當(dāng)前縣級廣播電視臺(tái)檔案管理信息化基礎(chǔ)工作存在的問題及應(yīng)對措施

古志強(qiáng)

摘 要：計(jì)算機(jī)管理對傳統(tǒng)管理的手段和方法具有無可比擬的優(yōu)勢，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行檔案管理已成為必然。本文針對當(dāng)前縣級廣播電視臺(tái)檔案管理信息化過程中基礎(chǔ)工作普遍存在的問題，并以廣東梅縣廣播電視臺(tái)為例，給出應(yīng)對措施，以期能提高基層廣播電視臺(tái)檔案管理工作的信息化水平。

關(guān)鍵詞：廣播電視；檔案管理；應(yīng)對措施

當(dāng)前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用已普及到社會(huì)各個(gè)層面，檔案工作通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理已成為必然趨勢。計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理具有儲(chǔ)存信息量大、占用空間小、傳輸速度快等特點(diǎn)，同時(shí)還具有檢索、查詢、輸入、修改、刪除、篩選等的功能，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高工作效率?？h級廣播電視臺(tái)經(jīng)過30多年的發(fā)展，積累了大量的獨(dú)具特色的文獻(xiàn)檔案資料，利用價(jià)值隨著時(shí)間的推移正被人們所認(rèn)識(shí)和重視。因此，加強(qiáng)基層廣播電視臺(tái)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 當(dāng)前縣級廣播電視臺(tái)檔案信息化管理基礎(chǔ)工作中存在的問題

雖然近年來各縣級廣播電視臺(tái)檔案管理部門做了大量工作，但檔案管理的信息化程度仍較低，操作手段和方法仍較為傳統(tǒng)原始，進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)工作仍普遍存在不少共性的問題。以廣東梅縣廣播電視臺(tái)為例：梅縣臺(tái)是廣東梅州市的一家縣級臺(tái)，有一個(gè)約100平方米的省二級綜合檔案室，藏有文書、人事、宣傳、技術(shù)、工程和財(cái)會(huì)等檔案資料，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的工作正穩(wěn)步推進(jìn)，但在全面推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案的過程中，手工操作而成的檔案資料仍存在許多不足和問題。主要表現(xiàn)在如下幾方面：

1、案卷標(biāo)題多缺損，錄入案卷標(biāo)題隨便，有的雖有案卷標(biāo)題卻缺少基本要素或不能反映案卷的主題內(nèi)容；

2、目錄號(hào)、檔號(hào)登記不規(guī)范，一冊多卷現(xiàn)象較為普遍，有的文獻(xiàn)資料甚至連目錄號(hào)、檔號(hào)都沒有；

3、著錄工作粗糙，沒有嚴(yán)格按照國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》來規(guī)范著錄；

4、檔案資料的分類和標(biāo)引較混亂，沒有按規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化操作，導(dǎo)致檔案資料的檢索查全率、查準(zhǔn)率低；

5、網(wǎng)絡(luò)工程等三種文獻(xiàn)檔案資料計(jì)算機(jī)管理仍空白，基本上仍處于傳統(tǒng)的手工操作狀態(tài)。

2 應(yīng)對措施

針對這些不足和問題，梅縣臺(tái)采取了如下應(yīng)對措施：

1、著力重組案卷。重新組卷一項(xiàng)極其繁雜的工作，它的原則就是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件重新組合在一起。梅縣臺(tái)綜合檔案室過去大都按時(shí)間順序組卷，造成部分案卷組卷過厚、內(nèi)容混雜，這就要求檔案人員要將那些時(shí)間界定不準(zhǔn)、內(nèi)容關(guān)聯(lián)度不高的案卷進(jìn)行重新組卷。同時(shí)還對那些無頁碼或缺頁、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工填寫，以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率，并確保全部案卷更加規(guī)范。

