新時期檔案保護工作探討

畢衛(wèi)平

摘 要：檔案保護是指對各單位在工作過程中產生的各種文字、圖像、數據、視頻等信息進行管理和保護，最大程度上提升其留存時間，以便滿足于歷史查閱需求。檔案保護是檔案管理中的關鍵內容，是確保資料信息歸檔后再使用的前提，同時也是促進各單位實現(xiàn)后續(xù)良好發(fā)展的基礎支撐。對新聞單位來說其檔案資料涉及范圍較廣、內容較多，在對檔案進行管理和保護上存在較大難度，對此必須要加強重視。本文在此結合工作，主要闡述了檔案保護工作的重要意義，指出當前檔案保護工作中存在的問題，并提出幾點做好檔案保護的措施。

關鍵詞：檔案；保護；存在問題；措施

檔案保護是檔案管理中的核心內容，具有一定特殊性，檔案保護的最終目的是為了確保檔案質量，避免在日常使用過程中造成的損壞，以延長檔案壽命。這樣能夠更好地保證檔案得到有效地利用，也能更好地對檔案的歷史性和真實性進行保護。檔案保護技術在發(fā)展過程中，要對先進的技術進行應用，這樣可以在一定程度上促進檔案保護相關技術的發(fā)展，也能最大程度上保證保護技術工作的質量。檔案保護技術工作在發(fā)展過程中也存在著一些問題，對出現(xiàn)的問題進行解決，才能更好地對檔案進行保護。據多年的檔案管理工作經歷，要做好檔案的保護工作，不是一件容易的事，特別是在當前數據化、信息化時代，還有待進一步的提高。對此，淺陳己見。

1 檔案保護工作的重要意義

檔案是我國檔案館的主要儲藏史料。檔案室是檔案館工作的最基本的組織和存儲中心，保存了各種各樣的載體檔案。根據“檔案法”第三章第十一條規(guī)定：“組織、機關、單位等團體在經營運轉過程中必須按照國家要求，定期將檔案交給檔案館[1]。雖然綜合檔案室不是檔案的最終目的地，但是在檔案轉入檔案館之前要保存10年或20年，因此在綜合檔案室里，各單位的檔案保護工作做得好壞，不僅涉及到檔案自身保存質量，而且影響到檔案館的使用情況，也影響檔案館檔案工作的整體管理水平和有效利用。因此，保護檔案的完整性和安全性，延長檔案的使用壽命，保護好基層檔案具有重要意義。作為重慶最大的媒體單位，重慶日報報業(yè)集團黨委對檔案保護工作高度重視，為了更好地保護新聞檔案無形資料，改變以前保管條件差的現(xiàn)狀，2012年在進行重慶新聞傳媒中心新大樓設計時，將重報集團綜合檔案庫房按照《檔案館建筑設計規(guī)范》要求進行設計，并多次征求重慶市檔案局相關部門的意見，確定設計施工方案。綜合檔案室由閱覽室、目錄查閱室、檔案整理室、過渡間、綜合檔案庫房、新聞檔案庫房、財務檔案庫房、人事檔案庫房等組成，共計面積1300平方米，其中庫房面積1100平方米，安裝智能密集架1400立方米，配置了中央空調及風管機雙套系統(tǒng)、新風換氣系統(tǒng)、高壓細水霧系統(tǒng)、除濕機、消毒殺蟲柜、防磁防潮光盤柜等設施，共計投資280萬元。重報集團綜合檔案室室藏包括：新聞、文書、基建、會計、審計、聲像、實物等七大門類檔案，其中保存的新聞檔案有包括《新華日報》、《大公報》、中央四報及《重慶日報》創(chuàng)刊以來的合訂本10多萬冊。重報集團綜合檔案庫房于2016年3月隨集團整體搬遷新址，投入使用，大大改善了檔案保存環(huán)境，更有效地延長了庫藏檔案的壽命，確保了檔案的安全。

