簡述檔案管理指標體系

劉春靜

[摘 要] 構(gòu)建一套完善的檔案統(tǒng)計指標體系，將為檔案工作帶來實質(zhì)性的改變，并且在工作中帶來許多顯性效益，進行簡要分析。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理指標；基礎(chǔ)指標；拓展指標

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）35-0249-01

一、構(gòu)建完善的檔案指標體系的必要性

1.構(gòu)建一套完善的檔案指標體系，便于各級人民政府和各個機構(gòu)及人員準確把握檔案管理的基本情況。這就要求檔案管理部門廣泛地搜集各地區(qū)、各部門和各行業(yè)的檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀的數(shù)據(jù)，逐步達到統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)，集中統(tǒng)一負責。根據(jù)準確、完整和系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，依托科學(xué)、合理、高效的檔案管理，構(gòu)建一套完善的檔案指標體系，對評價該地區(qū)的檔案管理的基本情況和發(fā)展水平，起到積極的推動作用。

2.構(gòu)建一套完善的檔案指標體系，便于各級人民政府平衡和協(xié)調(diào)檔案管理與國民經(jīng)濟及其各部門和其他社會管理機構(gòu)的發(fā)展平衡關(guān)系。檔案是社會的公共財富，蘊含著大量的珍貴數(shù)據(jù)。首先，華夏五千年的歷史沉淀、智慧結(jié)晶和生產(chǎn)科研成果都詳細地記錄在檔案之中，也就是說，檔案記錄著人們的生產(chǎn)與生活。其次，檔案又為生產(chǎn)和生活提供方方面面可查詢的數(shù)據(jù)，它為支持國民經(jīng)濟及其各部門的發(fā)展提供幫助，也為國民經(jīng)濟及其各部門和社會各項管理機構(gòu)的協(xié)調(diào)和發(fā)展帶來支持。因此，通過建立一套有效和有機聯(lián)系的檔案指標體系，可以達到國民經(jīng)濟及其各部門和其他社會管理機構(gòu)的協(xié)調(diào)發(fā)展與平衡。

3.構(gòu)建一套完善的檔案指標體系，便于糾正社會和公眾對檔案和檔案管理在認識上的偏差，促進公眾對檔案和檔案管理的了解，加強全社會對檔案和檔案管理的認知度。

檔案出現(xiàn)的歷史很久遠，但是，檔案管理實踐工作在我國的開展卻很短，中國的檔案管理從二十世紀三十年代國民政府時期的“文書檔案改革運動”開始，雖然經(jīng)歷了八十年的發(fā)展歷程，但是公眾在日常實際工作中很少通過檔案完成工作和學(xué)習(xí)；再有，公眾接觸檔案的機會并不多，不是每個人都有機會接觸、都會有意識地利用和查詢檔案，這樣也造成了檔案和檔案管理的淡化和薄弱；再者，目前在我國大學(xué)學(xué)科設(shè)置中，有檔案專業(yè)的高校目前全國僅有三十幾所。除了少數(shù)接受正規(guī)檔案學(xué)歷教育的專業(yè)人才，大眾對檔案管理的概念、作用以及重要性并不是很了解。而近些年利用檔案挽回災(zāi)難損失、利用檔案作為法律憑證保障個人利益的情形不斷增多，公眾逐漸開始關(guān)注檔案和檔案管理。建構(gòu)一套完善的檔案指標體系，正確分析檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，有利于公眾客觀了解檔案管理發(fā)展，從數(shù)量角度和數(shù)量邏輯關(guān)系的角度增強對檔案管理的社會認知。

4.構(gòu)建一套完善的檔案指標體系，可以準確、全面地反映當?shù)貦n案管理發(fā)展現(xiàn)狀，從量化的角度將這些信息及時地反饋，為各級政府在制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃時，提供準確而全面的信息。

檔案管理指標體系包括基礎(chǔ)指標和拓展指標，一級指標也是檔案指標體系的基礎(chǔ)，是客觀評價檔案管理的基礎(chǔ)，力求科學(xué)、全面和可操作性，主要包括“體制機制指標”“設(shè)施建設(shè)維護管理指標”“基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理指標”“檔案數(shù)據(jù)動態(tài)管理指標”“開發(fā)利用管理指標”“安全體系指標”和“支持保障指標”等七個一級指標。在一級指標的基礎(chǔ)上，建立下一個層次的指標，即二級指標，拓展指標是二級指標，也是在一級指標的基礎(chǔ)上進一步延伸發(fā)展的指標，具體說明某一個方面的情況。檔案管理指標體系有若干個二級指標，每個二級指標項均列明了具體的指標核算要點，以及核算、考核和評價的計算方式和方法。一級指標和二級指標形成檔案指標體系，檔案指標體系力求結(jié)構(gòu)合理、層次分明、量化性強；采用層次分析法的基本原理，將檔案管理的諸多因素條理化和層次化。

二、指標體系內(nèi)容

1.體制機制指標包括檔案資料重視程度管理指標、人員和機構(gòu)指標、管理制度實施程度和效果指標、行政執(zhí)法指標、監(jiān)督指導(dǎo)指標和機制創(chuàng)新指標。

2.設(shè)施建設(shè)維護管理指標包括檔案空間利用情況指標、設(shè)施設(shè)備利用情況指標。

3.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理指標包括檔案資料收集過程指標、檔案資料收集結(jié)果指標、檔案資料基礎(chǔ)分析指標、建檔工作指標、檔案館藏數(shù)量指標、檔案接收指標和檔案數(shù)據(jù)征集指標。

4.檔案數(shù)據(jù)動態(tài)管理指標包括檔案資料的入檔指標、檔案資料的出檔指標、檔案資料的動態(tài)分析指標。

5.開發(fā)利用管理指標包括檢索工具利用情況指標、檔案工具編輯、研究和開發(fā)情況指標、工具利用效果指標、開發(fā)利用指標、紙質(zhì)檔案數(shù)字化指標、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指標。

6.安全體系指標包括檔案安全管理指標、館舍建設(shè)指標、原件保護指標、涉密文件指標、檔案清理指標、重要檔案異地異質(zhì)備份指標。

7.支持保障指標包括組織領(lǐng)導(dǎo)指標、經(jīng)費保障指標、科研工作指標，宣傳工作指標和人才工作指標等。

參考文獻：

[1]許愛香.試述檔案統(tǒng)計工作存在的問題與對策[J].山西統(tǒng)計，2002（8）.

[2]龍麗旭，王建明.淺談當前檔案統(tǒng)計中存在的問題及其對策[J].云南檔案，2007（8）.