平衡計分卡績效管理系統(tǒng)的開發(fā)及運行探究

謝志敏+魏桂彬

摘 要 本文對東莞科技館自主研發(fā)的平衡計分卡績效管理系統(tǒng)進行了研究。本系統(tǒng)融合了App、平衡計分卡理論的主要特征，旨在優(yōu)化績效管理、實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標。依托移動互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)，系統(tǒng)實現(xiàn)了績效指標管理、項目跟蹤、資金預算監(jiān)控功能，有助于領導集體準確把脈全局，從而科學決策；有利于員工明晰工作目標，從而提高工作積極性；有利于組織加強協(xié)同溝通，從而優(yōu)化戰(zhàn)略性績效管理。為促進系統(tǒng)的推廣和可持續(xù)應用，應以用戶的接受度為基礎、以場館特色為抓手、以調(diào)研結(jié)論為依據(jù)進行系統(tǒng)優(yōu)化。

關鍵詞 平衡計分卡；科技館；績效管理；App

中圖分類號 TP2 文獻標識碼 A 文章編號 2095-6363（2017）12-0122-03

當前，科普場館紛紛在探索如何利用移動智能終端技術(shù)來提高管理的效能、加強組織運作的靈活性。本文通過探究東莞科技館開發(fā)平衡計分卡（BSC）績效管理系統(tǒng)的價值需求，分析其實際應用的成效和可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)化思路，為其他科普場館創(chuàng)新戰(zhàn)略管理模式、驅(qū)動管理理念轉(zhuǎn)型提供經(jīng)驗借鑒。

1 平衡計分卡績效管理系統(tǒng)的主要特征

基于智能終端的績效管理系統(tǒng)是以東莞科技館多年來引進平衡計分卡進行戰(zhàn)略性績效管理的經(jīng)驗為基礎，它既依托了App的技術(shù)特性，又無縫隙地嵌入了平衡計分卡理論，雙璧合一致力于高效完成戰(zhàn)略性績效管理的目標和使命。

1.1 以移動App的基本特性為依托

BSC績效管理系統(tǒng)具備移動智能終端應用程序的基本特性。App主要有以下三大特點。1）信息集成。信息是App呈現(xiàn)的主體內(nèi)容，甚至還能“生產(chǎn)信息、傳播信息、連通信息”[1]。2）實時交互。移動App的終端是手機客戶端，可以實現(xiàn)隨時隨地交互共享、溝通協(xié)同。3）操作便捷。App設計的流程操作簡單、界面簡潔易懂。平衡計分卡績效管理App同樣有這樣的基本特征，如：更加注重對各層級的指標數(shù)據(jù)進行分析和整合，在實時互動方面主要表現(xiàn)為上下級、跨部門間對目標、行動方案的溝通、反饋，通過利用App技術(shù)能夠有效解決以往績效管理中溝通協(xié)作不足的問題。

1.2 以平衡計分卡的理論特質(zhì)為內(nèi)容

此款App的個性特征是以平衡計分卡理論為核心內(nèi)容和基本框架。平衡計分卡體系包括財務、服務對象、內(nèi)部業(yè)務流程、學習與成長四個維度和組織、部門、個人三個層面，整個體系的落實將實現(xiàn)“長期目標和短期目標、結(jié)果目標和過程目標、先行指標和滯后指標、組織績效和個人績效、外部關注和內(nèi)部訴求”之間的平

衡[2]。個人、領導、部門及館平衡計分卡的錄入過程實現(xiàn)了組織績效和個人績效中不同目標之間的平衡。系統(tǒng)的資金預算模塊則直接指向了財務的維度；項目跟蹤管理模塊指向的是內(nèi)部業(yè)務流程維度，項目涉及到時間跨度、內(nèi)外合作等要素，通過App系統(tǒng)的項目管理跟蹤流程，最終實現(xiàn)長期目標和短期目標、外部關注和內(nèi)部訴求等要素之間的平衡。

