辦公室文書檔案的收集與歸檔工作探討

曹梅

摘 要：辦公室工作是企業(yè)管理的重要組成部分，辦公室工作中文書檔案的整理和歸檔工作又是重中之重。文書檔案記載著企業(yè)發(fā)展的歷程，可以真實(shí)反映出企事業(yè)單位在發(fā)展過程中出臺的一系列制度，反映出企事業(yè)單位的決策，還可以真實(shí)的記錄政府部門、組織或團(tuán)體在一段時間內(nèi)出現(xiàn)的問題和改進(jìn)的措施及效果。文書檔案的收集和歸檔工作關(guān)系到企事業(yè)單位的整體效益和管理效益，我們要保證文書檔案的完整和真實(shí)。本文指出了辦公室文書檔案收集與歸檔的重要意義，分析了當(dāng)前辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題，針對問題提出了改進(jìn)的建議和措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；收集與歸檔

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各事業(yè)及企業(yè)單位對辦公室管理工作提出了更高的要求，文書檔案收集、整理、歸檔等工作是辦公室基礎(chǔ)性的工作之一，對提高企事業(yè)單位的管理水平有著至關(guān)重要的作用。辦公室文書檔案涉及的內(nèi)容很多，包括會議決議、文件、單位規(guī)章制度、工作計劃、人員評價管理資料、單位工作運(yùn)作資料等等，做好這些檔案的收集和歸檔關(guān)系到企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策提供科學(xué)的依據(jù)，因此，必須高度重視文書檔案的管理工作。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔的重要意義

1、文書檔案管理工作至關(guān)重要

辦公室的文書檔案資料眾多，主要記錄辦公室的具體工作，辦公室的一個重要職能就是做好文書檔案的收集、整理與歸檔。對一些資料和文件進(jìn)行及時整理，有助于推動辦公室管理工作水平的穩(wěn)步提升，有利于提高企事業(yè)單位的管理效率。辦公室文書檔案的收集和整理工作要依靠專業(yè)的辦公室人員，要提高工作人員的管理意識，加強(qiáng)對文書檔案的管理。

2、文書檔案主要用于記錄單位的發(fā)展歷程

辦公室的文書檔案主要記錄的內(nèi)容有企事業(yè)單位的基礎(chǔ)資料、單位的發(fā)展演進(jìn)、會議資料、決策資料、人員資料、重大事項資料、員工管理制度、員工管理條例等等，涉及單位管理工作的方方面面。這些信息和資料都反映著單位的發(fā)展歷程和變化，還有單位開展各項活動的目的和真實(shí)效果。對企事業(yè)單位在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)的過程用書面材料記錄下來，并進(jìn)行科學(xué)的收集和歸檔，可以供單位查閱，為決策提供依據(jù)，未考核提供參考資料。

3、有助于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)的決策

文書檔案是辦公室實(shí)際工作中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件以及電子文件，企事業(yè)單位做好文書檔案的收集和整理可以為后續(xù)的工作提供參考的資料，為單位管理者做出科學(xué)合理的決策提供必要的依據(jù)。管理者可以通過查閱原始資料，掌握單位的發(fā)展情況和發(fā)展方向，進(jìn)而結(jié)合企業(yè)的顯示狀況，制定貼近單位發(fā)展實(shí)際的重大決策。

2 辦公室文書檔案收集和歸檔中的問題

1、文書檔案的收集和歸檔不夠重視

部分企事業(yè)單位對于辦公室文書檔案管理工作不夠重視，沒有認(rèn)識到文書檔案收集與歸檔工作的重要性，尤其部分企事業(yè)單位的管理人員重視企業(yè)生產(chǎn)和事業(yè)單位發(fā)展，忽略了檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員對自身要求不高，不重視基礎(chǔ)資料管理，只重視一些重大事件資料的收集與整理，如紅頭文件等等，對于一些基礎(chǔ)資料的管理力度不夠。目前，我國企事業(yè)單位辦公室工作的一個弊端是文書檔案信息不齊全，信息存在缺損現(xiàn)象，工作人員責(zé)任心有待進(jìn)一步提高，文書檔案的收集和歸檔工作力度較為薄弱。

2、文書檔案收集不全面

目前，在辦公室文書檔案管理工作中存在一個顯著的問題就是文書檔案收集不夠全面，檔案管理人員在收集檔案時不細(xì)心，忽視了一些基礎(chǔ)資料和松散資料的整理和收集。對于任何一個企事業(yè)單位而言，文書檔案資料的內(nèi)容十分龐雜，材料來自的渠道眾多，材料價值也各不相同，文書檔案的遺漏和丟失現(xiàn)象依然存在，導(dǎo)致企事業(yè)單位信息泄露，威脅到企事業(yè)單位的安全。