2、進(jìn)行案卷清查。對所存的案卷進(jìn)行全面清查，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)性工作。由于梅縣臺(tái)綜合檔案室多年來未對許多年份較長的室藏檔案資料做過全面的清查，加之以前如辦公室、財(cái)會(huì)、新聞、技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)等部門在移交資料時(shí)，劃分的保管期限參差不一，造成許多重份或無查考價(jià)值的文獻(xiàn)不同程度地存在，需要檔案工作人員花費(fèi)大量的精力，把這些資料挑出并剔除，再以手工的形式登記在記錄本上，以免進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入時(shí)出現(xiàn)重復(fù)。

3、規(guī)范著錄工作。著錄是檔案部門編制檔案檢索工具時(shí)對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行選擇、分析和記錄的過程，是檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是縣級廣播電視臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，著錄規(guī)范以否直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息準(zhǔn)確性。梅縣臺(tái)檔案管理人員嚴(yán)格按照國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》來規(guī)范著錄工作，并結(jié)合實(shí)際根據(jù)這一規(guī)則制定了著錄細(xì)則，保證了全部室藏檔案案卷著錄工作的更加規(guī)范。

4、制定分類細(xì)則和規(guī)范題名，確保檢索查全率、查準(zhǔn)率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足利用單位和個(gè)人檢索的需要。為了確保檢索的完整，梅縣臺(tái)根據(jù)《中國檔案分類法》對所有室藏文獻(xiàn)檔案資料進(jìn)行分類，形成行政文書類、人事檔案類、新聞專題類（音像光盤）、技術(shù)工程基建類和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類等各類資料案卷，并根據(jù)案卷的不同內(nèi)容，再分成若干二級或三級類目，案卷的排列和案卷號(hào)的編寫保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系，盡量做到前后標(biāo)引一致、同一類文件標(biāo)引一致。同時(shí)還依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定對錄入計(jì)算機(jī)的檔案案卷的題名進(jìn)行了規(guī)范。在規(guī)范檔案題名的工作中，力求做到用詞準(zhǔn)確、言簡意賅，能夠直接表達(dá)檔案的內(nèi)容特征，并有助于區(qū)別另一檔案名稱，確保了在通過計(jì)算機(jī)管理時(shí)檔案的檢索查全率和查準(zhǔn)率。

5、加快檔案管理信息化建設(shè)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對檔案信息的利用需求日益增多，實(shí)現(xiàn)信息化管理已成為檔案管理工作的迫切要求。近年來，梅縣臺(tái)高度重視檔案管理的信息化工作，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。在硬件建設(shè)方面：加大資金投入，配備先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，積極創(chuàng)建電子信息管理系統(tǒng)。累計(jì)投入近20萬元，新購置了計(jì)算機(jī)及管理軟件、空調(diào)、新型組合檔案柜等一批設(shè)備設(shè)施；軟件建設(shè)方面：想方設(shè)法創(chuàng)造條件，改善檔案工作人員的學(xué)習(xí)和工作環(huán)境；加強(qiáng)檔案工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，每年至少兩次派出檔案工作人員到省、市等上級部門進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)及繼續(xù)教育培訓(xùn)，有效地提高了檔案管理人員的工作能力，特別是運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的能力；完善和制訂了一系列的檔案管理規(guī)章制度，有效地推進(jìn)了檔案管理信息化的順利有序進(jìn)行。

3 結(jié)語

檔案管理工作的信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的方向?？h級廣電部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化工作并不是一蹴而就，而是一項(xiàng)既有宏觀總體思路指導(dǎo)的又有微觀管理內(nèi)涵和技術(shù)創(chuàng)新的長期專業(yè)的工作，要緊跟技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展潮流，采取切實(shí)可行的措施，開拓創(chuàng)新，真抓實(shí)干、夯實(shí)檔案計(jì)算機(jī)管理前的基礎(chǔ)工作，加快檔案管理信息化進(jìn)程，從而推動(dòng)縣級廣電檔案管理事業(yè)快速健康發(fā)展。

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