1.3 以績效和戰(zhàn)略管理的目標為旨歸

績效管理App的最終落腳點是實現(xiàn)組織的戰(zhàn)略和使命。本系統(tǒng)遵循的正是赫爾曼·阿吉斯所倡導的戰(zhàn)略性績效管理觀，即“確保個人績效與組織目標的戰(zhàn)略一致性”[3]和最大程度地提高個人績效。績效指標卡中的指標項、目標值都是組織戰(zhàn)略的細化和目標任務的分解，上級領導對下級指標完成情況具有的審核確認功能是通過監(jiān)督下級來確保個人績效與組織戰(zhàn)略達成一致。場館的項目同樣是為場館的績效與戰(zhàn)略服務，App中“項目跟蹤”選項卡包括了上級對下級工作績效的監(jiān)督管理和個人自我管理，這是為了避免個人目標背離組織目標的問題產(chǎn)生。系統(tǒng)所有的功能設置都以最有利于平衡個人績效和組織績效為旨歸，這是該App區(qū)別于其他應用程序的關鍵所在。

2 平衡計分卡績效管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

績效管理系統(tǒng)通過績效指標、項目跟蹤、資金預算三大功能模塊來實行BSC管理、項目管理和財務管理。東莞市某專業(yè)機構(gòu)已對本軟件進行了測試，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)容易操作，在規(guī)定的主要系統(tǒng)環(huán)境下可正確運行。

2.1 績效指標模塊通過由下至上、從上而下的路徑來管理

績效指標模塊把指標卡信息電子化，提供人性化的界面進行錄入、管理。根據(jù)不同的角色，績效指標模塊分為“我的績效卡”和“跟蹤績效卡”兩部分。每個員工都需要在“我的績效卡”里填寫指標項的內(nèi)容。領導可在“跟蹤績效卡”中查看下屬指標完成情況。當員工用戶在系統(tǒng)上填寫完指標項的完成數(shù)量后，系統(tǒng)會自動判斷此指標的屬性，然后，發(fā)送一條消息給直接上級領導并判斷其是否存在此指標，若存在就會進行相應的處理。這就能夠從上而下監(jiān)控工作指標完成情況，由下至上承接并完成工作，達到內(nèi)外雙向監(jiān)督、全體凝聚合力的功效。

2.2 項目跟蹤模塊通過內(nèi)外協(xié)同、分工負責的方式來管理

項目跟蹤模塊是把部門內(nèi)或者跨部門的項目組成臨時的項目工作組，實時對項目的進展情況進行全方位監(jiān)控。一般員工可在系統(tǒng)上新建項目，指定牽頭部門和負責人，并且填寫階段目標信息。新建項目者可以設置每個成員的權(quán)限，包括錄入權(quán)、審核權(quán)、復核權(quán)，新建的項目通過審核后方可開展。項目組的所有成員可以根據(jù)自己的角色和階段性目標任務去設定個人工作指標和按要求完成工作。項目負責領導點擊項目跟蹤選項后，可以查看所有項目的進度和審核項目。通過在App軟件上設置項目跟蹤功能，可以將項目管理傳統(tǒng)的金字塔結(jié)構(gòu)升級為扁平化的網(wǎng)格結(jié)構(gòu)，大大減少了項目跟蹤的成本、工作量，提高項目實施的協(xié)同度和靈活性。

2.3 資金預算監(jiān)控模塊通過跟蹤用款執(zhí)行率的形式來管理

為了提高項目驗收的通過率，提高組織資金的利用率，平衡計分卡App專門設計了資金預算監(jiān)控模塊，主要是跟蹤預算計劃和報賬使用情況。整個模塊設有新建專項、等待審核專項和我的專項共三個欄目。項目總負責人可在“新建專項”里錄入和查看信息。新建專項由財務專員審核，審核通過后才會在“我的專項”里顯示。在“我的專項”中可以詳細填寫項目的預算批復金額和預算采購金額，并按照每個季度的實際情況，錄入實際可用額、請款額、執(zhí)行率等。當指定時間內(nèi)執(zhí)行率未達到標準時，系統(tǒng)會自動提醒，項目總負責人也會查看到用款情況來提醒項目相關責任人，從而提升財政專項績效，確保項目健康運行。

