對(duì)做好信用社檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

王婭雯

摘 要：農(nóng)村信用社的檔案見(jiàn)證著信用社的發(fā)展歷程，承載了信用社前輩門的艱苦創(chuàng)業(yè)、砥礪奮進(jìn)的光榮與夢(mèng)想，真實(shí)地反映了農(nóng)村信用社發(fā)展歷史的全貌，是農(nóng)村信用社經(jīng)營(yíng)管理的重要財(cái)富，為農(nóng)村信用社的日常工作提供歷史依據(jù)及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)農(nóng)村信用社企業(yè)文化建設(shè)及外部形象起著強(qiáng)力的推動(dòng)作用，同時(shí)對(duì)信用社的經(jīng)營(yíng)管理及長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)揮著“參謀助手”的作用。

關(guān)鍵詞：信用社 檔案 管理

檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，具體包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用八個(gè)方面，筆者就如何做好農(nóng)村信用社檔案管理工作談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

一、信用社檔案管理主要存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作重視程度不夠。依法治檔意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管工作不夠重視，沒(méi)有將檔案管理工作列入到信用社工作的計(jì)劃和規(guī)劃當(dāng)中，存在“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的現(xiàn)象。信用社的檔案存放管理是信用社日常工作中具有實(shí)際意義的工作，但由于大部分信用社對(duì)檔案管理的重視度不夠，致使這項(xiàng)工作一直停滯不前，無(wú)法取得高效率的工作成果。根據(jù)現(xiàn)階段我國(guó)信貸業(yè)務(wù)檔案的范圍劃分來(lái)看，主要可以分為個(gè)人信貸業(yè)務(wù)和公司信貸業(yè)務(wù)，基層員工對(duì)其劃分的執(zhí)行力度并不太大，沒(méi)有嚴(yán)格按照其信貸類別歸檔，造成信貸業(yè)務(wù)檔案資料混亂，給日后的查閱核查工作帶來(lái)極大的不便。究其根本，還是信用社的基層業(yè)務(wù)員對(duì)信貸檔案分類管理認(rèn)識(shí)不足的原因，包括信用社的管理層人員對(duì)此項(xiàng)工作的開(kāi)展意義了解和認(rèn)知也不夠到位。

（二）專業(yè)的檔案管理崗位缺失，檔案管理崗位人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。目前在信用社的崗位設(shè)定中，大多數(shù)沒(méi)有專業(yè)的檔案管理員對(duì)信貸檔案定期進(jìn)行匯總和歸類。各信用社的檔案管理人員一般都是由信貸員兼任，檔案管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏，沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)法律法規(guī)的深入學(xué)習(xí)和了解，缺乏檔案工作管理能力，不明確自身掌有的管理職責(zé)，在信貸業(yè)務(wù)中不能很好的遵循檔案管理原則。另外就是檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)，人員職位不穩(wěn)定，沒(méi)有設(shè)置專門檔案管理崗位、沒(méi)有明確崗位職責(zé)，大多為兼職檔案員，不利于檔案的及時(shí)搜集、整理、歸檔，給檔案管理造成一定的混亂，增加了檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)。更有甚者，為了規(guī)避減免自己在信貸操作中的不規(guī)范行為，也會(huì)出現(xiàn)篡改檔案資料的情況，給檔案的整體管理造成不可反轉(zhuǎn)的危害，也降低了信貸檔案的真實(shí)性和可信度。

（三）隨著經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，信用社的各類檔案在不斷的增加，但存放檔案的庫(kù)房卻置錐之地。除此之外，即便有專門的檔案管理室，但在建設(shè)上依舊存在很多的疏漏。沒(méi)有鐵柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等方面的配置，不能完善妥帖的保存檔案記錄，甚至部分信用社對(duì)信貸檔案隨意丟放，根本沒(méi)有進(jìn)行加鎖等嚴(yán)密性的保護(hù)措施，致使信貸檔案留存期間發(fā)生損毀。

（ 四 ）檔案管理人員責(zé)任歸屬不明確，交接班不清楚。由于基層信用社的業(yè)務(wù)人員匱乏，沒(méi)有專職的信貸管理人員，導(dǎo)致信貸檔案任何人都可以查閱，甚至篡改信息，而且沒(méi)有調(diào)閱記錄，一旦出現(xiàn)緊急情況，無(wú)法保證信貸檔案的真實(shí)可信度，或者遺失責(zé)任無(wú)人承擔(dān)等等情況。另外頻繁的崗位變動(dòng)也無(wú)法對(duì)信貸檔案資料進(jìn)行有效的交接工作，造成責(zé)任不明的情況。

二、信用社檔案管理工作幾點(diǎn)建議

（一）重視信用社檔案管理工作，并將檔案管理工作的計(jì)劃、長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)納入本信用社工作計(jì)劃當(dāng)中，調(diào)動(dòng)全員參與，共同做好檔案管理工作，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。對(duì)基層業(yè)務(wù)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，在精神層面上建立起責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而在工作中落實(shí)到位。管理層也要對(duì)業(yè)務(wù)員進(jìn)行相關(guān)檔案管理細(xì)則的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和考試，要求每位信用社工作人員對(duì)檔案管理的操作流程和制度規(guī)定爛熟于心，提高實(shí)際工作中的規(guī)范度。