2 當前檔案保護工作中存在的問題

（一）檔案保護意識不強。檔案保護是為了更好地提供檔案為基層基礎工作服務。目前，有些單位由于檔案的整理和利用，在一定程度上有了提升，發(fā)揮了應有的、不可低估的作用。但保護意識呈弱化趨勢。在檔案接收、整理、研究和使用工作中，忽視保護工作，如一些損壞的檔案不修補，不使用特別粘貼；隨意放置、不注意灰塵等，有的因此造成損壞，檔案保護工作意識不強。

（二）庫房硬件設施沒有達標。檔案和設備是最基本的檔案存儲的物質基礎。有的庫房在地下或平房，濕度過大，出現(xiàn)蟲害等，導致檔案發(fā)霉。以檔案保護裝置來講，有的檔案窗口沒有采取有效措施，如除濕、防火、防盜等設施。

（三）保管制度措施不完善。檔案保護在檔案室的各種制度中都有體現(xiàn)，但仍存在一些不全面、不細致的情況。而在制度實施上，也必然會存在一些漏洞。比如由于制度缺失，一些檔案管理人員平時很少定期巡邏檢查，或是有相應的制度，但卻沒有嚴格要求實施落實，造成制度流于形式，只停留在表面工作上。

（四）保護技術相對匱乏。隨著當前科技技術的發(fā)展，檔案載體形式也開始變得多種多樣。傳統(tǒng)的紙質承載方式已經逐漸被淘汰，而以磁性材料、膠片、共享服務器、云盤為載體的比例逐漸增加，這便對檔案人員保護技術提出了更高要求。從當前現(xiàn)狀來看，檔案管理員在現(xiàn)代化管理檔案方面，技術缺乏，培訓受到限制，對檔案保護技術知之甚少[2]。

3 加強檔案保護的具體策略

（一）樹立檔案保護理念

檔案保護是檔案管理整個過程中的系統(tǒng)工作，綜合檔案室針對檔案的活動、內容或環(huán)節(jié)等，都要將檔案保護工作考慮其中。對此，首先作為檔案管理人員必須要樹立正確的檔案保護理念，及時反映存在的問題，使領導加大對檔案保護工作的重視。只有全面、正確認識到檔案保護的迫切性和重要性，才能確保檔案保護工作的落實。另外，樹立正確檔案保護理念，還有助于提高檔案人員工作積極性，確保檔案保護工作的全面實施。在工作中，主動轉變檔案人員以往的等、靠、要等消極工作理念，變被動服務為主動服務，將檔案保護工作融入到日常工作、自身職責中，積極采用不同工作形式開展檔案保護，并主動向集團領導匯報檔案保護工作，讓集團領導能夠充分認識到檔案保護的價值，獲得了領導支持和認可，從而全面保證檔案保護落到實處。

（二）改善檔案設施環(huán)境

第一，從檔案保護的角度來看，重慶日報報業(yè)集團綜合檔案室于2012年與新大樓同時設計，嚴格按照《檔案館建筑設計規(guī)范》要求進行設計，綜合檔案室由閱覽室、目錄查閱室、辦公室、檔案整理室、過渡間、庫房等組成，共計面積1300平方米，其中庫房面積1100平方米，安裝智能密集架1400立方米，大大改善了檔案保管條件。第二，從檔案避光的角度來看，為了避免紙質檔案、照片、影像等被紫外線損壞，綜合檔案庫房采用保溫、隔熱、阻燃材質進行全封閉遮光處理，避免紫外線直接照射。綜合檔案庫房中照明裝置使用符合檔案要求紫外線含量低的光源。第三，從檔案室設施設備配備來看，集團領導非常重視綜合檔案庫房裝置的配備，打造優(yōu)良檔案庫房儲存環(huán)境，安裝中央空調及風管機雙套系統(tǒng)、新風換氣系統(tǒng)、除濕機、高壓細水霧系統(tǒng)、火災自動報警系統(tǒng)等設施，溫度和濕度自動調節(jié)，保持在設定范圍內，夏季庫房溫度不超過24℃，冬季溫度不低于14℃，檔案室環(huán)境濕度保持在45%-60%左右。綜合檔案庫房配備有相應的防盜裝置，安裝攝像頭，庫房鑰匙由專人進行保管。第四，新增檔案消毒殺蟲柜，對新進庫房的檔案必須按照“先消殺，后進庫”的原則，預防檔案的蟲害。重報集團新建綜合檔案庫房的環(huán)境使集團檔案得到更有效的保護，從而大大延長檔案壽命。

