金融檔案管理中存在的問題及對策

姚永紅

摘 要：金融檔案就是金融類企業(yè)、機構(gòu)關(guān)于金融活動的業(yè)務(wù)檔案，其記載了金融活動開展的各類信息，具有很大的作用。金融檔案管理對于相關(guān)工作的開展具有基礎(chǔ)保障作用，不僅可以提供各類信息數(shù)據(jù)，還能夠為未來規(guī)劃指明方向。從當(dāng)前的實際情況來看，在金融檔案的管理中，存在的問題不少，亟需引起重視。本文就對當(dāng)前存在于金融檔案管理中的一些問題做了簡單分析，然后提出了幾點加強金融管理工作的建議措施，希望可以給相關(guān)人員一些參考幫助。

關(guān)鍵詞：金融檔案；管理；存在問題；建議措施

2015年5月5日，我國正式頒布了《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），這是我國第一個專門針對金融業(yè)務(wù)檔案管理的指導(dǎo)性、規(guī)范性文件。在《規(guī)定》當(dāng)中，對金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的基本原則、內(nèi)容要點以及實施方針都做了詳細的闡述，對于企業(yè)金融檔案管理工作具有劃時代的意義。因此，在開展金融檔案管理工作時，就要嚴(yán)格依照《規(guī)定》的具體要求執(zhí)行，將檔案管理工作落到實處，使其發(fā)揮出更大的作用。

1 金融檔案管理中表現(xiàn)出來的一些問題

1.1 不重視金融檔案管理

在具體工作實踐當(dāng)中，表現(xiàn)出來最明顯的問題就是對金融檔案管理工作的不重視。長時間以來，對于檔案管理，很多管理人員，包括部分領(lǐng)導(dǎo)，思維意識都還停留在以往的固定觀念里，認為檔案管理就是文書資料的收集保管，沒有什么技術(shù)含量，也沒有什么太大價值。放在以前，這種觀點可能還沒有太大的問題。但是隨著時代的發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案所承載的信息便具有了更大的價值。通過管理活動發(fā)揮出檔案的價值，可以增強企業(yè)在市場中的競爭力。然而當(dāng)前在金融檔案管理中，不重視的問題較為明顯，能夠認識到其重要性的僅僅是少數(shù)。

1.2 管理水平不高

從目前的實際情況看，不少企業(yè)在金融檔案管理中的管理水平并不高，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一是金融檔案管理人員往往是檔案管理專業(yè)的人員，他們只是懂得檔案管理，卻不懂得金融，因此無法從金融檔案中發(fā)現(xiàn)和企業(yè)金融活動相關(guān)的信息，這樣就降低了檔案管理的效果。第二，金融檔案管理不規(guī)范。在《規(guī)定》中，對金融檔案管理的原則提出了一些具體的要求，比如《規(guī)定》第十三條就指出：金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)該根據(jù)規(guī)定，將檔案材料統(tǒng)一整理、立卷，定期轉(zhuǎn)移檔案部門進行集中管理，并做好歸檔交接手續(xù)。但是在實際中，部分企業(yè)在金融檔案歸檔上并非是集中進行，往往是分散的。而且在歸檔交接手續(xù)的辦理上也不及時、合理，存在問題。

1.3 檔案管理不夠先進

時代在不斷發(fā)展進步，各種新技術(shù)、新設(shè)備、新方法不斷涌現(xiàn)，對于各行業(yè)的工作發(fā)展都起到了顯著的推動作用。然而從金融檔案管理的現(xiàn)況來看，其整體管理工作還不夠先進，仍然在使用傳統(tǒng)老舊的方法管理檔案，如此一來自然管理效果就不會高了。具體而言，一是管理理念不夠先進，多數(shù)企業(yè)在金融檔案管理中還是局限在“只管不理”的模式下，導(dǎo)致金融檔案未能發(fā)揮出自身的價值作用。二是管理設(shè)備缺乏，不少企業(yè)中，檔案管理幾乎就是檔案架，將檔案分門別類碼在檔案架上就算完事，缺少一些先進的設(shè)備進行檔案保管。比如缺少溫濕度檢測設(shè)備、火災(zāi)防控設(shè)備等等。三是管理工作未能實現(xiàn)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化?；ヂ?lián)網(wǎng)+已經(jīng)是大勢所趨，各行各業(yè)都在與互聯(lián)網(wǎng)接軌。然而金融檔案管理工作還未能全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，從而造成不少管理環(huán)節(jié)還需要依靠大量人力進行，最終的效果不是很高。