3 平衡計分卡績效管理系統(tǒng)的運行效果

中國科協(xié)創(chuàng)新戰(zhàn)略研究院于2016年對場館多年來使用BSC進行績效管理的實踐和績效管理App的開發(fā)前景進行了評估。評估報告反映了場館擁有良好的運作績效，提出了開發(fā)績效管理系統(tǒng)的必要性。

3.1 領導集體更能準確把脈全局，實現(xiàn)決策的科

學化

科學決策是科學管理的首要環(huán)節(jié)。BSC之所以被認為是戰(zhàn)略性績效管理的有效工具，是因為它使目標層層落實能衡量、可視化。有學者提出“決策科學化是90%的信息加10%的判斷”[4]，可見，信息對于科學決策具有重要意義。本系統(tǒng)的績效指標模塊的數(shù)據(jù)信息具有多維度、宏觀性等特征，而項目跟蹤模塊和資金預算模塊的信息數(shù)據(jù)具有微觀、實時性的特點，系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠動態(tài)關聯(lián)、實時查看。領導集體可以通過績效管理系統(tǒng)實時掌握全館項目開展的進度和績效的完成情況，分析不同維度數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系和規(guī)律，預測數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，并依此進行決策和部署工作，這種基于實際數(shù)據(jù)的決策方法更為有效、科學。

3.2 員工個體更加明晰工作目標，提高了工作積

極性

目標能調(diào)動工作積極性在目標管理理論和激勵理論中已有論證。清晰的工作目標更能強化責任意識，調(diào)動工作的“主動性、積極性與創(chuàng)造性”[5]。個人平衡計分卡具有的明確目標、具體指標、詳細行動方案，讓員工更加篤定方向、積極進取。場館每個員工的指標卡都是首先由個人初步制定，再提交給上級審核確認，即使有修改的地方，也是上級與員工協(xié)商后才進行修訂并形成最終版本。員工在參與目標制定的過程中對績效指標理解得更加透徹，工作積極性由此大大提高。本系統(tǒng)的績效指標模塊設計提高了員工工作的積極性，同時又彰顯了組織和個人、上級和下級之間的縱向協(xié)同性以及部門之間、同級員工之間的橫向協(xié)同性。

3.3 組織整體加強了協(xié)同溝通，優(yōu)化了戰(zhàn)略績效

管理

App的實時交互、數(shù)據(jù)關聯(lián)特性加強了組織溝通協(xié)作、優(yōu)化了戰(zhàn)略管理。領導和員工通過系統(tǒng)可以實現(xiàn)橫向與縱向協(xié)同溝通，多方整合資源來提升組織績效，即時反饋工作情況來保障組織目標落實，也就是這種持續(xù)性的協(xié)同、溝通、整合、反饋機制提高了戰(zhàn)略的執(zhí)行力。東莞科技館的頂層戰(zhàn)略是“引進、培育和整合人力資源，持續(xù)創(chuàng)新科學傳播模式，打造科普教育知名品牌”[6]，場館在科學傳播中除了運用常見的科普展覽、科技論壇、科學秀等科普形式外，還增添了創(chuàng)客教育、慕課等新形式，著力推動了科學傳播模式的持續(xù)創(chuàng)新，而且場館活動成果豐富，參加的多項比賽獲得國際國內(nèi)大獎，提高了科普品牌項目的認知度。

