淺談檔案信息化管理在事業(yè)單位中的重要性

張建平

【摘 要】檔案信息化建設是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。從人類發(fā)展的角度看，檔案信息是一種資源，這種資源必須要建立好、管理好、才能發(fā)揮其檔案信息的作用。在檔案管理信息化過程中還存在著檔案標準化程度低，缺乏高級管理專業(yè)人員，檔案管理投入不足等問題。檔案部門需要進一步深化改革，推動科技進步，提高服務效率，新的時期必須做好檔案信息化建設。

【關鍵詞】檔案；信息化；重要性

一、增強檔案管理現(xiàn)代化意識

（一）更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變?yōu)殚_放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發(fā)展的需要。

（二）加快硬件設施建設，實現(xiàn)裝備和技術的現(xiàn)代化。要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益。而現(xiàn)代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大的提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

（三）建立規(guī)范的管理機制。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。

（四）提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，檔案管理部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

二、檔案信息管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理手段的落后?，F(xiàn)在許多基層單位的檔案管理沒有單獨的計算機和專業(yè)的管理軟件。在手段上，也是采用古老的手工查找的方法，存儲的方式也一般都是卷柜的方式，不僅占地面積大，而且容易丟失，破損。

（二）檔案管理中的非專業(yè)人員居多。單位對檔案管理的重要性認識不足，致使檔案管理團隊中的非專業(yè)人員占比較大的比例，對檔案管理和存放的基礎知識也不夠了解，秉承老一輩的古老檔案管理方法。因此，不能對以后的管理工作有新的創(chuàng)新和突破。

三、提高檔案信息化管理的措施

（一）將紙質檔案信息轉化為數(shù)字化信息。打破原始的檔案管理方式，首先要實現(xiàn)檔案管理網絡化，依靠網絡，配備統(tǒng)一的管理設備，實現(xiàn)計算機在檔案部門的全面覆蓋。利用計算機，可以實現(xiàn)檔案自動編目、檢索，檔案全文存儲與檢索，檔案業(yè)務工作管理，計算機輔助立卷，檔案自動標引，文檔一體化管理等。隨著各單位檔案數(shù)量的增加，檔案部門一定會面臨沉重的備案壓力，這就需要使用大容量的檔案存載系統(tǒng)。這樣不僅可以減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作的效率。

（二）加強檔案信息化人才隊伍的建設。隨著檔案信息化建設的加快，對檔案信息化管理人員素質的要求也越來越高，檔案員不僅要掌握數(shù)據(jù)庫的管理技術，還要熟悉檔案室情況，及時跟蹤了解檔案業(yè)務最新領域及其發(fā)展情況，檔案業(yè)務部門在指導具體業(yè)務的同時也應對機關檔案室的機讀目錄格式作指導，以保證著錄格式的統(tǒng)一，為以后檔案機讀目錄移交進館作好準備。

四、事業(yè)單位的檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能得高檔案實體的信息化，可以對檔案信息資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。但是，當前的事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經安裝了“文檔一體化錄入系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應時代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進行信息化建設。

五、制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應服從服務于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期規(guī)劃，形成一個規(guī)模較大的網絡管理模式，推動檔案信息化協(xié)調發(fā)展。另外，還應注重系統(tǒng)實際應用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務的目標支持，強調系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴展空間。

隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，以信息化應用技術為主體的檔案現(xiàn)代技術管理已經在各層次檔案管理系統(tǒng)中廣泛地應用。但是從目前實際情況來看，檔案管理主管部門的各級檔案館室由于多種條件的制約，信息化建設的廣度和深度遠遠沒有系統(tǒng)的普通和廣泛。只有加強檔案信息化管理，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，更好地完善和發(fā)展檔案工作。