醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與工作創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考

徐輝

【摘 要】信息化時(shí)代的飛速發(fā)展及醫(yī)療改革的不斷深化，加快現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展與信息時(shí)代相適應(yīng)，必須要做好綜合檔案數(shù)字化建設(shè)，完善醫(yī)院檔案管理工作，根據(jù)醫(yī)院綜合檔案的特點(diǎn)，打破傳統(tǒng)的工作模式，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的有效措施及工作進(jìn)行創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字；醫(yī)院；應(yīng)用；建設(shè)；綜合

社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步推動(dòng)了現(xiàn)代醫(yī)療制度的改革，新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院管理提出了更高的要求。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)，醫(yī)院中的檔案記錄著醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)，通過(guò)文字、圖像、聲音等對(duì)具有價(jià)值的信息進(jìn)行整理保存。在醫(yī)院檔案中通過(guò)對(duì)信息的應(yīng)用，對(duì)醫(yī)院管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和對(duì)病人信息的有效保護(hù)具有重要作用，因此醫(yī)院檔案管理工作亟待完善。

1 醫(yī)院綜合檔案的主要特點(diǎn)

1.1 載體性

醫(yī)院綜合信息包含了醫(yī)院管理內(nèi)容中的諸多方面，其中主要包括醫(yī)療、行政、設(shè)備、財(cái)務(wù)等多個(gè)方面的信息。傳統(tǒng)的檔案管理，在信息保存上通過(guò)紙張完成，“使用者”通過(guò)直接閱讀的方式便可以獲取信息。在信息環(huán)境中，醫(yī)院中的各項(xiàng)信息都被數(shù)字化，利用磁盤(pán)或光盤(pán)等方式承載信息，要想閱讀信息中內(nèi)容，必須要完成解碼，這就大大提高了信息保存的安全性。數(shù)字化檔案與紙張檔案相比，在管理上存在一定的差別，紙張檔案因?yàn)閮?nèi)容與載體兩者之間是不可分離的，管理起來(lái)相對(duì)容易，但數(shù)字化檔案則不同，數(shù)字化檔案管理過(guò)程中需要對(duì)硬件和軟件進(jìn)行不斷更新和維護(hù)，確保管理的合理性、有效性、安全性。

1.2 共享性

目前信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子文檔具有很高的共享性。紙張檔案因?yàn)槭軙r(shí)間和空間等條件的限制，查閱檔案必須到檔案室，并且在查閱過(guò)程中可能對(duì)文件造成損壞。信息化檔案則可以在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)終端，實(shí)現(xiàn)在任意地點(diǎn)對(duì)檔案的閱讀，方便借閱檔案人員對(duì)文檔的需求。

1.3 時(shí)效性

信息化數(shù)字化的日趨完善，檔案管理者需要熟練掌握和應(yīng)用通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的快速檢索、遠(yuǎn)程查看等操作。同時(shí)，在信息環(huán)境基礎(chǔ)下，電子文檔從形成到歸檔可以在較短時(shí)間內(nèi)完成，提高了信息的時(shí)效性。

2 加強(qiáng)綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

2.1 前期準(zhǔn)備工作

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)需要重視醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)工作，將其納入到醫(yī)院整體建設(shè)與規(guī)劃中，并且加大宣傳力度，在醫(yī)院引起各個(gè)層面工作人員的廣泛重視，為檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造良好的環(huán)境。

完善檔案數(shù)字化建設(shè)需要提供硬件支持，檔案管理部門(mén)需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀等相關(guān)設(shè)備，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)聘用專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才對(duì)工作人員進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。合理調(diào)配人員進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，特別是在籌備過(guò)程中，需要人工操作完成大量的工作，并對(duì)相關(guān)工作人員的能力要求較高。

2.2 數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的應(yīng)用

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用是一種相對(duì)比較快捷的管理模式，因此，在數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一制訂并嚴(yán)格控制標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行合理準(zhǔn)確的分類(lèi)。

檔案分類(lèi)工作量非常大，工作中必須加強(qiáng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，并且檔案分類(lèi)在大多數(shù)時(shí)候都需要人工完成，差錯(cuò)的存在就不可避免。因此，在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中要嚴(yán)格控制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，例如，針對(duì)在紙張上的文檔，掃描過(guò)程必須要仔細(xì)，避免出現(xiàn)漏掃、錯(cuò)掃等情況，確保綜合檔案數(shù)字化管理工作的順利開(kāi)展。