4 平衡計分卡績效管理系統(tǒng)的優(yōu)化思路

系統(tǒng)整體上既包含了績效管理的指標體系，又包含了App的技術(shù)體系，兩個模塊的優(yōu)化都不可偏廢，只有在試驗中不斷探索，依據(jù)調(diào)研結(jié)論來優(yōu)化系統(tǒng)，才能提高系統(tǒng)運用的持續(xù)性。

4.1 以用戶的接受度為基礎，優(yōu)化系統(tǒng)的功能和

流程

用戶接受度直接影響了管理信息系統(tǒng)的應用效果。Davis基于理性行為理論構(gòu)建出技術(shù)接受模型，他提出的“Perceived Usefulness”和“Perceived Ease of Use”[7]概念正是用戶對信息系統(tǒng)接受度的決定性因素。用戶的感知有用性和感知易用性又受許多外在因素的影響，比如不同崗位、不同部門的人員對于系統(tǒng)的有用性感知會有差異，不同年齡、不同專業(yè)、不同教育層次的用戶對系統(tǒng)的易用性感知也會不一樣。系統(tǒng)能提高用戶的工作效率和績效會使用戶產(chǎn)生有用性感知，操作簡便、各模塊清晰易懂是易用性感知的表現(xiàn)。場館應該以系統(tǒng)使用滿意度作為系統(tǒng)優(yōu)化的研判依據(jù)，將有用性和易用性作為系統(tǒng)流程優(yōu)化的衡量標準。

4.2 以突出場館特色為抓手，增強指標的戰(zhàn)略導

向性

績效指標體系的優(yōu)化須立足于科普場館的戰(zhàn)略和使命。“激發(fā)公眾對科學的興趣，提高公眾科學素質(zhì)”[8]是科技館的崇高使命，科普的主體是科技教育工作者，科普的客體是知識源，科普的對象是公眾，因此，場館在優(yōu)化績效指標時應該全面考慮這些要素。主體上的優(yōu)化在指標上體現(xiàn)為高素質(zhì)專業(yè)人才的數(shù)量、訓練有素的人的比例等等。客體上的優(yōu)化涉及的內(nèi)容較多，如指標要突出創(chuàng)新和提升科普理念、引進來和走出去的科普形式、展品和知識的前沿性、趣味性等等。在對象上的優(yōu)化需要關注公眾參與科普活動的感受。優(yōu)化績效管理系統(tǒng)，需要著力在指標內(nèi)容上做文章，使其彰顯場館特色、發(fā)揮價值導向作用。

4.3 以調(diào)研分析結(jié)論為依據(jù)，提高系統(tǒng)應用的持

續(xù)性

立足實際調(diào)研結(jié)論，正確定位系統(tǒng)優(yōu)化的方向，方可提高系統(tǒng)應用的持續(xù)性、普適性。本系統(tǒng)的實施思路是先在本場館使用，再向其他科普場館推廣。應用與推廣是一個長期的過程，需要系統(tǒng)的可持續(xù)性作支撐。而系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展又必須立足調(diào)查研究，通過館內(nèi)外、國內(nèi)外調(diào)研來捕捉數(shù)據(jù)信息、設計優(yōu)化路徑，結(jié)合績效管理的現(xiàn)實需求和技術(shù)發(fā)展的趨勢來完善、優(yōu)化系統(tǒng)。只有以用戶體驗為本，才能準確定位系統(tǒng)的發(fā)展方向，有的放矢地改進系統(tǒng)；只有洞悉信息化發(fā)展趨勢，才能及時升級系統(tǒng)、提高系統(tǒng)的生命力。立足調(diào)研分析來推動系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展，就是以需求拉動和技術(shù)驅(qū)動為雙翼來維護、推廣系統(tǒng)。

參考文獻

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[8]東莞科技館.東莞市科學技術(shù)博物館簡介[EB/OL].[2012-11-27] http：//www.dgstm.org.cn/changguanwenhua/kejiguanjieshao/13.shtml.