（二）根據(jù)信用社自身的經(jīng)營(yíng)規(guī)模，建設(shè)好足夠存放檔案的庫(kù)房，做好檔案室硬件設(shè)施的配套工作，保證檔案存放室的條件都符合標(biāo)準(zhǔn)。另外可以結(jié)合信用社的實(shí)際需要，建立網(wǎng)絡(luò)化管理，信息時(shí)代無(wú)紙化辦公是必然的發(fā)展趨勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一管理可以減少交接班過(guò)程中檔案資料的丟失和遺漏，同時(shí)也可以提高業(yè)務(wù)人員的工作效率。再者，對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)路化的管理也是日后的個(gè)人征信系統(tǒng)的必然要求，將檔案資料電子信息化對(duì)于保證檔案資料的安全也有一定的提高，沒(méi)有管理人員的認(rèn)證其他人無(wú)法隨意查看檔案，在每份檔案的查閱調(diào)取中都會(huì)在網(wǎng)絡(luò)上留下記錄，也便于意外情況發(fā)生時(shí)的解決方案。更是可以有效的減少使用空間的占比，提高業(yè)務(wù)人員的工作效率。

（三）穩(wěn)定檔案管理崗位人員，檔案管理人員應(yīng)有較強(qiáng)的責(zé)任心，遵守崗位職責(zé)，自覺(jué)地學(xué)習(xí)、宣傳、落實(shí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，熟練掌握分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，并積極參加檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。及時(shí)做好檔案入庫(kù)、交接、查閱工作，做好檔案利用成效總結(jié)的撰寫。同時(shí)要加強(qiáng)監(jiān)管工作，只依靠業(yè)務(wù)人員的自覺(jué)性對(duì)于檔案管理工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，部分檔案會(huì)記錄一些違規(guī)操作的痕跡，為了避免業(yè)務(wù)員串通一氣對(duì)檔案進(jìn)行篡改，信用社必須加強(qiáng)對(duì)檔案的監(jiān)管力度。除稽核對(duì)信用社進(jìn)行檢查以外，聯(lián)社的業(yè)務(wù)管理部門也要肩負(fù)起定期對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，對(duì)于已形成的風(fēng)險(xiǎn)事故進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)員的責(zé)任追究，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，堅(jiān)決維護(hù)信貸客戶的資金利益，提高經(jīng)濟(jì)效益。

（四）重視信用社檔案管理工作的連續(xù)性和重要性，不能“臨時(shí)抱佛腳”，只在檔案達(dá)標(biāo)之前重視檔案管理工作，檔案達(dá)標(biāo)后就將檔案管理工作擱置，不但造成檔案管理工作中斷，而且需花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。制定出實(shí)用的檔案管理相關(guān)制度，設(shè)置專門檔案管理崗位，制定檔案管理員的崗位職責(zé)。并且要明確管理人員的責(zé)任，實(shí)行檔案管理終身責(zé)任制，以此保證信用社檔案從歸檔到入庫(kù)保管各個(gè)環(huán)節(jié)的工作失誤降到最低，也能得到檔案管理人的高度重視，保證每一分檔案的保管得當(dāng)，避免責(zé)任無(wú)人承擔(dān)的情況以及責(zé)任推脫事件的發(fā)生。落實(shí)崗位責(zé)任制度，對(duì)信貸工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都做到有人負(fù)責(zé)、有人記錄、有人跟蹤。加大對(duì)信貸檔案的資料收集力度，盡可能的降低信貸風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)對(duì)后續(xù)工作的記錄也要及時(shí)更新，保證檔案中資料齊全，手續(xù)正規(guī)，提高對(duì)檔案管理的操作水平和精神認(rèn)識(shí)。

（五）相關(guān)制度要不斷更新，緊隨當(dāng)?shù)匦庞蒙绲膶?shí)際情況進(jìn)行一定范圍內(nèi)的改動(dòng)，以求最大化的符合當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展情況以及信用社的承受情況，完善相關(guān)細(xì)則，確保檔案管理有據(jù)可查，減少實(shí)際情況的制約。

總結(jié)

無(wú)論是信用社的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)，還是企業(yè)文化建設(shè)，檔案管理工作都發(fā)揮了基礎(chǔ)性的作用，為信用社的發(fā)展歷程、業(yè)績(jī)成果、服務(wù)百姓提供了堅(jiān)實(shí)的文字、數(shù)字、圖片等紀(jì)實(shí)信息，隨著經(jīng)濟(jì)案件、涉恐案件的增多，信用社檔案管理工作的完整性、規(guī)范性、連續(xù)性、健全性已迫在眉睫。并且，檔案管理也是信用社業(yè)務(wù)開(kāi)展情況的真實(shí)記錄，可以反映信用社此階段業(yè)務(wù)運(yùn)行的真實(shí)狀況，幫助制定下一階段的具體工作計(jì)劃。所以說(shuō)，檔案管理工作是信用社業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)性工作，建立健全的信貸檔案也可以有效的降低信貸風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)信用社以及客戶都有著重要的作用。

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