推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的初步思考

陳會(huì)群

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理；現(xiàn)狀；實(shí)現(xiàn)方法

大慶油田化工有限公司東昊分公司成立于1988年。30年來(lái)，形成了人事檔案、化工裝置檔案、基建檔案、文書(shū)檔案等記載著企業(yè)發(fā)展史的檔案，是企業(yè)前步和歷史沿革的見(jiàn)證。盡管檔案管理經(jīng)過(guò)30年的發(fā)展，形成了一整套的科學(xué)管理方法，但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，檔案管理技術(shù)和方法也需要不斷改進(jìn)和提高。21世紀(jì)我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息化已成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志，為各行各業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展注入了生機(jī)活力。將信息技術(shù)引入檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于推動(dòng)檔案工作更好的服務(wù)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步具有非常重要的意義。

一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的工作短板

1.對(duì)照企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，檔案管理人員的綜合素質(zhì)還需要進(jìn)一步提高。隨著企業(yè)的發(fā)展，雖然已經(jīng)建立了一支穩(wěn)定的檔案管理人員隊(duì)伍，但在一定程度上，部分檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平與文化知識(shí)并沒(méi)有達(dá)到新時(shí)期檔案管理工作的要求，與新時(shí)期檔案管理工作的要求還存在著差距。因此，在客觀上導(dǎo)致檔案管理工作沒(méi)有及時(shí)充分地運(yùn)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，在某種程度上影響了檔案管理工作的進(jìn)步。

2.對(duì)照企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，檔案管理的自動(dòng)化水平還需要進(jìn)一步提高。當(dāng)前，企業(yè)的檔案管理自動(dòng)化程度不高，需要耗費(fèi)較多的人力和精力，影響了檔案管理的工作效率。盡管一些油田企業(yè)在檔案管理的自動(dòng)化方面進(jìn)行了一些改進(jìn)，但在總體上，檔案管理自動(dòng)化水平還有待于進(jìn)一步提高。尤其是進(jìn)行檔案檢索的效率不高。目前大部分企業(yè)使用的都是手工檢索，這種方式在某種情況下降低了檔案在企業(yè)發(fā)展中的服務(wù)功能。

3.對(duì)照企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，檔案管理體系的科學(xué)合理性還需要進(jìn)一步提高。從當(dāng)前油田企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)來(lái)看，在檔案管理工作方面存在的一個(gè)最明顯的問(wèn)題就是管理工作缺少規(guī)范性，這主要是由于部分檔案管理人員沒(méi)有按照企業(yè)的內(nèi)部要求和規(guī)定進(jìn)行管理，在整理檔案資料時(shí)沒(méi)有對(duì)不同的資料進(jìn)行明確的分類(lèi)，沒(méi)有按部門(mén)、階段對(duì)資料進(jìn)行相應(yīng)的記錄和整理，以至于在日后審查相關(guān)資料數(shù)據(jù)時(shí)，浪費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力，導(dǎo)致工作效率降低。

4.對(duì)照企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度還需要進(jìn)一步提高。由于各類(lèi)電子設(shè)備的更新?lián)Q代速度快，生命周期短。而且檔案信息化建設(shè)需要的設(shè)備耗材購(gòu)買(mǎi)、維修、升級(jí)費(fèi)用高，需要不斷增加資金，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的投入。導(dǎo)致檔案信息建設(shè)資金跟進(jìn)性投入不足，在一定程度上成為檔案信息化發(fā)展的制約因素。

二、實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)信息化的基本原則以及推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)

（一）基本原則

1.規(guī)范性原則。實(shí)現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案信息化，需要通過(guò)現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案，無(wú)論是室藏?cái)?shù)字化檔案還是電子文件檔案，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)定。

2.安全性原則。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范和研究，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

3.效益性原則。檔案信息化建設(shè)涉及多學(xué)科知識(shí)，多專(zhuān)業(yè)配合，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，對(duì)室藏檔案的利用和用戶需求進(jìn)行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。

（二）管理制度

1.企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)建立健全數(shù)字化檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷(xiāo)毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度。執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的全程管理。

2.企業(yè)應(yīng)保證數(shù)字化檔案的真實(shí)、完整和有效。對(duì)保管期限為永久和長(zhǎng)期的數(shù)字化檔案，應(yīng)同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并確保相關(guān)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。

3.統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果相關(guān)檔案部門(mén)不執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、加快檔案信息化建設(shè)的探討和建議

1.強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，建設(shè)適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要的管理技術(shù)人才隊(duì)伍。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要有檔案專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)和技能，還要具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)和技能。這就要求我們要重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，采取多種措施積極引進(jìn)人才。要積極創(chuàng)造條件開(kāi)展綜合素質(zhì)培訓(xùn)、崗位練兵、繼續(xù)教育。要開(kāi)展愛(ài)崗敬業(yè)和職業(yè)紀(jì)律教育，培養(yǎng)技術(shù)業(yè)務(wù)過(guò)硬、政治思想過(guò)硬的檔案管理人員隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

2.加強(qiáng)檔案收集和檔案資源整合，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。要提高企業(yè)的檔案信息化管理水平，首先就要加強(qiáng)檔案的收集與整理。檔案管理部門(mén)要與各基層部門(mén)聯(lián)系，催收重要檔案，及時(shí)進(jìn)行歸檔。檔案管理人員要提高主動(dòng)意識(shí)，自覺(jué)對(duì)重要文件進(jìn)行收集。要加強(qiáng)檔案的綜合管理，要分門(mén)別類(lèi)的收集和整理各部門(mén)的工作資料。要對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行綜合和歸納，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)化。要建立檔案管理工作的獎(jiǎng)懲制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，為推進(jìn)油田企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案管理的信息化水平。企業(yè)檔案管理部門(mén)要建立電子檔案和全息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式由原來(lái)實(shí)體保管向電子檔案信息化的轉(zhuǎn)變，增加檔案儲(chǔ)存量；要運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件，建立檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢(xún)；要建立檔案網(wǎng)站平臺(tái)和信息服務(wù)中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網(wǎng)絡(luò)支持，為檔案信息服務(wù)社會(huì)創(chuàng)造條件。構(gòu)建從數(shù)據(jù)錄入—數(shù)據(jù)管理—數(shù)據(jù)處理—數(shù)據(jù)輸出完善的應(yīng)用鏈條。利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動(dòng)化管理，提升檔案材料的利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供準(zhǔn)確到位、穩(wěn)定快捷的服務(wù)。

4.健全統(tǒng)一的信息管理規(guī)范，建立促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)效機(jī)制。根據(jù)檔案管理信息化軟件技術(shù)要求和信息交流共享的需要，我們要健全保證檔案信息化建設(shè)和運(yùn)行的統(tǒng)一的管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)電子文件檔案信息開(kāi)發(fā)利用、查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范采集、暢通交流、共享開(kāi)發(fā)利用，最大限度的發(fā)揮檔案資源，服務(wù)和促進(jìn)企業(yè)發(fā)展發(fā)揮獨(dú)特作用。

（編輯/穆楊）