3、檔案收集及歸檔管理人員素質(zhì)有待提高

目前，企事業(yè)單位文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，部分檔案管理人員在實(shí)際開展工作的過程中缺乏責(zé)任心，缺乏系統(tǒng)的管理意識，注重對重要文件的收集和整理，忽視了基礎(chǔ)資料的整理和歸檔，導(dǎo)致很多資料缺失和數(shù)據(jù)信息錯誤等問題。其次，企事業(yè)單位對于檔案管理人員的管理和培訓(xùn)力度不夠，使部分檔案管理人員不具備專業(yè)化的文書檔案收集與歸檔的技能，檔案管理質(zhì)量有待提高。

4、管理方式與技術(shù)落后

部分企事業(yè)單位的辦公室文書檔案管理工作還停留在較為傳統(tǒng)的管理模式上，文書檔案收集和歸檔方式及技術(shù)較為落后，大量采用人工的方式，導(dǎo)致檔案收集和歸檔工作效率較低，檔案管理工作開展存在一定的難度。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國對辦公室檔案的管理水平提出了更高的要求，檔案管理也要與時俱進(jìn)，采用多元化創(chuàng)新的技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案收集和歸檔方式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提文書檔案管理的質(zhì)量。

3 辦公室文書檔案收集及歸檔的有效策略

1、加強(qiáng)檔案收集與歸檔工作的宣傳

企事業(yè)單位要做好文書檔案收集與歸檔工作的宣傳，使員工意識到文書檔案管理工作的重要性。首先，企事業(yè)單位可以通過編制簡報的形式加大檔案管理工作的宣傳力度，提高員工的責(zé)任意識和管理能力，建立文書檔案管理目標(biāo)。其次，擴(kuò)大文書檔案工作的宣傳范圍，利用多媒體技術(shù)提升宣傳效率，規(guī)范檔案管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，定期核查檔案室?guī)齑?，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施處理。通過加強(qiáng)宣傳，加深對文書檔案管理工作的重視。

2、建立健全的文書檔案管理制度

企事業(yè)單位要建立健全文書檔案管理制度，內(nèi)容涉及檔案的收集與歸檔的方式方法，使文書檔案收集與歸檔工作有章可循。文書檔案管理制度中要規(guī)定文書檔案收集的范圍，那些資料可列入收集范圍，哪些資料沒有價值不用收集，還要明確收集與歸檔的時間，做好各項記錄，表明檔案保存的時限。制定詳細(xì)的文書檔案管理細(xì)則，確定檔案編碼、做好歸檔，確定文書檔案的存放位置，提高檔案管理的質(zhì)量。

3、采取有效措施提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想保證辦公室文書檔案的收集與歸檔的質(zhì)量，首先要從管理人員身上入手，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，企事業(yè)單位要定期開展檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，提高員工的檔案管理專業(yè)技能，幫助管理人員樹立正確的責(zé)任意識和管理觀念，進(jìn)而提升文書檔案的收集與歸檔的水平。辦公室工作人員在日常工作中要注意做好文檔分類，為文書檔案的收集與歸檔工作打好基礎(chǔ)。

4、創(chuàng)新文書檔案收集歸檔工作方式和技術(shù)

傳統(tǒng)的文書檔案收集和歸檔工作較為被動，且人工工作效率較低，因此，創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔形式，采取新的技術(shù)完善檔案管理體系是至關(guān)重要的。首先，要建立單位的文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)，方便管理人員做好檔案收集與整理，利用信息技術(shù)做好編碼，將文檔信息輸入電腦，利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，方便文檔歸檔和查閱，進(jìn)而提高文書檔案的管理效率，提升檔案資料的價值。

4 結(jié)語

受傳統(tǒng)的文書檔案管理方式的影響，辦公室文書檔案管理工作存在一些亟待改進(jìn)的問題，相信企事業(yè)單位通過建立完善的管理制度，加大宣傳力度、提高員工素質(zhì)、創(chuàng)新工作方式等措施，提高文書檔案收集及歸檔工作的質(zhì)量，進(jìn)而為單位決策提供依據(jù)，為促進(jìn)企事業(yè)單位的快速發(fā)展提供保障。

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