企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題及對策

許琦

摘 要：在全球化、信息化速度不斷加快的今天，企業(yè)檔案管理的信息化將會成為今后檔案管理工作的發(fā)展趨勢。但是目前我國的企業(yè)檔案管理還不算完善，在企業(yè)檔案管理的信息化建設方面還有待提高。本文就將對企業(yè)檔案信息化建設中所存在的各種問題，以及針對性的解決措施進行詳細闡述，并且對于企業(yè)檔案信息化的優(yōu)點進行了分析，以便為今后相關方面提供一些有用的參考依據。

關鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；問題；對策

目前我國的信息化、全球化的進程正在不斷的加快，同時，不斷完善和創(chuàng)新的信息技術為我們日常的生活和工作帶來了非常多的便利。而針對目前我國企業(yè)檔案管理的情況來看，檔案管理信息化將會成為企業(yè)今后檔案管理工作的發(fā)展方向?？墒乾F在我國企業(yè)檔案管理信息化建設的情形還不容樂觀，這就需要我們采取針對性的措施來加強關于企業(yè)檔案管理信息化的建設，以此來提高企業(yè)的管理效率，使檔案的作用發(fā)揮到最大化。

1 企業(yè)檔案管理信息化具有哪些優(yōu)點

企業(yè)要適應當前新形勢的具體要求，努力推廣和應用新的科學技術，提高企業(yè)的管理效益，這樣才可以加強轉變經濟發(fā)展方式。企業(yè)的檔案管理屬于企業(yè)管理中的一項重要組成部分。如果企業(yè)要提升自身的管理水平，就要全力推進企業(yè)的信息化建設，這樣對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也是十分有利的。企業(yè)檔案管理信息化具有以下幾個優(yōu)點：

1.1 提升企業(yè)的核心競爭力

如果加快企業(yè)檔案管理信息化的步伐，首先就是要通過企業(yè)內部的網絡，進而實現檔案管理的交互性和標準化，打破傳統(tǒng)的各自為戰(zhàn)的局面。以檔案信息標準化為依據，建立目錄級數據庫，還可以對一些檔案的原件進行掃描，使之成為內容豐富的數字化信息資源。在網絡中，每個網絡成員都在發(fā)揮著自身的核心作用，技術的共享、費用的分攤，可以把制造和開發(fā)的產品迅速推向市場。不僅如此，公共檔案信息的共享，還能夠將原有的競爭關系轉變成為合作共贏的關系，以此來增加企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低風險，最終提高企業(yè)的競爭力。

1.2 提高企業(yè)的管理效益

效率高是信息技術的一大優(yōu)勢。企業(yè)可以通過檔案管理信息化的數據處理能力，提高企業(yè)效率，同時也縮小管理成本。同時，由于信息化程度的不斷加深，企業(yè)檔案管理的范圍也在不斷增加，企業(yè)檔案的經濟效益也得到了完全的發(fā)揮，從而降低了企業(yè)的相關成本。

1.3 能夠完善工作流程

計算機正在逐漸取代監(jiān)控部門的大部分的職能，使決策層和執(zhí)行層之間的溝通更加方便、及時，這其中變少了管理層。把對等的信息傳遞給企業(yè)的各個部門、小組，采取動態(tài)管理模式，便可以使信息溝通變得更加及時、順暢，進而降低了協(xié)調和監(jiān)督的成本，加快了決策中心和市場周圍信息間的反饋速度，激發(fā)了組織成員的潛能和積極性，使流程化管理的效果凸現出來。

2 企業(yè)檔案管理信息化所存在的問題和矛盾

盡管我國目前信息化的發(fā)展速度很快，可是受到企業(yè)管理者思想觀念和知識閱歷的影響，企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的并不順利，其中存在著一些問題和矛盾，主要表現在以下的3個方面：

2.1 企業(yè)管理者思想存在較為模糊的認識

很多的企業(yè)管理者都認為所謂的企業(yè)檔案管理信息化，無非就是要把檔案資料輸入到電腦當中，也有一些管理者會因為覺得企業(yè)檔案信息化的建設需要投入資金，最終也選擇了放棄。所以信息化的過程和作用就在信息化的推動過程中被逐漸的弱化，而信息化可以讓企業(yè)的管理環(huán)節(jié)變得更加透明，為企業(yè)建立一套嶄新的管理體系，能夠重新建立企業(yè)的組織結構和生產系統(tǒng)。