2 金融檔案管理的建議措施

2.1 加強重視，奠定金融檔案管理基礎(chǔ)

想要金融檔案管理工作取得預(yù)期中的效果，那么就應(yīng)該對此項工作形成足夠的重視，從領(lǐng)導(dǎo)到管理人員，上下一體，努力做好相關(guān)工作。首先，企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)和金融檔案管理人員應(yīng)該對金融檔案本身的價值形成足夠的認識，弄清楚檔案管理和企業(yè)業(yè)務(wù)開展之間的相互關(guān)系，從而在思想上重視起相關(guān)工作，進而確保能夠在金融檔案管理中全身心投入。其次，要做好制度方面的制定。金融檔案管理離不開制度的規(guī)范約束，因此在重視起這方面工作的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對相應(yīng)的管理制度進行完善，從而為金融檔案管理建立制度基礎(chǔ)。最后，要做好管理計劃的編制。在開展金融檔案管理工作之前，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實際情況，制定針對性的檔案管理工作計劃，尤其是要對檔案歸檔、整理等方面，要詳細制定計劃，指導(dǎo)工作開展。

2.2 遵循《規(guī)定》，提高金融檔案管理水平

為了最大程度提高金融檔案管理的有效性以及管理水平，則必須要嚴(yán)格遵循《規(guī)定》的具體要求開展相關(guān)工作，盡可能提高管理水平。第一，要組織管理人員學(xué)習(xí)《規(guī)定》，了解盡讓檔案管理的具體要求和主要內(nèi)容，確保管理工作能夠符合當(dāng)前的實際要求。同時，還要組織檔案管理人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，讓他們掌握金融業(yè)務(wù)方面的一些知識技能，并達到一定水平，構(gòu)建一支雙能型的隊伍。第二，要嚴(yán)格依照《規(guī)定》執(zhí)行金融檔案管理工作。具體而言，企業(yè)應(yīng)該將《規(guī)定》作為金融檔案管理的藍本，同時再結(jié)合實際情況補充一些符合企業(yè)金融檔案管理現(xiàn)狀的制度，從而推動檔案管理的發(fā)展進步。比如，為了讓各部門協(xié)調(diào)配合金融檔案管理，就可以依據(jù)《規(guī)定》第六條：各相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合檔案部門組織實施管理工作。由此便可以強化執(zhí)行，協(xié)同其他部門進行檔案管理。第三，要做好檔案管理的監(jiān)督檢查，可以階段性對金融檔案管理工作進行審查，發(fā)現(xiàn)其是否存在違規(guī)，抑或是存在遺漏。發(fā)現(xiàn)問題則要及時指出，并且監(jiān)督改正，盡可能減少檔案管理的錯漏，提高管理水平。

2.3 提高技術(shù)，促進金融檔案管理現(xiàn)代化

為了順應(yīng)時代發(fā)展，金融檔案管理工作需要提高技術(shù)，形成現(xiàn)代化的管理格局。第一，要建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理室，不僅要實現(xiàn)現(xiàn)代化的儲存設(shè)備，更要建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)化的檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中進行儲存保管。另外，還要完善其他設(shè)備，如溫濕度檢測、數(shù)據(jù)庫安全檢測、防盜報警裝置等等。第二，要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理渠道。比如在檔案的收集整理上，就可以構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)渠道，借助智能設(shè)備實現(xiàn)檔案的傳遞，從而省去人工收檔的繁瑣。同時也可以借助智能設(shè)備將紙質(zhì)化檔案錄入到數(shù)據(jù)庫之中，減少了檔案管理人員的工作。第三，要注重信息挖掘。通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對金融檔案中隱含的各類信息進行挖掘，歸納出內(nèi)涵規(guī)律，從而用于指導(dǎo)后續(xù)金融業(yè)務(wù)活動的開展，發(fā)揮出檔案的作用。

3 結(jié)語

在金融檔案管理工作當(dāng)中，還是存在一些問題，致使金融檔案的作用并未發(fā)揮出來。在這樣的情況下，就應(yīng)該對其形成足夠的重視，認識到金融檔案管理的作用所在，制定制度和工作計劃，同時要依照《規(guī)定》嚴(yán)格執(zhí)行管理工作，提高管理水平，最終要使用現(xiàn)代化技術(shù)，發(fā)揮出檔案價值。

參考文獻

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