高校輔導(dǎo)員與學(xué)籍學(xué)歷電子注冊

樊潤慧

摘 要： 本文從教育部的高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的三個階段的工作任務(wù)入手，分析各個環(huán)節(jié)的重要性及應(yīng)當(dāng)注意的問題，得出在三個階段高校輔導(dǎo)員應(yīng)當(dāng)協(xié)助完成的工作，為輔導(dǎo)員指明工作方向，也讓輔導(dǎo)員明確工作的目的，為高校順利完成學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作提供實踐經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞： 高校輔導(dǎo)員 學(xué)籍 學(xué)歷

國家教育部2001年實施的學(xué)歷證書電子注冊，2006年開始要求普通高校對新生在入學(xué)時進(jìn)行資格審查，并于2007年在普通高校新生中實施學(xué)籍電子注冊，2008年實行在校生學(xué)年電子注冊，2010年實施的學(xué)歷證書即時電子注冊，這樣普通高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊從新生取得學(xué)籍到在校生的轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休退學(xué)等學(xué)籍異動和獎懲記錄到畢業(yè)的學(xué)歷均需電子注冊。教育部對高校學(xué)生在校期間的全過程實施信息化管理，前期的學(xué)籍、學(xué)年電子注冊成為畢業(yè)學(xué)歷電子注冊的重要依據(jù)。因此，高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度是規(guī)范高校辦學(xué)行為，維護(hù)高等教育公平、公正，維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性，維護(hù)學(xué)生合法權(quán)益，加強高等教育管理，提高教育質(zhì)量，維護(hù)學(xué)校安全穩(wěn)定的重要舉措。

“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（簡稱：學(xué)信網(wǎng)）網(wǎng)址：www.chsi.com.cn，是教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理電子政務(wù)平臺。管理層面介于招生、就業(yè)之間，起到承前啟后的作用。平臺體現(xiàn)政策，但本質(zhì)上是技術(shù)輔助，不能妨礙、更不可能替代實際管理，是教育部《普通高校學(xué)生管理》的輔助管理工具。平臺專業(yè)技能要求，全過程信息化，分校、省、部三個平臺，對高校學(xué)籍管理要求業(yè)務(wù)能力要求高。高校學(xué)籍管理隊伍群體大，層次不等，學(xué)籍管理環(huán)節(jié)多，政策性強，教育部要求據(jù)實標(biāo)注、完整標(biāo)注，這樣難度更高，需要輔導(dǎo)員的輔助。下面我從學(xué)籍學(xué)歷注冊工作的三個階段，談?wù)勢o導(dǎo)員需要協(xié)助的工作。

1.學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作流程

學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作流程分三次注冊、三次查詢、兩次校對，即三次注冊是新生學(xué)籍注冊、在校生學(xué)年注冊、畢業(yè)生學(xué)歷證書注冊。學(xué)籍注冊的對象是新生，重在“資格”；學(xué)年注冊的對象是在校生，重在“管理”；學(xué)歷注冊的對象是畢業(yè)生，重在“服務(wù)”。三次查詢，即新生學(xué)籍查詢、在校生查詢、畢業(yè)生學(xué)歷查詢。兩次校對，即學(xué)歷圖像校對和學(xué)歷信息校對。

1.1新生學(xué)籍注冊。

新生學(xué)籍注冊工作的重點是“嚴(yán)管入口，管好資格”。

新生資格初審：學(xué)校應(yīng)當(dāng)在報到時對新生入學(xué)資格進(jìn)行初步審查，審查合格的辦理入學(xué)手續(xù)，予以注冊學(xué)籍；審查發(fā)現(xiàn)新生的錄取通知、考生信息等證明材料，與本人實際情況不符，或者有其他違反國家招生考試規(guī)定情形的，取消入學(xué)資格。

新生資格復(fù)查：學(xué)生入學(xué)后，學(xué)校應(yīng)當(dāng)在3個月內(nèi)按照國家招生規(guī)定進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查內(nèi)容主要包括以下方面：（一）錄取手續(xù)及程序等是否合乎國家招生規(guī)定；（二）所獲得的錄取資格是否真實、合乎相關(guān)規(guī)定；（三）本人及身份證明與錄取通知、考生檔案等是否一致；（四）身心健康狀況是否符合報考專業(yè)或者專業(yè)類別體檢要求，能否保證在校正常學(xué)習(xí)、生活；（五）藝術(shù)、體育等特殊類型錄取學(xué)生的專業(yè)水平是否符合錄取要求。

