關(guān)于提高檔案數(shù)字化建設(shè)水平的探討

劉玉美

摘 要：在當前計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案加快了數(shù)字化的發(fā)展進程，檔案數(shù)字化已成為檔案工作的主要發(fā)展趨勢，而且其展現(xiàn)出來越來越顯著的市場性和影響力。因此在檔案工作中，需要對檔案數(shù)字化建設(shè)工作給予充分地重視，采取切實可行的措施全面提升檔案數(shù)字化建設(shè)水平，更好地發(fā)揮出檔案的重要價值。文中分析了檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性， 并進一步對提高檔案數(shù)字化建設(shè)水平的策略進行了具體地闡述。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案信息共享；數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在當前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)量不斷增加，在龐雜的檔案信息中要想迅速、準確的找到自己所需要的檔案信息具有較大的難度。但隨著當前檔案數(shù)字化建設(shè)工作的不斷深入，利用計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)和掃描技術(shù)等多種技術(shù)手段實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化和電子化發(fā)展，實現(xiàn)了檔案的電子化管理，這為檔案信息的查詢、檢索和利用提供了更多的便利性，在計算機網(wǎng)絡上就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的查詢、檢索和利用，并通過構(gòu)建一個系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，能夠及時為人們提供所需的檔案信息，加快推動檔案信息共享的實現(xiàn)。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

檔案數(shù)字化是依托于各種先進技術(shù)而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，其是將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，并以數(shù)字化形式對檔案信息進行存儲，利用網(wǎng)絡化形式來實現(xiàn)檔案信息的有效連接，利用計算機系統(tǒng)來對檔案信息進行管理，從而構(gòu)建一個系統(tǒng)的檔案信息庫，為人們提供及時的檔案信息服務，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。當前檔案數(shù)字化建設(shè)已列入到各地信息化建設(shè)整體規(guī)劃中來，各地檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化得以全面推進。因此在當前檔案工作中，需要加快開展傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，利用數(shù)字化檔案來代替原件來提供檔案利用服務，實現(xiàn)對檔案原件的妥善保管，在全面提升檔案信息利用水平的基礎(chǔ)上，還能夠充分保障檔案信息的安全性和完整性。

檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，在具體實施過程中，需要將現(xiàn)在檔案資料進行數(shù)字化處理，強化電子檔案管理工作。檔案數(shù)字化建設(shè)的開展，還有效地節(jié)約了檔案保存時所需要占用的空間，降低了管理成本及庫存檔案老化的速度，實現(xiàn)了檔案原件的有效保護，而且檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)異地保存和永久性保存，有效地保證了檔案信息的安全。另外，通過加快推進檔案數(shù)字化建設(shè)，有效地降低了檔案利用成本，全面提高了檔案工作效率，而且數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，使社會公眾及各部門及單位能夠?qū)σ验_放檔案進行即時查詢。充分地利用電子文檔數(shù)據(jù)信息，不僅降低了檔案信息利用成本，而且全面提高了工作效率。可以說檔案數(shù)字化是一項服務于社會的工程，其打破了檔案利用上的時間和空間概念，通過運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)來為公眾提供快速、及時的檔案信息服務，實現(xiàn)了檔案信息資源的共享。

2 提高檔案數(shù)字化建設(shè)水平的策略分析

2.1 提高檔案標準化和規(guī)范化的水平

檔案數(shù)字化建設(shè)水平地提升，需要加快推進檔案標準化和規(guī)范化發(fā)展。在檔案實踐工作中，需要有效地規(guī)范檔案業(yè)務工作，建立標準化和規(guī)范化的檔案業(yè)務流程，確保檔案標準化和規(guī)范化兩者之間實現(xiàn)相輔相成和相互促進，從而為檔案數(shù)字化建設(shè)工作地全面推進打下堅實的基礎(chǔ)。

2.2 提升檔案行業(yè)的整體水平

數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，這對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

2.3 與多部門進行聯(lián)合，促進檔案信息的共享

檔案管理部門要與相關(guān)部門之間進行有效地聯(lián)合，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，要對檔案管理進行總體設(shè)計和檔案整理以及光盤備份等一系列的工作，并要統(tǒng)一各部門的計算機管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案無法讀取的情況發(fā)生。而且，各部門要制定明確的規(guī)章制度，對于每天的重要信息都要進行文字錄入，并上傳到檔案管理系統(tǒng)之中，系統(tǒng)可以使用雙服務器與光盤雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對檔案查看的權(quán)限進行密碼設(shè)置，提升資源共享的安全水平。

2.4 建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

在提高檔案數(shù)字化建設(shè)水平過程中，需要各行業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)有效地銜接，可以在辦公系統(tǒng)中查詢接口程序中增設(shè)檔案資料查詢功能，從而實現(xiàn)辦公系統(tǒng)之間及辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫銜接。同時還要針對當前紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套制保存問題，通過建立一個互通的通道，實現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影像方式共存的形式，并根據(jù)數(shù)字檔案的特點來建立完善的檔案管理制度，特別要重視電子檔案的安全管理工作，建立健全電子檔案安全管理制度，有效地保證電子檔案管理工作中硬件和軟件方面的安全。即在實際工作中要把好信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，全面提高電子文件載體的保存壽命，實現(xiàn)電子文件的長期保存。設(shè)置專人負責管理存儲電子文檔的設(shè)備和磁性介質(zhì)，有效得保障電子檔案信息的安全性。利用各種安全控制方法來實現(xiàn)電子檔案軟件方面安全的管控，保證電子檔案管理系統(tǒng)的保密性，避免檔案信息數(shù)據(jù)受到破壞。

2.5 有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是當前檔案信息化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用。建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：一是領(lǐng)導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；二是面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；三是突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。

3 結(jié)束語

檔案數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的挑戰(zhàn)，也帶來的機遇需要檔案行業(yè)要勇于面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，進一步加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。檔案信息化并不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。除了檔案內(nèi)容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗，而數(shù)字化檔案還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗。因此，目前數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能確保檔案事業(yè)地發(fā)展及更好地服務于社會。

參考文獻

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