檔案是醫(yī)院的機(jī)密文件，對(duì)其安全性的防護(hù)至關(guān)重要。醫(yī)院綜合檔案管理工作必須要嚴(yán)格保密，避免文檔資料泄漏給醫(yī)院和患者帶來(lái)?yè)p失。數(shù)字化建設(shè)需要在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)上進(jìn)行，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全雖然得到了提高，但是仍然存在許多問(wèn)題有待解決。由于數(shù)字化管理的一個(gè)主要特點(diǎn)就是不受時(shí)間和空間的限制，這樣容易導(dǎo)致資源丟失。因此，在綜合檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，對(duì)醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行備份，提高信息的安全性和可靠性。

3 優(yōu)化及創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方式

3.1 重視規(guī)劃管理，建立健全檔案管理制度

制度具有根本性、長(zhǎng)期性等特點(diǎn)，是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要保證檔案管理工作的正常開(kāi)展，就必須要高度關(guān)注醫(yī)院檔案管理工作情況，構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)制，根據(jù)醫(yī)院工作開(kāi)展的情況，擬定切實(shí)可行的檔案管理工作制度，保證醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展。分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，并經(jīng)常過(guò)問(wèn)該項(xiàng)工作實(shí)施現(xiàn)狀，適當(dāng)增加人力、資金等方面的投入，領(lǐng)導(dǎo)檔案人員全面開(kāi)展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當(dāng)前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問(wèn)題，提出解決對(duì)策，提供組織保障，為該項(xiàng)工作的有序開(kāi)展保駕護(hù)航。

3.2 提升創(chuàng)新意識(shí)與服務(wù)觀念

構(gòu)建檔案的最終工作目標(biāo)就是為了要更加高效率的利用檔案，根據(jù)這一情況來(lái)看，被動(dòng)式的工作模式應(yīng)當(dāng)被淘汰。要緊跟當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的步伐，醫(yī)院檔案管理工作人員必須要建立健全檔案信息管理意識(shí)，由原來(lái)的等、靠、要被動(dòng)狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)與其他部門(mén)保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一時(shí)間收集各類(lèi)資料信息，做到認(rèn)真檢查和核實(shí)，科學(xué)歸檔并保存，從而確保信息的真實(shí)性、可靠性。在日常工作中提升檔案編研工作質(zhì)量，并對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性加工。主動(dòng)為醫(yī)院內(nèi)部高層領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為醫(yī)學(xué)研究服務(wù)、為醫(yī)院日后發(fā)展服務(wù)。

3.3 強(qiáng)化隊(duì)伍培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平

培養(yǎng)創(chuàng)新理念是保證醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)之一，要想做好檔案管理，使之日趨現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化，必須要有專(zhuān)業(yè)化的高素質(zhì)人才做支撐，應(yīng)具備豐富的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域知識(shí)和檔案管理技能，熟練掌握現(xiàn)代化辦公手段。領(lǐng)導(dǎo)層的工作人員要打破傳統(tǒng)工作模式，認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性。要制定人員培訓(xùn)計(jì)劃，采取派出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)等多種形式、多種渠道培養(yǎng)人才，逐步使檔案管理工作走上規(guī)范化管理軌道。讓檔案管理滿足社會(huì)發(fā)展的需求，更加優(yōu)質(zhì)、高效的滿足醫(yī)院的日常使用需求。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)可以有效的提高醫(yī)院管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院管理制度的改進(jìn)和優(yōu)化，可以帶動(dòng)醫(yī)院管理過(guò)程中各個(gè)部門(mén)的信息化管理，強(qiáng)調(diào)資源共享，在整體上提高醫(yī)院的管理水平。加強(qiáng)檔案信息化在醫(yī)院管理中的應(yīng)用，打破傳統(tǒng)封閉工作模式，思維敏捷、思路開(kāi)闊，提高工作效率，進(jìn)一步提升檔案管理人員的技術(shù)和能力，要有新觀念、新思想、新方法，從而挖掘出檔案信息化在醫(yī)院管理中更多更好的應(yīng)用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙蘭珍.澆論醫(yī)院檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].河北能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012.

[2]全筱筱.基于云平臺(tái)的現(xiàn)代化醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)的構(gòu)建[D].安徽醫(yī)科大學(xué)，2013.

[3]任麗麗.新時(shí)期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].大家健康（學(xué)術(shù)版）.

[責(zé)任編輯：田吉捷]