復(fù)查中發(fā)現(xiàn)學(xué)生存在弄虛作假、徇私舞弊等情形的，確定為復(fù)查不合格，應(yīng)當(dāng)取消學(xué)籍；情節(jié)嚴(yán)重的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)移交有關(guān)部門調(diào)查處理。

1.2新生學(xué)籍注冊環(huán)節(jié)輔導(dǎo)員需要協(xié)助的工作。

高校輔導(dǎo)員在新生學(xué)籍注冊環(huán)節(jié)要協(xié)助做好，第一，新生報到時的資格初審；第二，三個月內(nèi)的資格復(fù)查；第三，新生學(xué)籍的查詢，要求達(dá)到100%。

2.在校生管理——學(xué)年注冊

在校生管理的重點是“據(jù)實標(biāo)注，管好過程”。

2.1在校生學(xué)籍管理工作包括學(xué)年注冊、學(xué)籍異動、學(xué)籍處理、學(xué)生信息修改等環(huán)節(jié)。

2.1.1在校生學(xué)年注冊

學(xué)年電子注冊是新生學(xué)籍電子注冊的延續(xù)，是對在校學(xué)生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定。正常升級的學(xué)生，進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)注為“注冊學(xué)籍”；對上一學(xué)年發(fā)生學(xué)籍異動的學(xué)生，對學(xué)籍異動情況適時進(jìn)行注銷或標(biāo)注。學(xué)年電子注冊的學(xué)籍信息是學(xué)歷證書電子注冊的重要依據(jù)。

2.1.2學(xué)年注冊的目的

確保學(xué)信網(wǎng)中在校生名單與實際情況一致（學(xué)籍資格）；確保學(xué)信網(wǎng)中在校學(xué)籍信息與實際情況一致（學(xué)籍信息）；真實記載學(xué)生在校期間的學(xué)籍異動等信息（學(xué)籍記載）。

學(xué)年注冊的時間是每年9月1日—30日；學(xué)年注冊的范圍是全體在校生都必須進(jìn)行學(xué)年電子注冊；一年級新生在完成學(xué)籍注冊的同時，學(xué)年注冊就同步完成。

2.1.3在校生的學(xué)籍異動

學(xué)籍異動是指：退學(xué)、開除學(xué)籍、死亡、取消學(xué)籍、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊要求：據(jù)實標(biāo)注，上傳文號；學(xué)籍注銷（退學(xué)和取消學(xué)籍）：要求在學(xué)籍處理后15個工作日內(nèi)完成。

2.1.4學(xué)籍信息的修改

學(xué)籍修改的規(guī)則：變更身份信息，只能單條修改，必須上傳電子檔案；變更專業(yè)信息，只能學(xué)籍異動；學(xué)號、班級字段可以一步到位。

變更身份信息（姓名或身份證號或民族）需要的電子檔案資料：

2.1.4.1屬于招生過程填涂錯誤的，請?zhí)峁┮韵虏牧希?/p>

生源所在地省級招生部門出具的證明材料；戶口所在地公安部門出具的帶有本人照片的戶籍證明原件（戶籍證明落款時間應(yīng)在3個月內(nèi)）；身份證和戶口本的原件；若屬五年一貫制學(xué)生需提供中學(xué)學(xué)籍檔案。

2.1.4.2屬于在校期間身份證重（錯）號變更的，請?zhí)峁┮韵虏牧希?/p>

戶口所在地公安部門出具的制式身份證號碼變更證明（需注明申請更改信息的時間、原因，發(fā)函單位固定聯(lián)系方式，加蓋戶籍專用章、戶籍民警專用章）；更改信息前后的新老身份證、戶口本的原件；戶口所在地公安部門出具的帶有本人照片的戶籍證明原件（戶籍證明落款時間應(yīng)在3個月內(nèi)）；若屬五年一貫制學(xué)生需提供中學(xué)學(xué)籍檔案；涉及出生日期變更的提供原始出生證明。

2.2學(xué)籍信息的查詢。

學(xué)信網(wǎng)中學(xué)生學(xué)籍信息是學(xué)生身份及變化過程的真實表現(xiàn)，需要學(xué)生通過在學(xué)信網(wǎng)注冊相關(guān)的賬號后鏈接學(xué)信網(wǎng)學(xué)籍信息進(jìn)行關(guān)注。