（三）完善檔案保護制度

檔案保護制度的建立與完善能夠為檔案保護工作內容的實施提供保障。有時檔案管理人員在對檔案進行保護時缺乏相應制度作為實施基礎，但檔案法規(guī)制度的制定與實施，為依法進行管理檔案提供了重要依據，并在一定程度上促進了檔案保護工作的發(fā)展，對強化檔案管理質量來說具有關鍵意義。各單位要想做好檔案保護工作，就必須要制定相應的制度體系來作為保障，重視檔案保護制度宣傳及實施工作，普及檔案保護知識，積極主動投入到檔案保護工作當中。為此，重報集團檔案科制定了重報集團《新聞檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《文書檔案歸檔制度》、《檔案銷毀制度》等系列管理制度，嚴格實行檔案借閱領導審批的各項規(guī)定，為檔案管理工作提供科學的管理方法，使集團檔案管理工作更加合理有效地發(fā)展。做好檔案保護除對檔案的實體保護和內容保護外，還對借出的檔案進行嚴格的保護，以免丟失造成不必要的損失。針對重報集團整體搬遷過程中，為了做到萬無一失，在庫房搬遷之前就邀請重慶市檔案局檔案保護處領導對集團10多萬冊新聞檔案（各類報紙合訂本）進行現(xiàn)場調研，確定搬遷方案，決定對破損比較嚴重的，訂制專用盒子，先裝盒，再搬遷，避免了新聞檔案在搬遷過程中的再次損壞。同時在搬遷前還下發(fā)了《重慶日報報業(yè)集團關于做好搬遷期間檔案資料管理工作的通知》，使集團綜合檔案庫整體搬遷順利完成。

（四）加強管理人員隊伍建設

結合現(xiàn)階段檔案保護專業(yè)人員綜合素質來看，現(xiàn)有的檔案保護人員技術掌握水平不高，雖說檔案人員整體素質有了明顯提升，但具備專業(yè)檔案保護知識的優(yōu)秀人才相對較為匱乏。隨著時代進步發(fā)展，不僅要求檔案保護人員掌握有檔案保護技術和能力，還要求他們必須具備熟練計算機網絡知識，學會使用現(xiàn)代計算機軟件[3]。因此，各單位要重視對檔案人員專業(yè)能力和綜合素質的提升，優(yōu)化檔案人員知識結構，充實計算機操作專業(yè)人員，特別是應增加檔案專業(yè)人員，這樣從知識結構和學歷要求上就能滿足檔案保護工作的需求。加強檔案保護人員整體素質提高，以實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化的要求。同時，加強檔案法的宣傳教育，不斷增強檔案人員愛崗敬業(yè)精神，積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，完善服務方法、提高服務質量，主動、熱情、及時、準確、全面為檔案的利用者提供服務。檔案人員只有增強檔案保護意識，掌握新的知識和保護檔案的新方法，才能在做好檔案保護工作中發(fā)揮更積極的作用。

4 結語

總而言之，做好檔案保護工作對各單位未來發(fā)展具有重要意義，尤其作為重慶主要媒體，新聞檔案是真實記錄重慶的發(fā)展歷史，是重報集團巨大的無形資產。檔案保護工作任重道遠，必須加大重視，樹立全新的檔案保護觀念，制定健全、完善的檔案保護機制，掌握先進的保護技術，確保檔案保護工作的實施落實，從而更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展提供保障。

參考文獻

[1]劉真真，丁曉陽.探究檔案室檔案保護工作存在的問題及對策[J].學周刊，2016，（07）：223.

[2]聶曼影.檔案保護技術的起因、內容、要求及發(fā)展趨勢[J].檔案學研究，2016，（02）：105-109.

[3]曹佳妮.檔案保護人才隊伍建設探討[J].中國檔案，2016，（11）：44-45.