔N情況，當(dāng)前階段高校必須提高檔案服務(wù)與管理的利用效率。首先，高校要對相關(guān)檔案進(jìn)行分類處理，實(shí)現(xiàn)涉密檔案與普通檔案的分離管理，對于涉密檔案相關(guān)人員必須嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱，同時檔案管理人員要加強(qiáng)對查閱人員身份的校核。而對于非涉密檔案，則應(yīng)該向廣大師生公開，相關(guān)人員只需要進(jìn)入到檔案館中就可以進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱，并不需要遵循特定的程序。

（三）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，只有加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的使用才能充分提高檔案管理服務(wù)與利用的效率，從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展?，F(xiàn)代檔案管理技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可從以下幾方面入手：（1）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用必須以對應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為基礎(chǔ)，例如現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備?，F(xiàn)階段高校必須為檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供必要的資金，滿足其發(fā)展的基本需求。（2）加強(qiáng)信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用。目前階段信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)較為成熟，但是最重要的在于高校要建立基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅允許工作人員通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行相關(guān)資料的管理，而且可以針對用戶的不同身份為其提供對應(yīng)的查閱權(quán)限。（3）加強(qiáng)相關(guān)工作人員的技能培訓(xùn)?，F(xiàn)代化檔案管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用不僅需要現(xiàn)代化的硬件與軟件設(shè)備，還要求檔案管理人員具備對應(yīng)的管理能力。因此，高校必須加強(qiáng)針對檔案管理人員的技能培訓(xùn)，滿足現(xiàn)代檔案管理技術(shù)應(yīng)用的實(shí)際需求。

四、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景之下，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展成為高校檔案管理所面臨的重要任務(wù)。基于此種情況，筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行了調(diào)查與分析，總結(jié)了現(xiàn)階段高校檔案管理存在的問題，并提出了針對性的創(chuàng)新策略，希望對我國現(xiàn)階段高校檔案管理工作有所幫助。

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