2.3在校生管理環(huán)節(jié)輔導(dǎo)員需要配合的工作。

高校輔導(dǎo)員在學(xué)年注冊的在校生管理環(huán)節(jié)需要配合做的工作是，第一，配合做好每學(xué)期的校內(nèi)注冊工作，為學(xué)年注冊工作打好基礎(chǔ)；第二，對學(xué)生信息的修改做好宣傳工作，建議學(xué)生不要隨意更改姓名，同時也應(yīng)做好解釋，不要讓學(xué)生誤解為教育行政部門或?qū)W校侵犯學(xué)生更名的權(quán)力，杜絕冒名頂替現(xiàn)象發(fā)生；第三，按程序做好學(xué)籍異動的辦理工作，提交原始資料，保證學(xué)籍異動有據(jù)可查；第四，提醒修改信息和學(xué)籍異動的學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍查詢。

3.畢業(yè)生學(xué)歷注冊及圖像采集

畢業(yè)生學(xué)歷注冊的重點是“即時注冊，做好服務(wù)”。

3.1圖像信息采集。

2001年，為了規(guī)范學(xué)歷證書中的圖像信息，教育部委托新華圖片社對當(dāng)年及以后的高等教育畢業(yè)生進(jìn)行圖像信息采集，并將采集到的信息作為學(xué)歷數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢的一部分。

3.1.1圖像信息的補拍

學(xué)生因故未能及時參加集中采集者，應(yīng)持學(xué)校開具的介紹信到新華社陜西分社進(jìn)行補拍。

3.1.2圖像校對、信息確認(rèn)工作

圖像信息與學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)鏈接時的關(guān)鍵字段是身份證號，因此在采集之前需要學(xué)生核對學(xué)籍信息。自2011年起，沒有圖像信息的學(xué)歷數(shù)據(jù)不再提供網(wǎng)絡(luò)上查詢。圖像信息采集一般40天之后學(xué)生即可通過學(xué)信網(wǎng)查詢、校對。一方面在線確認(rèn)：學(xué)信檔案，自行核準(zhǔn)文字信息、照片信息；一方面線下確認(rèn)：學(xué)校組織，打印分發(fā)，學(xué)生確認(rèn)并簽字。保證學(xué)歷證書內(nèi)容與學(xué)信網(wǎng)信息一致，若無誤，則點擊信息無誤按鈕；有誤者，聯(lián)系學(xué)校管理人員修改。

3.2學(xué)歷注冊。

根據(jù)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》（教學(xué)〔2001〕4號），教育部授權(quán)各省、自治區(qū)、直轄市教育行政部門實施學(xué)歷證書注冊工作。教育部對經(jīng)注冊的證書進(jìn)行審核、備案；經(jīng)審核、備案后國家方予承認(rèn)和保護(hù)。實施過程中由各省、自治區(qū)、直轄市教育主管部門監(jiān)督，各高等教育院校具體操作實施。

學(xué)歷注冊包括學(xué)歷即時注冊、學(xué)歷撤銷、換證等工作。即時注冊、換證的學(xué)歷數(shù)據(jù)在畢業(yè)證發(fā)證日期即可提供網(wǎng)上查詢。被撤銷的學(xué)歷證書，學(xué)校應(yīng)當(dāng)予以注銷并報教育行政部門宣布無效。

3.3學(xué)歷查詢。

發(fā)證日期是學(xué)歷注冊提供網(wǎng)上查詢的有效期；已注冊學(xué)歷，發(fā)證日期之前，可隨時撤回；學(xué)生務(wù)必自查學(xué)歷證書的信息（發(fā)證日之前），即便事先簽字確認(rèn)，也可能有錯；學(xué)校可能誤操作；要及早發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。

3.4畢業(yè)證明書的辦理。

需要提供的資料：學(xué)信網(wǎng)上學(xué)歷信息的截圖、登報遺失啟事、2寸證件照2張（附同版電子版）、身份證復(fù)印件。

證明書的式樣、質(zhì)量、內(nèi)容、與畢業(yè)證書基本相同；照片要使用近照。證明書上需注明原證書編號，同時對原學(xué)歷證書標(biāo)明遺失作廢。證明書與原證書具有同等效力。

3.5畢業(yè)生管理環(huán)節(jié)輔導(dǎo)員協(xié)助做的工作。

高校輔導(dǎo)員在畢業(yè)生學(xué)歷注冊環(huán)節(jié)需要協(xié)助做的是，第一，組織學(xué)生進(jìn)行本人信息的核對工作；第二，組織學(xué)生進(jìn)行圖像采集；第三，組織學(xué)生進(jìn)行圖像校對；第四，協(xié)助做好畢業(yè)證的制證工作；第五，提醒學(xué)生領(lǐng)到畢業(yè)證立即自查。

參考文獻(xiàn)：

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