2.2 企業(yè)檔案管理信息化沒有進行科學規(guī)劃

在企業(yè)檔案管理信息化的推進過程中，把企業(yè)的各種信息資源進行有效的整合和利用，進而為經營管理服務是十分重要的。有一部分的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，以及辦公自動化系統(tǒng)是由很多個單一的設計單位所共同建立的，想要每個系統(tǒng)之間的數據提取及共享是十分困難的，這就形成了系統(tǒng)低效運作的情況，企業(yè)在制作完信息系統(tǒng)的軟、硬件之后，檔案信息資源還是沒辦法實現有效的對接與共享。

2.3 企業(yè)檔案信息化建設水平較低

很多的企業(yè)并不具備一直專業(yè)的建設隊伍，特別是一些中小企業(yè)中，這種現象更為明顯。在企業(yè)信息化建設的過程中，很多的軟件公司對企業(yè)的特點、流程及管理都比較陌生。有一些企業(yè)干脆實行拿來主義，對方案的論證缺少系統(tǒng)的分析，在具體的實施過程中也缺少二次開發(fā)的能力，這些都是導致建設信息化系統(tǒng)缺乏實用性和針對性的原因。還有一些企業(yè)在進行信息化建設的過程中，由于系統(tǒng)功能求大求全，因此使得企業(yè)信息化系統(tǒng)與企業(yè)自身的業(yè)務流程、管理流程截然不同。不僅如此，人才隊伍短缺、隊伍質量不高，并且對現代化管理以及計算機的高級認知不夠。

3 如何加強企業(yè)檔案管理信息化的建設

企業(yè)檔案管理信息化建設是一項系統(tǒng)的工程，它需要通過企業(yè)檔案信息化管理標準的制定，檔案管理應用軟件的推廣，對電子文件和檔案的管理，最終實現電子文件和檔案的保管，確保電子文件和檔案的完整性、有效性，使局域網絡更加規(guī)范化，同時還可以促使企業(yè)館藏檔案的數字化。

3.1 加強企業(yè)檔案信息化基礎設施的建設

在日常的實踐工作中，企業(yè)要為檔案管理的相關部門配備現代化的檔案管理系統(tǒng)，通過科學技術來完善自己，加強管理者的實際操作的能力。檔案信息管理軟件的功能正在不斷的提高，所以對計算機硬件的要求也是越來越高。在檔案的管理方面，可以通過計算機進行檔案的收集、整理和編制工作，還可以對檔案庫房進行管理。除此之外，還可以用于其他不同的檔案工作項目中，使每項工作都可以實現網絡化，最終實現資源共享。

3.2 做好電子檔案信息資源的建設工作

很多的檔案軟件不具備通用性，沒有信息管理的功能。而且企業(yè)的檔案部門所使用的的計算機型號并不一樣，因此使得各自開發(fā)出來的軟件不能夠相互通用，并且也沒有一個既能夠用于檔案信息管理，又可以進行文件檢索的管理軟件。因為軟件不能相互之間通用，所以也就無法通過計算機來進行信息的管理工作，也不能編制出信息成果，這些都是制約檔案信息電子化不斷發(fā)展的主要因素。所以，加強電子文檔資料的歸檔工作，對實現檔案數字化，建立全文數據庫都是十分有利的。但是有很多的企業(yè)到目前為止也并沒有一個完整的，可以進行數據交換的檔案系統(tǒng)，檔案的信息系統(tǒng)和網絡建設的形式大相徑庭，并且開發(fā)性、服務性、規(guī)范性都相對來說較差，滿足不了檔案信息資源共享的要求。想要解決這些問題，就必須加強檔案目錄數據庫的建設工作，使檔案管理系統(tǒng)更加標準化，同時也要注重檔案目錄的輸入和保存。

3.3 加強對檔案信息化人才隊伍的建設

檔案資料的錄入正在逐步邁入數字化的時代，所以就需要對檔案的管理者進行全新檔案管理理念的教育培訓，對于發(fā)現的問題要及時解決，這樣才可以提高檔案管理的整體水平。在日常的工作中，檔案管理者要及時進行檔案的歸檔工作，掌握各種信息檢索的方式方法，使日常的檔案管理工作變得更加輕松。

4 結語

企業(yè)檔案信息化建設不單單是企業(yè)檔案管理的客觀要求，同時還是加強檔案信息服務水平的一條必經之路。所以說，我們一定要加快對于企業(yè)檔案的現代化管理的步伐，促進企業(yè)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，最終可以實現企業(yè)檔案信息化的建設。

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